Exact Online Koppeling Laten Maken — Stop met Dubbel Invoeren

Ja. Een gewonnen deal gaat als verkoopfactuur naar Exact Online en de betaalstatus komt terug in HubSpot of Salesforce, dus reken op een bidirectionele koppeling van €7.500–€15.000. Voor het standaardgeval staan er apps in de Exact App Store, zoals een HubSpot-koppeling en FlexConnect voor Salesforce. Een Exact Online-integratie op maat loont pas bij eigen dealvelden, meerdere administraties of een afwijkende factuurflow.

Ja. We bouwen koppelingen voor zowel Exact Online als Yuki (sinds september 2026 Nmbrs Accounting), en voor de meeste andere boekhoudpakketten met een API. Welk pakket en welke scope het beste past, bepalen we in de inventarisatiefase. Migreer je later van Yuki naar Exact of andersom, dan hoeft alleen de mapping-laag mee — de rest van de koppeling blijft staan.

Je boekhouder is onmisbaar voor advies, controle en aangifte, maar een API-koppeling naar Exact Online bouwen is software-engineering — OAuth2, division-tokens, rate limits, idempotentie. Wij nemen het overtypen weg en bepalen de grootboek- en BTW-logica sámen met je boekhouder. Vóór go-live valideert die de journaalposten, zodat jullie beiden doen waar je goed in bent.

Ja, voor de inkoopkant. Een AI-laag leest inkoopfacturen uit ongeacht de layout van de leverancier en stelt grootboekrekening, kostenplaats en btw-code voor op basis van hoe jullie vergelijkbare facturen eerder boekten. De boeking gaat pas naar Exact Online nadat een medewerker of je boekhouder akkoord geeft. Facturen van onbekende leveranciers en bedragen buiten het normale patroon routeren we standaard naar handmatige controle.

Een gewone koppeling werkt op vaste regels: dit veld hoort bij dat veld. Dat is precies wat je wilt voor verkooporders, waar de structuur bekend is. AI voegt waarde toe waar de invoer onvoorspelbaar is: binnenkomende inkoopfacturen, e-mailbijlagen en documenten zonder vast format. In de praktijk bouwen we beide in één koppeling, met de regelgebaseerde route als basis en de AI-laag alleen op de stromen die dat nodig hebben.

Is Exact Online onbereikbaar, dan parkeert de koppeling de order en probeert hij het later opnieuw met exponential backoff; na meerdere mislukte pogingen komt de order op een controlelijst. Een 429-melding is geen storing maar een volle teller: Exact geeft elke app per administratie 60 calls per minuut en 5.000 per dag, en zet de dagteller om middernacht terug (Apideck). Die order wacht dus op de volgende minuut of dag, niet op een mens. Wijzigt Exact een endpoint, dan passen we de koppeling aan binnen de beheerovereenkomst.

Ja. Elke order krijgt een unieke, idempotente sleutel: ook bij een herhaalde webhook of een opnieuw gedraaide sync wordt hij maar één keer als factuur in Exact Online geboekt. Bestaat de klant al, dan koppelen we aan de bestaande relatie in plaats van een dubbele debiteur aan te maken. Bij een storing houdt de message queue het bericht vast tot Exact weer bereikbaar is.

Ja, al gaat dat niet via de REST-API: die heeft geen endpoint om betalingen aan facturen te matchen (Apideck). Daarvoor gebruiken we de XML-API van Exact met het onderwerp MatchSets, dat alleen boekingen matcht die al in Exact staan (Brixxs). De koppeling boekt dus eerst de verkoopfactuur en de betaling, en lettert die twee daarna af in een dagelijkse batch.

Een koppeling in één richting (webshop → Exact Online) start vanaf €5.000 en is live in 2–4 weken. Bidirectioneel, met voorraad en statusupdates terug, kost €7.500–€15.000; een keten van meerdere systemen naar Exact €15.000–€25.000. Beheer en monitoring €150–€500 per maand. Je krijgt een vaste prijs ná scoping — geen nacalculatie.

De koppeling zelf start vanaf €5.000 voor één richting: dat deel is regelgebaseerd en dekt verkooporders, btw per orderregel en aflettering. De AI-laag voor inkoopfacturen reken je daar apart bij — vanaf €3.500 setup plus €250 tot €500 per maand, dezelfde prijsstelling als onze factuurverwerking software. De meeste bedrijven starten met de regelgebaseerde koppeling en zetten de AI-laag er later op, omdat die pas loont vanaf enkele honderden inkoopfacturen per maand.

De koppeling meldt zich aan via de OAuth2-flow van Exact, zonder gedeelde wachtwoorden, en elke API-call noemt expliciet de administratie (division) waarin hij leest of boekt (Apideck). Tokens bewaren wij versleuteld, gescheiden per administratie. De koppeling draait op jouw infrastructuur of onze beveiligde omgeving, niet via een derde no-code platform, en code en documentatie zijn van jou.

Allebei, afhankelijk van wat past. Voor nieuwe orders werken we bij voorkeur event-driven: je webshop stuurt een webhook, de order wordt binnen enkele minuten als factuur in Exact Online geboekt. Aflettering van betalingen en voorraadupdates draaien meestal als geplande batch (bijvoorbeeld elk uur of dagelijks), omdat dat efficiënter met de rate limits van Exact omgaat — 60 calls per minuut en 5.000 per dag, per app per administratie. In de scoping bepalen we per datastroom of realtime of batch het beste past bij jouw ordervolume.

Ja, maar dat vraagt aandacht voor de daglimiet van de API. Een eenmalige import van duizenden historische facturen kan het dagbudget van 5.000 calls overschrijden, waardoor de import stilvalt tot middernacht. We verdelen zo'n migratie daarom over meerdere dagen of gebruiken de bulk-endpoints van Exact, met dezelfde idempotente sleutel per order zodat een herstart nooit dubbele boekingen oplevert. De reguliere dagelijkse sync loopt gewoon door terwijl de historie op de achtergrond wordt bijgewerkt.