Exact Online Koppeling Laten Maken — Stop met Dubbel Invoeren
Orders, facturen, klanten en betalingen overtypen tussen je webshop en Exact Online? Dat kost uren per week en sluipt met fouten je boekhouding in. Wij bouwen een robuuste koppeling met retry-logica, monitoring en dagelijkse aflettering. Vaste prijs vanaf €5.000, live in 2–4 weken.
Exact Online Koppeling Laten Maken — Stop met Dubbel Invoeren in het kort
Een Exact Online koppeling laten maken lost het probleem op dat elk MKB-bedrijf met een webshop kent: dezelfde order twee keer invoeren. Een klant plaatst een bestelling in Shopify, WooCommerce of Magento, en vervolgens tikt iemand die order opnieuw over in Exact Online — de factuurregels, de juiste BTW-tarieven, de debiteur, de nummerreeks. Bij 8–15 uur handwerk per week is dat niet alleen tijdrovend maar ook foutgevoelig: handmatige invoer haalt in de praktijk 94–97% nauwkeurigheid, wat neerkomt op tientallen fouten per 1.000 facturen die doorwerken in je BTW-aangifte en je debiteurenpositie.
Bij CleverTech bouwen we een koppeling die die orders direct als verkoopfacturen in Exact Online zet — via de officiële Exact Online REST API, met OAuth2-authenticatie per administratie (division). Elke webshoporder wordt automatisch een factuur met de juiste regels, geboekt op jóuw rekeningschema, met BTW gesplitst per orderregel en betalingen die dagelijks tegen de openstaande posten worden afgeletterd. Geen dubbele boekingen, geen vergeten regels, geen debiteurenlijst die pas ná de maandafsluiting klopt.
Het verschil met een snelle no-code flow in Make of Zapier zit onder de motorkap: idempotentie zodat een order bij een herhaalde webhook maar één keer wordt geboekt, een message queue die berichten vasthoudt wanneer Exact Online in onderhoud is, en rate-limit-handling die de API-limieten van Exact respecteert in plaats van tegen 429-fouten aan te lopen. Wij bepalen de grootboek- en BTW-logica sámen met jouw boekhouder, zodat de journaalposten kloppen vanaf dag één. Vaste prijs ná scoping, live in 2–4 weken.
Hoe een betrouwbare Exact Online koppeling technisch werkt
Een Exact Online koppeling die jaren betrouwbaar draait, staat of valt bij hoe je omgaat met de eigenaardigheden van de Exact Online REST API. Onder elke CleverTech-koppeling zitten drie lagen die het verschil maken tussen een order die netjes als factuur landt en een boekhouding die stilletjes uit de rails loopt.
OAuth2 en tokens per administratie (division)
Exact Online werkt met OAuth2 en een division-model: elke administratie heeft een eigen division-nummer, en API-calls zijn expliciet aan die division gebonden. Access-tokens verlopen na tien minuten, refresh-tokens zijn éénmalig bruikbaar — gebruik je een refresh-token twee keer, dan trekt Exact de hele autorisatie in en valt de koppeling stil. CleverTech implementeert daarom een centraal token-management dat tokens versleuteld opslaat, ze proactief vernieuwt vóór verval en race-condities afhandelt wanneer meerdere sync-processen tegelijk een nieuw token nodig hebben. Draai je meerdere administraties (bijvoorbeeld een holding met werkmaatschappijen), dan routeert de koppeling elke boeking naar de juiste division zonder dat orders in de verkeerde administratie belanden.
Rate limits: throttling en backoff tegen 429
Exact Online hanteert strikte limieten per minuut en per dag, per app en per division. Bij een bulk-import van webshoporders — denk aan een uitverkoop of een migratie van historie — loop je zonder bescherming direct tegen 429-responses aan. De koppeling respecteert de X-RateLimit-headers die Exact meestuurt, knijpt het tempo adaptief af bij naderende limieten en verdeelt grote batches over de tijd. Geen mislukte boekingen tijdens piekmomenten, geen orders die halverwege een import blijven hangen.
BTW per regel en dagelijkse aflettering
Eén webshoporder bevat vaak meerdere BTW-tarieven: een product met 21% naast een boek of levensmiddel met 9%, in dezelfde bestelling. De koppeling splitst BTW per orderregel en boekt elke regel op de juiste grootboekrekening — B2B binnen de EU met een via VIES gevalideerd BTW-nummer op het intracommunautaire 0-tarief, B2C-export boven de drempel via OSS. Betalingen uit Mollie, iDEAL of creditcard worden dagelijks tegen de openstaande posten afgeletterd, zodat je debiteurenpositie in Exact elke dag klopt — niet pas na de maandafsluiting. Creditfacturen en (deel)retouren koppelen we als negatieve boeking aan de originele factuur, op regelniveau.
Vijf tekenen dat je webshop en Exact Online los van elkaar staan
Dagelijkse frustraties die wijzen op ontbrekende automatisering
Webshoporders (Shopify, WooCommerce, Magento) worden met de hand overgetypt in Exact Online — met kans op een verkeerd BTW-tarief of een vergeten factuurregel
Verborgen kost: €1.200–€3.000
Een klant staat in je webshop én in Exact Online met net andere adresgegevens — welke relatiekaart klopt nu eigenlijk?
Betalingen via Mollie of bank moeten handmatig tegen de juiste factuur worden afgeletterd — je openstaande posten kloppen pas ná de maandafsluiting
Verborgen kost: €800–€1.500
Creditfacturen en retouren zijn elke keer opnieuw uitzoekwerk: welke originele factuur hoort erbij en op welke regel?
Aan het eind van de maand weet niemand 100% zeker of alle webshopomzet correct in Exact Online is geboekt
Wat synchroniseert de koppeling met Exact Online?
Van webshoporder tot geboekte factuur — automatisch en controleerbaar
Verkooporders en Facturen
Elke webshoporder wordt automatisch een verkoopfactuur in Exact Online: juiste factuurregels, jouw nummerreeks, geboekt op het correcte grootboekaccount. Geen overtypen, geen vergeten regels.
BTW per Orderregel
Hoog, laag, verlegd of vrijgesteld — per orderregel correct gesplitst. B2B binnen de EU via VIES-gevalideerd BTW-nummer op het 0-tarief, B2C-export boven de drempel via OSS. Eén order met 9% én 21% klopt gewoon.
Dagelijkse Aflettering
Betalingen uit iDEAL, creditcard en Klarna worden tegen de openstaande posten in Exact afgeletterd — dagelijks, niet pas na de maandafsluiting. Je debiteurenpositie klopt elke dag.
Relaties (Debiteuren) Ontdubbeld
Klanten worden gematcht op KvK, e-mail of relatienummer tegen bestaande relaties in Exact Online. Eén relatiekaart per klant, geen dubbele adressen, geen dubbele debiteuren.
Creditfacturen en Retouren
Een retour of creditfactuur wordt als negatieve boeking gekoppeld aan de originele factuur, ook bij deelretouren op regelniveau. De administratie blijft sluitend.
OAuth2 per Administratie (Division)
Officiële Exact Online REST API met OAuth2, tokens per division, automatische token-refresh vóór verval en rate-limit-handling tegen 429-fouten. Meerdere administraties? Elke boeking naar de juiste division.
Wat de koppeling concreet oplevert
Geen orders meer overtypen en geen betalingen meer handmatig afletteren
Tegenover 94–97% bij handmatige invoer — minder fouten in BTW en debiteuren
Voor een koppeling tussen één webshop en Exact Online
Prijs ná scoping vastgesteld, inclusief retry-logica en monitoring
Hoe CleverTech Exact Online koppelingen bouwt
CleverTech bouwt Exact Online koppelingen als code-first integraties, niet als drag-and-drop flows. Voor de veelvoorkomende bronsystemen in het Nederlandse MKB — Shopify, WooCommerce, Magento, Lightspeed en Mollie — onderhouden we geteste connector-bibliotheken. Voor Exact Online zelf hebben we de division-logica, OAuth2-refresh en rate-limit-handling al honderden keren in productie gedraaid. Dat betekent dat de bouwfase zich richt op jóuw grootboekschema en BTW-regels, niet op het uitvogelen hoe Exact zijn tokens intrekt.
De boekhouder aan tafel, niet buitengesloten
Een boekhouder of accountant is onmisbaar voor advies, controle en aangifte — maar een API-koppeling bouwen is software-engineering, geen boekhoudwerk. Wij nemen het overtypen weg en bepalen de grootboekmutaties en BTW-mapping sámen met jouw boekhouder. Vóór go-live valideert die de journaalposten die de koppeling produceert: kloppen de grootboekrekeningen, de BTW-codes, de debiteuren? Pas als dat groen is, gaat de koppeling live.
Waarom geen no-code als fundament
Make en Zapier zijn prima voor een proof-of-concept of een simpele notificatie. Maar voor bedrijfskritische boekhouddata missen ze het essentiële: idempotentie (een order maar één keer boeken, ook bij een dubbele webhook), transactiegaranties over meerdere stappen en een dead-letter-queue voor berichten die handmatige controle nodig hebben. CleverTech kiest bewust voor code die op jouw infrastructuur of onze beveiligde omgeving draait — geen boekhoudgegevens die via een derde no-code platform lopen. De code en documentatie zijn van jou, netjes overdraagbaar. Geen black box, geen lock-in.
Klaar om te kijken wat exact online koppeling laten maken — stop met dubbel invoeren voor jou betekent?
Bespreek je Exact-koppelingVan inventarisatie naar draaiende Exact Online koppeling
Vier stappen, live in 2–4 weken
Inventarisatie en vaste prijs (week 1) — Welk bronsysteem, welk rekeningschema, welke velden, welke richting en welk ordervolume? We brengen de randgevallen in kaart: retouren, deelbetalingen, gemengde BTW-orders, meerdere administraties. Samen met je boekhouder leggen we de grootboek- en BTW-mapping per veld vast. Je ontvangt een vaste prijs vóór er ook maar één regel code wordt geschreven.
Bouw van de kernflow (week 2) — De happy path draait: webshoporders stromen als verkoopfacturen in Exact Online, relaties worden gematcht, BTW wordt per regel gesplitst. Alles zichtbaar in een staging-omgeving die je zelf kunt inspecteren voordat er iets naar productie gaat.
Randgevallen en foutafhandeling (week 2–3) — Exact even in onderhoud? Rate-limit bereikt? Een order met een onverwacht BTW-scenario? Elk randgeval krijgt een expliciet retry-pad met logging, en berichten die controle nodig hebben belanden in een aparte lijst in plaats van verloren te gaan.
Parallel draaien en go-live (week 3–4) — De koppeling draait naast je bestaande proces. Je boekhouder valideert de journaalposten die de koppeling produceert; pas bij een volledige match schakelen we het handwerk uit. Daarna: monitoring actief en de eerste weken dagelijkse log-review door het CleverTech-team.
Koppelscenario’s richting Exact Online
Terugkerende projecttypen die orders en omzet automatisch in Exact zetten
Webshop → Exact Online — Shopify-, WooCommerce- of Magento-orders komen automatisch als verkoopfacturen in Exact Online, inclusief betaalstatus, retouren en BTW per regel. Typische besparing: 8–15 uur per week aan overtypen en afletteren.
CRM → facturatie in Exact — Een gewonnen deal in je CRM wordt automatisch een factuur in Exact Online, gekoppeld aan de juiste debiteur en het juiste grootboekaccount. Geen dubbele invoer tussen sales en administratie.
POS/kassa → Exact Online — Dagomzet en betalingen uit je kassasysteem worden dagelijks samengevat en als omzet- en betaalboekingen in Exact geboekt, afgeletterd per betaalmethode.
Maatwerksoftware of urenregistratie → Exact — Facturen en grootboekmutaties uit je eigen applicatie of urenregistratie stromen automatisch door naar Exact Online, zodat facturatie en boekhouding altijd synchroon lopen.
Wat kost een Exact Online koppeling?
Wat een Exact Online koppeling kost, hangt af van de richting van de datastroom, de complexiteit van je BTW- en grootboeklogica en het aantal bronsystemen. Bij CleverTech krijg je een vaste prijs ná scoping — niet ervoor, en zonder nacalculatie achteraf.
Prijsopbouw per scope
| Scope | Investering | Wat je koppelt |
|---|---|---|
| Eén richting (webshop → Exact) | vanaf €5.000 | Orders, facturen, relaties, betaalstatus |
| Twee richtingen | €7.500–€15.000 | Ook voorraad en statusupdates terug naar de webshop |
| Meerdere systemen in een keten | €15.000–€25.000 | Webshop + CRM + POS → Exact Online |
Beheer en monitoring kosten €150–€500 per maand, inclusief proactieve aanpassingen wanneer Exact zijn API wijzigt.
Wanneer het zich terugverdient
Reken met 8–15 uur handwerk per week aan het overtypen van orders en het handmatig afletteren van betalingen. Tegen een intern uurtarief van €35–€50 is dat €1.200–€3.000 per maand aan verborgen kosten — nog los van de fouten die in je BTW-aangifte en debiteuren doorwerken. Een koppeling van €5.000 met €200 beheer per maand verdient zich bij dat volume doorgaans binnen vier tot acht maanden terug. In de scopingfase rekenen we de breakeven voor jouw specifieke ordervolume door, zodat je op cijfers beslist en niet op gevoel.
Antwoorden over exact online koppeling laten maken — stop met dubbel invoeren.
Ja. We bouwen koppelingen voor zowel Exact Online als Yuki, en voor de meeste andere boekhoudpakketten met een API. Welk pakket en welke scope het beste past, bepalen we in de inventarisatiefase. Migreer je later van Yuki naar Exact of andersom, dan hoeft alleen de mapping-laag mee — de rest van de koppeling blijft staan.
Je boekhouder is onmisbaar voor advies, controle en aangifte, maar een API-koppeling naar Exact Online bouwen is software-engineering — OAuth2, division-tokens, rate limits, idempotentie. Wij nemen het overtypen weg en bepalen de grootboek- en BTW-logica sámen met je boekhouder. Vóór go-live valideert die de journaalposten, zodat jullie beiden doen waar je goed in bent.
Bij een storing of onderhoud gaat het bericht in een message queue en wordt het automatisch opnieuw aangeboden met exponential backoff — geen verloren order. Lukt het na meerdere pogingen niet, dan belandt het in een aparte lijst voor handmatige controle in plaats van stilletjes te verdwijnen. Met een beheerovereenkomst monitoren we de koppeling én de Exact-API-aankondigingen, zodat we wijzigingen proactief opvangen.
Ja. Elke order krijgt een unieke, idempotente sleutel: ook bij een herhaalde webhook of een opnieuw gedraaide sync wordt hij maar één keer als factuur in Exact Online geboekt. Bestaat de klant al? Dan koppelen we aan de bestaande relatie in plaats van een dubbele debiteur aan te maken. Bij een storing houdt de message queue het bericht vast tot Exact weer bereikbaar is.
Ja, per betaalmethode. iDEAL en Bancontact letteren we direct af, Klarna boeken we als openstaande post tot de daadwerkelijke betaling binnen is, en PSP-batches (Mollie, Stripe) reconciliëren we op transactie-ID. Het resultaat: je debiteurenpositie in Exact Online klopt dagelijks, niet pas na de maandafsluiting.
Een koppeling in één richting (webshop → Exact Online) start vanaf €5.000 en is live in 2–4 weken. Bidirectioneel, met voorraad en statusupdates terug, kost €7.500–€15.000. Een keten van meerdere systemen naar Exact €15.000–€25.000. Beheer en monitoring €150–€500 per maand. Je krijgt een vaste prijs ná scoping — geen nacalculatie.
Ja. We gebruiken OAuth2, dus geen gedeelde wachtwoorden; tokens worden versleuteld opgeslagen en per division gescheiden. De koppeling is AVG-conform en draait op jouw eigen infrastructuur of onze beveiligde omgeving — je boekhouddata loopt niet via een derde no-code platform. Code en documentatie zijn van jou en netjes overdraagbaar.
Wanneer dit niet de juiste keuze is
Niet elk bedrijf heeft een maatwerk Exact Online koppeling nodig. Bij CleverTech zeggen we het eerlijk wanneer een eenvoudigere route beter past.
Wanneer een standaardoplossing volstaat
Verwerk je maar een paar orders per maand? Dan verdient een maatwerkkoppeling zich niet terug — handmatig boeken of een simpele periodieke export is dan prima. Heeft je webshopsoftware bovendien een kant-en-klare, goed onderhouden standaardkoppeling met Exact Online die precies jouw scenario dekt (standaard BTW, één administratie, geen bijzondere retourlogica)? Gebruik die dan. Native marketplace-apps volstaan voor 90% van de eenvoudige gevallen.
Eerst je administratie op orde
Heb je nog geen vast rekeningschema of nog geen duidelijke afspraken met je boekhouder over hoe de webshopomzet geboekt moet worden? Breng dat eerst op orde. Een koppeling automatiseert alleen wat je al goed hebt afgesproken — hij kan geen boekhoudkundige keuzes voor je maken. Zodra de grootboek- en BTW-logica helder is, bouwen wij de koppeling die dat consistent en foutloos uitvoert.
Wanneer maatwerk wél de verstandige keuze is
Zodra je meerdere BTW-tarieven per order combineert, met retouren en deelbetalingen werkt, meerdere administraties draait of hoger ordervolume verwerkt, lopen standaardkoppelingen tegen hun grenzen aan. Dan is een maatwerkkoppeling met idempotentie, retry-logica en aflettering op maat de betrouwbare — en op termijn goedkopere — keuze.
Stop met dubbel invoeren in Exact Online
Stuur een korte beschrijving van je webshop en je Exact Online-administratie, of plan een call van 30 minuten. Je krijgt eerlijk advies over standaardkoppeling vs. maatwerk — inclusief kostenindicatie.
Gratis · vrijblijvend · reactie binnen 24 uur
Andere maatwerk software diensten
Van API-integratie tot legacy-modernisering
- 01
API Koppeling Laten Maken — Systeemintegratie op Maat
Van Exact Online naar Shopify, van HubSpot naar ActiveCampaign, van AFAS naar je webshop. Wij bouwen de API koppeling met retry-logica, monitoring en vaste prijs. Live in 2–4 weken.
- 02
Bedrijfssoftware op Maat -- CRM, ERP en Operationele Systemen
Exact voldoet niet meer. AFAS mist de koppeling. Salesforce is overkill. CleverTech bouwt de bedrijfssoftware die wel past: CRM, ERP, voorraad of planning op maat. Werkend systeem in 8-12 weken, vaste prijs, code is jouw eigendom.
- 03
Cloud Migratie — On-Premise naar Azure of AWS
Gefaseerde cloud migratie van je on-premise software, databases en servers. Vaste prijs per fase, rollback op elk moment en nul ongeplande downtime. Assessment binnen 2 weken, eerste workloads live in 4-8 weken.
- 04
Software Laten Ontwikkelen -- Werkende MVP in 4-6 Weken
Je weet dat standaardsoftware niet meer volstaat. Wij bouwen de applicatie die wel past: scherpe scope in week 1, klikbaar prototype in week 2-3, werkende MVP in week 4-6. Vaste prijs, AI-versneld, broncode is jouw eigendom.
- 05
Software op Maat Laten Maken -- Maatwerk vs Standaard Kiezen
Standaardsoftware dekt 60% van je behoefte. Voor de overige 40% bouw je workarounds, plak je systemen aan elkaar en verlies je uren per week. Software op maat lost dat structureel op. Vanaf €5.000, werkende eerste versie in 4-6 weken, vaste prijs.
- 06
Yuki Koppeling Laten Maken — Je Boekhouding Automatisch Bijgewerkt
Orders, verkoopfacturen, relaties en betalingen overtypen tussen je webshop of CRM en Yuki? Dat kost je boekhouder uren per week en sluipt met fouten je administratie in. Wij bouwen een robuuste koppeling die het werk overneemt — met retry-logica, monitoring en dagelijkse aflettering. Vaste prijs vanaf €5.000, live in 2–4 weken.