Facturen, contracten en pakbonnen automatisch uitgelezen en gekoppeld aan uw boekhouding. Van 15 facturen per uur naar 200+, zonder extra FTE en zonder templates per leverancier.
U herkent het scenario: maandag ochtend, 47 PDF-facturen in de inbox van crediteuren@, en een medewerker die de hele dag bezig is met openen, controleren en overtypen in Exact. Tegen donderdag is de backlog weggewerkt — net op tijd voor de volgende lichting. AI documentverwerking maakt dat patroon overbodig. Een inkoopfactuur die om 09:01 binnenkomt, is om 09:02 gevalideerd, gematcht aan de juiste bestelling en ingeboekt met grootboekrekening, kostenplaats en BTW-code. Geen templates per leverancier, geen handmatige tussenstap.
Onze aanpak combineert intelligent document processing (IDP) met een directe koppeling naar uw ERP of boekhoudpakket. Het systeem leest facturen, contracten en pakbonnen templatevrij uit, herkent de relevante velden via machine learning en leert van elke correctie die uw controller aanbrengt. Na 50 tot 100 documenten per leverancier ligt de nauwkeurigheid boven de 99 procent — ook wanneer die leverancier zijn factuurformat wijzigt. Voor standaard documenttypen (facturen, bonnetjes, ID-bewijzen) gebruiken we pre-trained modellen van Azure AI Document Intelligence; voor branchespecifieke documenten (CMR-vrachtbrieven, verzekeringsdeclaraties, technische specs) trainen we custom modellen op uw eigen data.
Het verschil met traditionele OCR is fundamenteel: waar klassieke factuurherkenning vaste templates per leverancier vereist en blijft hangen op 1 tot 3 procent fouten bij wisselende formats, werkt IDP contextgedreven en schaalt het lineair. 50 of 5.000 documenten per maand maakt voor de doorlooptijd per document niets uit. Voor het MKB is dit in 2026 geen enterprise-luxe meer: een standaard implementatie start bij €3.500 setup en €250-€500 per maand, live in zes weken inclusief ERP-koppeling en schaduwmodus.
Concrete kosten van overtypen, fouten en doorlooptijd bij documentintensieve processen
Medewerker besteedt 40-60% van de dag aan overtypen uit PDF naar Exact of AFAS
— kost je €1.280 bij 40 uur/mnd à €32
Foutenpercentage van 2-5% bij handmatige invoer — gemiste betaaltermijnen, dubbele boekingen
— kost je €53 correctiekosten per fout
Backlog in crediteurenadministratie: facturen pas na 3-5 dagen verwerkt, betaalkortingen gemist
— kost je 1-2% factuurwaarde aan gemiste kortingen
Groei vraagt om extra FTE crediteurenadministratie, terwijl vacatures maanden openstaan
— kost je €45.000-€55.000 werkgeverskosten per FTE
Geen audit trail op wie wat wanneer heeft ingeboekt — jaarcontrole kost extra dagen aan reconstructie
Van templatevrije extractie tot three-way matching en ERP-koppeling
Machine learning leest elk factuurformat zonder vooraf ingestelde templates. Nieuwe leveranciers worden automatisch geanalyseerd en na enkele voorbeelden op 99%+ nauwkeurigheid verwerkt. Geen setup-werk per leverancier, geen onderhoud bij formatwijzigingen.
Het systeem matcht elke inkoopfactuur automatisch aan bestelling en ontvangst in Exact, AFAS of SAP. Afwijkingen in aantal, prijs of leveringsvoorwaarden worden gemarkeerd en gerouteerd naar de verantwoordelijke inkoper. Approvals gaan via bestaande workflows.
Contracten en algemene voorwaarden worden uitgelezen op opzegtermijn, stilzwijgende verlenging, betalingsvoorwaarden en risicoclausules. Uw legal of procurement krijgt een gestructureerd overzicht per contract met alerts voor naderende deadlines.
Pakbonnen, vrachtbrieven en CMR-documenten worden gedigitaliseerd en gekoppeld aan bestellingen of transporten in uw TMS. Statusupdates stromen automatisch door zodat uw klantenservice realtime de leverstatus kan communiceren.
Standaard integraties met Exact Online, AFAS, Twinfield, SAP Business One, Unit4, Visma en Moneybird. Bidirectioneel: stamdata ophalen voor validatie, verwerkte documenten terugschrijven als boekingsregels met juiste grootboekrekening en BTW-code.
Elke verwerkingsstap wordt vastgelegd met timestamp, bron en confidence score. Documenten onder de drempel gaan automatisch naar menselijke review. Volledige traceerbaarheid voor accountantscontroles en fiscale audits, zonder extra administratief werk.
Klaar om te kijken wat ai documentverwerking voor jou betekent?
Gratis document-audit aanvragenVijf stappen met go/no-go-moment na de proof of concept op uw eigen data
Document-audit — Inventariseren welke documenttypen u verwerkt, in welke volumes, vanuit welke bronnen en naar welke doelsystemen. Steekproef van 50-100 documenten om variatie in formats en kwaliteit te beoordelen.
Proof of Concept — Configureren IDP-platform, custom modellen trainen op uw documenttypen en extractienauwkeurigheid meten op uw eigen data. Go/no-go-moment voordat we naar productie gaan.
ERP-integratie — Koppelen aan Exact, AFAS, SAP of Unit4 via API. Boekhoudregels configureren (grootboekrekening, kostenplaats, BTW-code) en goedkeuringsworkflow opzetten.
Schaduwmodus — Twee weken parallelle verwerking: AI verwerkt, medewerker controleert. Afwijkingen worden benut om het model bij te trainen.
Go-live & monitoring — Vanaf week 6 draait alles via AI, met menselijke review alleen bij lage confidence scores. Maandelijkse bijsturing tot nauwkeurigheid boven 99%.
Wat AI-agents nog meer automatiseren in uw backoffice
