Exact Online API uitgelegd: wat kun je ermee?

De Exact Online API is de officiele interface waarmee software geautomatiseerd data uit je Exact-administratie kan lezen en erin kan schrijven — verkoopfacturen, relaties, grootboekmutaties, voorraad — zonder dat iemand iets overtypt. De API is gratis, goed gedocumenteerd en breed ondersteund, en toch is dat precies waar de verwarring begint. Want een standaardkoppeling uit een app-store gebruikt diezelfde API, terwijl bedrijven die op "exact online api" zoeken meestal iets willen dat net buiten die standaardkoppelingen valt. Dit artikel legt uit wat de API technisch kan, waar je tegenaan loopt, en hoe je beslist tussen een kant-en-klare connector en maatwerk. Achtergrond over integraties in het algemeen staat in onze gids over maatwerk software en API-koppelingen; hier zoomen we specifiek in op Exact Online.

Dit is geen ontwikkelaarstutorial met code. Het is de beslisinformatie voor een ondernemer of IT-verantwoordelijke die wil begrijpen wat haalbaar is voordat er een offerte of een developer bij komt.

Wat is de Exact Online API precies?#

De Exact Online API is een REST-interface op basis van OData waarmee externe software data in je administratie kan opvragen en wegschrijven. Elke resource — een verkoopfactuur, een relatie, een grootboekrekening — heeft een eigen endpoint, en je bevraagt die met standaard OData-filters zoals $select, $filter en $top. Naast de moderne REST-API bestaat er nog een oudere XML/SOAP-API die Exact geleidelijk uitfaseert maar die voor enkele functies nog nodig is.

Belangrijk om te begrijpen: de API is de motor onder vrijwel elke Exact-integratie die je tegenkomt. Een kant-en-klare webshopkoppeling uit een app-store, een BI-dashboard dat je omzet toont, een maatwerkintegratie die CleverTech AI bouwt — ze praten allemaal met dezelfde API. Het verschil zit niet in de API zelf, maar in wat je ermee doet en hoeveel van de scherpe randen je zelf moet opvangen. De API is gratis te gebruiken; Exact biedt vrije toegang tot de REST- en XML-API's plus webhooks, met documentatie op het developersportaal (Exact developers, 2026).

Wat kun je met de Exact Online API doen?#

Vrijwel alles wat je handmatig in Exact Online doet, kun je via de API automatiseren: facturen aanmaken, relaties (debiteuren en crediteuren) beheren, grootboekmutaties boeken, voorraad bijwerken, en financiele data uitlezen voor rapportages. De API dekt honderden resources, verdeeld over verkoop, inkoop, grootboek, projecten, salaris en logistiek. In de projecten die CleverTech AI bouwt, keren drie toepassingen steeds terug.

Orderverwerking: van webshoporder naar factuur#

Webshoporders of gewonnen CRM-deals worden automatisch verkoopfacturen in Exact, met de juiste BTW per regel en de gekoppelde debiteur. Dit is verreweg de meest gevraagde toepassing en de reden dat de meeste mensen op de API uitkomen. De valkuil zit in het volume: hoeveel calls kost een order? In onze Exact-koppelingen zien we dat een enkele order al snel een handvol calls vraagt — de debiteur opzoeken of aanmaken, de factuur boeken, de regels toevoegen, de betaling registreren. Bij dat patroon is niet het aantal orders de rem, maar het aantal calls per order (zie de limieten verderop).

Rapportage en dashboards buiten Exact om#

Je haalt grootboek-, omzet- en debiteurendata op om realtime cijfers te tonen in een dashboard of BI-tool buiten Exact. Handig wanneer je directie of accountant een actueel beeld wil zonder in Exact zelf te hoeven werken. Omdat rapportage vooral leest en zelden schrijft, is de belasting op je dagbudget beheersbaar — mits je niet elke paginaweergave live laat ophalen maar periodiek cachet.

Synchronisatie in een keten#

Exact is zelden het enige systeem. In een keten is het de financiele eindhalte tussen je kassa, magazijn, CRM en webshop. Elk van die systemen levert data aan of ontvangt statusupdates terug. Dit is het scenario waarin standaardkoppelingen het snelst tekortschieten, omdat geen enkele kant-en-klare connector jouw specifieke keten kent.

Webhooks: realtime in plaats van pollen#

Sinds Exact webhook-ondersteuning toevoegde voor een reeks REST-resources hoef je niet meer voortdurend te pollen of er iets veranderd is. Je abonneert je op gebeurtenissen — een nieuwe factuur, een gewijzigde relatie, een binnengekomen betaling — en Exact stuurt een push-melding zodra dat gebeurt (Exact developers, 2026). Dat scheelt enorm veel API-calls, wat direct relevant is voor de limieten die we verderop bespreken. Niet elke resource heeft webhook-ondersteuning, dus voor sommige data blijf je aangewezen op periodiek ophalen.

Hoe werkt de authenticatie: OAuth2 en het division-model#

Authenticatie verloopt via OAuth2, en het eerste wat ontwikkelaars verrast is het division-model: elke administratie in Exact heeft een eigen division-nummer, en vrijwel elke API-call moet expliciet naar die division verwijzen. Je kunt dus niet simpelweg inloggen en facturen ophalen — je authenticeert, vraagt via een speciaal endpoint op welke divisions beschikbaar zijn, en kiest er een (Apideck, 2026). Wie een holding met meerdere werkmaatschappijen bedient, routeert elke boeking naar de juiste division.

Daar komt de tokencyclus bovenop, en die is streng. Een access-token is tien minuten geldig. Het refresh-token roteert: bij elke vernieuwing krijg je een nieuw refresh-token en wordt het oude ongeldig. Gebruik je per ongeluk een verlopen of al gebruikt token, dan trekt Exact de autorisatie in en ligt de koppeling stil tot iemand opnieuw inlogt. Een refresh-token dat 30 dagen niet is gebruikt, verloopt. Dat betekent dat een koppeling die een maand stilligt opnieuw geautoriseerd moet worden — een detail dat in productie voor stille storingen zorgt als je token-management het niet afvangt.

Welke limieten kent de Exact Online API?#

De Exact Online API kent twee harde limieten: 60 API-calls per minuut en 5.000 calls per dag, per administratie (division). Overschrijd je een van beide, dan geeft Exact een HTTP 429-fout terug en worden verdere calls in dat venster geweigerd tot de teller reset (Exact support, 2026). De dagteller reset om middernacht in de tijdzone van de administratie. Afhankelijk van je app-overeenkomst met Exact kunnen die limieten hoger liggen, maar de standaardsituatie is het uitgangspunt waarop je moet ontwerpen.

Exact stuurt bij elke response headers mee — onder meer X-RateLimit-Remaining en X-RateLimit-Reset — zodat een goed gebouwde koppeling ziet aankomen dat de limiet nadert en het tempo afknijpt. Klinkt beheersbaar, en dat is het ook. Tot je een eenmalige import doet. Duizenden historische facturen inladen tikt het dagbudget van 5.000 calls zo aan, en dan valt de import stil tot de volgende dag. Dit is precies waar de rekensom "hoeveel calls kost mijn scenario" begint te tellen.

Waar lopen ontwikkelaars in de praktijk tegenaan?#

Waar de meeste tijd in gaat zitten, zijn drie eigenaardigheden die je niet uit een marketingpagina haalt. Wij benoemen ze eerlijk, want ze bepalen of jouw scenario met een standaardkoppeling kan of niet.

Aflettering heeft geen REST-endpoint#

Het programmatisch matchen van betalingen aan facturen — reconciliatie, oftewel afletteren — kan niet via de REST-API. Daarvoor moet je terugvallen op de oudere XML-API (Apideck, 2026). Wil je dus dagelijkse aflettering automatiseren, dan bouw je feitelijk tegen twee API's tegelijk. Veel kant-en-klare connectors laten aflettering daarom links liggen.

Geen $expand, dus meer calls#

De REST-API ondersteunt geen $expand om gerelateerde gegevens in een keer op te halen (Apideck, 2026). Factuurregels vragen een aparte call per factuur. Bij duizenden facturen betekent dat honderden of duizenden extra calls — en dus druk op datzelfde dagbudget van 5.000. De informatiewinst zit hier in het verband: de ontbrekende $expand en de rate limit versterken elkaar. Wie dat niet inplant, loopt bij het eerste grotere volume vast.

App Center-review kost tijd#

Zolang Exact je app niet intern heeft goedgekeurd, kan die alleen koppelen met gebruikers binnen je eigen Exact-omgeving. Externe klanten aansluiten kan pas na review, en die kan weken duren (Apideck, 2026). Voor een interne koppeling merk je hier niets van; wil je je integratie aan derden aanbieden, dan is dit een planningsfactor. In onze projecten calculeert CleverTech AI die reviewtijd vooraf in, zodat een go-live-datum niet op een goedkeuringsprocedure sneuvelt.

Wanneer volstaat een standaardkoppeling en wanneer heb je de API nodig?#

Voor de meeste eenvoudige gevallen — standaard BTW, een administratie, geen bijzondere retour- of afletterlogica — volstaat een kant-en-klare koppeling uit de app-store van je webshop of Exact zelf. Die gebruikt de API voor je en is in minuten geactiveerd. Zoek je op "exact online api" omdat de standaardkoppeling nét niet doet wat je nodig hebt, dan zit je waarschijnlijk in het maatwerkscenario. Om dat onderscheid scherp te krijgen gebruikt CleverTech AI de koppel-beslischeck: zes situaties die bepalen aan welke kant van de streep jouw scenario valt.

Zie je jezelf overwegend in de rechterkolom staan, dan lopen standaardkoppelingen tegen hun grenzen aan en is een maatwerkintegratie de betrouwbaardere — en op termijn goedkopere — keuze. De uitgebreide afweging tussen zelf bouwen, standaard koppelen en laten bouwen staat in ons artikel API-koppeling laten maken, en de basisbegrippen leggen we uit in wat is een API.

Wat kost het om de Exact Online API te gebruiken?#

De API zelf is gratis; de kosten zitten in het bouwen en onderhouden van de koppeling die erop draait. Een kant-en-klare connector kost doorgaans een klein maandbedrag. Een maatwerkkoppeling is een eenmalige bouwinvestering plus optioneel beheer, en de hoogte hangt af van richting, BTW-complexiteit en het aantal bronsystemen. We herhalen de prijstabellen hier niet — de volledige opbouw, van eenrichtingskoppeling tot multi-systeemketen, staat op onze pagina Exact Online koppeling laten maken, inclusief hoe de rate limits, het division-model en de token-refresh daar technisch worden opgevangen.

De kern van de kostenafweging is niet de API maar het volume en de complexiteit van jouw datastroom. Een handvol orders per maand rechtvaardigt geen maatwerk. Gemengde BTW, dagelijkse aflettering en meerdere administraties wél. Twijfel je waar je zit, leg je scenario kort aan ons voor — je krijgt eerlijk advies over standaard versus maatwerk, inclusief een kostenindicatie.