Urenregistratie software: waar het uur heen moet bepaalt wat je koopt

Urenregistratie software moet weten waar het uur naartoe gaat. In de meeste MKB-bedrijven gaat hetzelfde uur drie kanten op: naar de loonstrook met de juiste toeslag, naar een factuur met het juiste tarief, en naar een registratie die de Nederlandse Arbeidsinspectie accepteert.

Pakketten zijn vrijwel altijd voor één van die drie gebouwd. Welke, dat lees je niet af aan de functielijst of aan het tarief, maar aan wat er met een uur gebeurt nadat het is goedgekeurd.

Die derde bestemming is geen keuze. Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht elke werkgever tot een "deugdelijke registratie terzake van de arbeids- en rusttijden".

Ontbreekt die, dan geldt bij de Arbeidsinspectie een boetenormbedrag van €10.000. Onder de tien medewerkers wordt dat bedrag gehalveerd, vanaf honderd medewerkers anderhalf keer zo hoog.

Hieronder staan de 2026-prijzen per route, één cao-doorrekening die laat zien waar pakketlogica stukloopt, en de grens waarop een koppeling of een eigen laag goedkoper is dan een zwaarder pakket. De bredere afweging tussen kopen en bouwen staat in onze gids over maatwerk software.

Drie bestemmingen van hetzelfde uur#

De meeste bedrijven hebben er twee nodig en betalen voor één: de uren staan ergens, alleen niet in de vorm die de volgende afdeling nodig heeft.

Hoe ver die vormen uiteen kunnen lopen, zagen we in een thuiszorgplatform dat we moderniseerden. Live-in zorg staat daar in de facturatie als één factuuruur, terwijl het zorgdossier diezelfde dienst als een echte dienst van zestien uur kent.

Eén dienst, twee waarheden, en allebei kloppen ze binnen hun eigen bestemming — tot iemand ze aan elkaar knoopt.

De bestemming bepaalt ook wie de fout ziet. Een fout in de projecturen ziet de klant op de factuur, een fout in de loonuren ziet de medewerker op de strook, en een gat in de rusttijdenregistratie ziet niemand — tot de inspecteur langskomt.

Wat urenregistratie software kost in 2026#

Alle bedragen komen van de prijspagina van de leverancier zelf, gecontroleerd op 14 september 2026, en zijn exclusief btw.

De prijs per gebruiker is hooguit de helft van de rekening. TimeChimp Advanced kost voor tien mensen €145 per maand, met API en klantportaal erbij €229 — en juist die API heb je nodig zodra de uren ergens anders heen moeten.

Bij Simplicate begint de rekening nog voor de eerste gebruiker. Tien gebruikers op Organize kost €13.716 over drie jaar — (€136 basislicentie + 10 × €24,50) × 36 — met daar bovenop €1.850 tot €7.500 aan eenmalige onboarding.

Loonsoftware rekent per medewerker, niet per gebruiker. Nmbrs Essential kost bij 25 medewerkers €134 per maand en Exact Salaris vanaf €92,50 met 25 stroken; een klok-app ervoor verandert die rekening niet, maar bepaalt wel of de uren foutloos in de loonrun landen.

Eén monteur op zaterdagavond: waar het pakket de cao niet haalt#

Een bouwplaatswerknemer verhelpt op zaterdag een storing van 19.30 tot 23.00 uur en rijdt zelf, met twee collega's in zijn auto, 35 kilometer heen en 35 terug. De klok zegt: 3,5 uur gewerkt, ruim een uur onderweg.

De cao Bouw & Infra 2025-2027 maakt daar vijf verschillende regels van:

• Overwerk tot zaterdag 21.00 uur krijgt 50% toeslag, daarna 100% (tabel 5.7.1); de 25%-staffel valt af omdat deze uren niet aansluiten op het rooster.
• Het eerste reisuur per dag wordt niet vergoed, behalve aan wie zelf rijdt met collega's in de auto (5.10.1).
• Het aantal te vergoeden reisuren komt uit een normtabel op afstand en niet van de klok (tabel 5.10.3).
• De reisurenvergoeding per uur is het garantieloon en niet het eigen uurloon (5.10.2).
• De bestuurder krijgt een bestuurderstoeslag per dag als hij zijn collega's op verzoek van de werkgever of al twee weken vervoert (5.9.3); boven 15 kilometer per dag geldt €0,32 per kilometer (5.9.1).

De gewerkte 3,5 uur valt daarmee uiteen in 1,5 uur tegen 50% en 2 uur tegen 100%.

Voor de reis leest tabel 5.10.3 bij 35 kilometer enkele reis 1,17 reisuur voor de bestuurder en 0,58 voor elk van zijn meerijders. Dezelfde rit, twee uitkomsten, en geen van beide volgt uit een aftreksom op de klok.

Diezelfde tabel zet een monteur die alleen rijdt op het meerijderstarief. Pas het meenemen van collega's brengt hem op 1,17.

Geen enkel systeem leidt dat af uit een tijdstempel. Het moet weten wie reed, of er collega's meegingen, hoeveel kilometer het was, welk garantieloon geldt en of 21.00 uur al gepasseerd was.

Branchepakketten voor bouw en installatie hebben deze regels ingebouwd; generieke urenpakketten niet. De keuze is daarmee zelden "welk pakket is beter", maar: kent iets in mijn keten deze regels al, of past iemand ze elke maand met de hand toe?

In de installatietechniek komt dezelfde vraag binnen via de bon in plaats van via het urenscherm; hoe je die stroom vanaf de monteur inricht staat in werkbonnen digitaliseren.

Vijf signalen dat je een eigen laag nodig hebt#

1. De uren ontstaan op de werkbon en worden daarna nog een keer ingetikt in een urenscherm.
2. Wat een uur waard is, volgt uit de cao of uit de afspraak met de klant, en niet uit één tariefveld per medewerker.
3. Hetzelfde uur moet naar de loonrun én naar de factuur, terwijl het pakket maar naar één kant exporteert.
4. Moet iedere regel langs meerdere ogen, soms tot bij de opdrachtgever zelf?
5. Uren voeden een nacalculatie, een prognose of een subsidiedossier en moeten jaren later nog te herleiden zijn.

Wat de oplossing kost, hangt af van waar je hem neerzet. Een koppeling tussen bestaande systemen kost €5.000 tot €15.000, een urenregistratie op maat naast je pakket zit in dezelfde bandbreedte, en pas bij een eigen applicatie met historie en versiebeheer per project loopt het naar €25.000 tot €75.000.

De onderbouwing, inclusief 10 tot 20% onderhoud per jaar, staat in wat maatwerk software kost.

Die laag bestaat in de meeste bedrijven allang. Hij draait alleen in de maandelijkse correctieronde van de salarisadministratie, waar niemand hem kan testen en niemand hem kan overdragen.

Koppelen op Nmbrs of Exact: wat je koopt en wat je bouwt#

Een urenkoppeling is bijna altijd goedkoper dan een pakketwissel, maar de prijs wordt bepaald door de API aan de andere kant.

Draait er al iets op Nmbrs, controleer dan eerst de interface: Nmbrs stopt op 1 maart 2027 met de SOAP-API, dus een urenstroom die je nu op de oude interface bouwt, bouw je binnen twee jaar opnieuw.

Bij Exact Online ligt de valkuil in de call-limieten per administratie. Een urenstroom van een dag per medewerker past daar ruim in, een nachtelijke herberekening over een heel jaar niet; de precieze limieten en de manier waarop je eromheen ontwerpt staan in Exact Online API uitgelegd.

Wij bouwen zo'n koppeling tussen urenregistratie, salaris en boekhouding vanaf €5.000, standaard met time-outs, retries en foutmonitoring. Die standaard komt ergens vandaan: in het thuiszorgplatform hierboven kon één ontbrekende time-out op de boekhoud-API de hele applicatiepool vastzetten, en een urenkoppeling die stilvalt merk je anders pas bij de loonrun — drie weken te laat.

Het uur dat zichzelf schrijft, en de regel die eroverheen kijkt#

Urenregistratie is een van de weinige processen waar software zowel de invoer als de controle kan overnemen. De volgorde is bepalend: eerst projectcodes en looncomponenten op orde, dan pas een model erop.

Classificatie uit agenda, werkbon en mailbox#

Een model leest agenda-afspraken, verstuurde mails, telefoongesprekken en geopende documenten, en stelt per blok een project voor; de medewerker bevestigt of corrigeert. ClockAssist claimt dat daarmee ongeveer 70% van de uren automatisch geschreven wordt en de declarabiliteit 10% steeg, bij een granulariteit van vijf minuten in plaats van een kwartier (Accountancy Vanmorgen, september 2024).

Dat is een leverancierclaim uit 2024 en geen onafhankelijke meting. Wat wij ervan terugzien: in kantooromgevingen met agenda en mailbox als signaal werkt het, bij monteurs niet — daar is de werkbon het signaal en de agenda leeg.

Afwijkingsdetectie op urenpatronen#

Precies 40 uur in elke week, uren op een project dat vorige maand is opgeleverd, een rit zonder bijbehorende bon: dat zijn patronen, geen fouten die een validatieregel vangt.

Een model dat op je eigen historie kijkt, zet ze vóór de loonrun op een lijst in plaats van erna bij de accountant.

Cao- en verlofregels als controlestap#

De cao-regels uit de rekensom hierboven laat je niet door een taalmodel bedenken; die horen in expliciete, testbare regels. Wat een model wél doet, is de uitzonderingen markeren: een zaterdagavond zonder toeslag, een reisuur bij een meerijder, een verlofdag die in twee systemen anders staat.

De beslissing blijft bij de salarisadministratie. Het model bepaalt alleen waar zij als eerste naar kijkt: niet elke urenregel van de maand, maar de regels die afwijken van het patroon.

Deze drie functies bouwen we als onderdeel van software met AI erin, niet als los product: een classificatiemodel zonder jouw projectstructuur is een gokautomaat met een mooie interface.

Wanneer je beter niets laat bouwen#

• Eén bestemming en minder dan tien mensen: Keeping of TimeChimp Essential, en klaar.
• Gaan de uren alleen naar de loonstrook, dan kan je salarispakket dit zelf al.
• Komt een regel twee keer per jaar voor, los hem dan op in een mail — niet in code.
• Draait je pakket nog geen jaar? Maak eerst de inrichting af.

Komt die laag er wel, begin dan bij de bestemming die het meeste geld raakt — meestal de factuur, soms de loonstrook. Wat zo'n laag in jouw situatie ongeveer kost, reken je door met de prijsindicatie; de bredere bouwen-of-kopen-afweging staat in de gids over maatwerk software.