AI-beleid opstellen voor je medewerkers (ChatGPT, Claude, Copilot): zo doe je dat

Tussen begin 2026 en juli 2026 daalde het aandeel werknemers dat zegt dat hun organisatie regels heeft voor AI-gebruik van 57 naar 42 procent, terwijl AI voor 57 procent van hen een vast onderdeel van de werkroutine werd (AI Monitor van Newcom, juli 2026, via Frankwatching). Het gebruik groeit, het beleid krimpt.

Dat gat is geen kennisprobleem maar een vormprobleem. De meeste AI-beleidsdocumenten die wij bij MKB-bedrijven tegenkomen zijn een lijst met toegestane en verboden tools, en zo'n lijst is verouderd zodra iemand een tweede account aanmaakt.

Een beleid dat standhoudt, draait om twee andere assen: welke dataklasse mag in welk abonnement. ChatGPT Plus en ChatGPT Business zijn onder de AVG twee verschillende producten, en Copilot Chat op een werkaccount is iets anders dan Copilot op een privé-account.

Deze pagina is de instructie: zes stappen, een beleidstabel per dataklasse die je kunt overnemen en een checklist. De volledige AI Act-verplichtingen, deadlines en boetes staan niet hier maar op onze AI Act-checklist voor het MKB; de contractdetails per leverancier staan op de pagina's over de verwerkersovereenkomst van ChatGPT en die van Claude.

Vooraf: wij zijn een IT-bureau. We citeren wat de documenten van OpenAI, Anthropic, Microsoft en de Autoriteit Persoonsgegevens zeggen; of jouw beleid juridisch sluitend is, toetst je jurist of functionaris gegevensbescherming.

Waarom een toollijst geen beleid is#

Een verbod op ChatGPT klinkt streng en regelt weinig. Van de werknemers die AI op het werk gebruiken, kreeg volgens dezelfde Newcom-meting 29 procent een training of instructie van de werkgever, en 47 procent zegt dat er geen training beschikbaar is.

Wie geen toegestane route krijgt, kiest een eigen route: een gratis account, een privé-abonnement of een foto van een document naar een chatvenster op de telefoon. Dat is precies het gebruik waar je als werkgever het minst zicht op hebt.

De Autoriteit Persoonsgegevens legt in haar hulpmiddel inzet generatieve AI en de AVG van 13 juli 2026 de lat op het niveau van de data, niet van de tool. Stelling 2.4.c van dat hulpmiddel luidt: "Mijn organisatie heeft beleid vastgesteld over welke categorieën persoonsgegevens gebruikers in het generatieve AI-systeem mogen invoeren."

Datzelfde document verwerpt "medewerkers ondersteunen" als doelomschrijving, omdat het niet voldoet aan het beginsel van doelbinding. Je beleid zegt dus welk werk met AI gebeurt, met welke data en in welk plan.

Aan de kant van de bedrijven die AI juist níet gebruiken, zie je hetzelfde thema terug. Van de bedrijven die AI overwogen maar er niet mee begonnen, noemde 49 procent privacy en 42 procent onduidelijke juridische gevolgen als reden (CBS, 12 december 2025); een beleid per dataklasse is het antwoord op allebei.

De beleidstabel: dataklasse × tool en plan × regels × logging#

Dit is de tabel die wij als uitgangspunt gebruiken bij het opstellen van een AI-beleid. De vijf dataklassen zijn onze indeling; de kolom "toegestaan in" volgt uit de feitentabel in de volgende sectie, met bron per plan.

Twee toelichtingen bij de tabel. Rij 4 sluit Claude Team en de directe Claude API uit omdat Anthropic geen EU-verwerking aanbiedt: de parameter inference_geo kent volgens de data residency-documentatie alleen "global" en "us".

Via Google Vertex AI in de EU kan het wel, onder de verwerkersovereenkomst van Google.

Rij 3 zet Copilot Chat op "na afweging". Met een Entra-werkaccount vallen prompts en antwoorden onder Enterprise Data Protection, maar een geüpload bestand verlaat de SharePoint-autorisaties waarin het stond; bij twijfel is Microsoft 365 Copilot binnen de tenant de nettere route, mits je autorisaties op orde zijn.

De feiten per plan waarop de tabel steunt#

Elke cel hieronder komt uit een document van de leverancier, opgehaald op 18 september 2026. De kolom "verwerking in de EU" gaat over waar het model rekent, niet over de vestigingsplaats van de contractpartij.

Drie dingen vallen op. Op geen enkel individueel plan is de leverancier jouw verwerker, hoe je de instellingen ook zet; het uitzetten van training is een goede gewoonte, geen contract.

Microsoft biedt als enige EU-verwerking op het instapniveau, maar zodra een beheerder de Anthropic-modellen in Copilot aanzet, verlaat dat verkeer de EU Data Boundary (Microsoft Learn). En de OpenAI API is het enige plan waar training een opt-in is die je zelf kunt aanzetten: laat dat vinkje in je beleid expliciet benoemen.

Onze eigen voorkeur ligt bij Claude, en als Microsoft-reseller via Pax8 leveren we ook Copilot-licenties; in de tabellen telt alleen wat de documenten zeggen. Welk model bij welk werk past, is een andere vraag dan welk plan de data mag zien; die eerste vraag beantwoordt onze kennisbank over AI-modellen vergelijken.

Stap 1: inventariseer wat er al gebruikt wordt#

Begin niet met schrijven maar met tellen. Bijna elk bedrijf dat wij spreken onderschat het aantal AI-accounts dat al in gebruik is, omdat de meeste ervan nooit via IT zijn gegaan.

Vier bronnen geven binnen een dag een beeld:

• De creditcard- en declaratieoverzichten op "OpenAI", "Anthropic" en "Microsoft" voor abonnementen van €8 tot €229 per maand.
• Het gebruiksrapport voor Copilot Chat in het Microsoft 365-beheercentrum, dat actieve gebruikers en aantallen prompts toont (Microsoft Learn).
• Een korte, anonieme vragenlijst: welke tool, hoe vaak, met welk soort documenten.
• Een gesprek per team over wat er in prompts gaat, want dat zegt de vragenlijst niet.

Leg de uitkomst vast als een lijst met tool, plan, wie en dataklasse. Die lijst is straks de eerste versie van je AI-register, en volgens de AP de basis voor een actueel verwerkingsregister dat "in ieder geval globaal laat zien op welke verwerkingen de inzet van een generatief AI-systeem invloed heeft" (AP, advies voorafgaande raadpleging Copilot).

Stap 2: kies per team het plan#

Het beleid werkt alleen als er voor elke dataklasse een toegestane route is. Wie klantmails wil samenvatten, heeft een plan met verwerkersovereenkomst nodig, en dat plan moet er zijn vóór je het privé-account verbiedt.

Voor de meeste MKB-bedrijven komt dat neer op één van drie basiskeuzes, eventueel gecombineerd:

• Microsoft-huis: Copilot Chat op elk werkaccount als basis, Microsoft 365 Copilot alleen voor wie werkdata via Graph nodig heeft. Prijzen per licentie staan op wat een Copilot-licentie kost.
• Chat-abonnement per team: ChatGPT Business of Claude Team voor de mensen die dagelijks met tekst, analyse of code werken. Wat die seats kosten, staat op wat ChatGPT kost en wat Claude kost.
• Eigen omgeving: een API- of RAG-toepassing voor de processen waar dataklasse 4 of 5 in omgaat, gebouwd op een DPA en met eigen logging.

Stel dat een handelsbedrijf drie afdelingen heeft: verkoop schrijft offertes en mails met klantnamen, de administratie werkt met facturen en de directie met contracten onder geheimhouding. Dan is verkoop gebaat bij Business- of Team-seats, kan de administratie meestal met Copilot binnen de tenant uit de voeten, en hoort het directiewerk in de eigen omgeving of buiten AI.

Het aantal seats volgt uit stap 1, niet uit het aantal medewerkers. Een plan met verwerkersovereenkomst voor de twintig procent die dagelijks prompt is goedkoper en beter te beheren dan een bedrijfsbrede uitrol die niemand heeft gevraagd.

Stap 3: schrijf de regels per dataklasse#

Het beleid zelf past op twee tot vier pagina's. Het bestaat uit de tabel hierboven plus vijf korte onderdelen die de AP in haar hulpmiddel als afzonderlijke stellingen benoemt.

1. Doel per toepassing: welk werk doen we met AI en waarom, concreet genoeg om "medewerkers ondersteunen" te vermijden (stelling 2.1.a).
2. Toegestane data per plan: de beleidstabel, met de dataklassen in de woorden van je eigen bedrijf (stelling 2.4.c).
3. Controle op de output: wie beoordeelt AI-antwoorden voordat ze naar een klant gaan en hoeveel tijd daarvoor is; de AP wil dat "de mens doorslaggevend blijft" bij besluiten over mensen (stelling 3.3.a).
4. Melden: bij wie meld je een prompt met verkeerde data of een fout antwoord dat de deur uit is.
5. Evaluatie: hoe vaak je de tabel en de accountlijst naloopt, en wie daarvoor verantwoordelijk is (stellingen 3.4.a tot en met 3.4.c).

Schrijf de regels als toegestane handelingen, niet als verboden. "Klantmails samenvatten mag in ChatGPT Business met de retentieregel op dertig dagen" is uitvoerbaar; "geen klantdata in AI" wordt binnen een week genegeerd.

Laat het document lezen door de mensen die het moeten toepassen voordat de jurist het ziet. Een beleid dat de verkoopafdeling niet begrijpt, is voor de AP net zo weinig waard als geen beleid: het hulpmiddel vraagt letterlijk of het beleid "alleen op papier" bestaat of "daadwerkelijk wordt uitgevoerd" (stelling 3.4.b).

Stap 4: regel accounts, SSO en autorisaties#

Beleid zonder accountbeheer is een vriendelijk verzoek. Drie maatregelen maken het afdwingbaar.

Werkaccounts, geen privé-accounts. Copilot beschermt prompts alleen onder Enterprise Data Protection als de gebruiker inlogt met een Microsoft Entra-account; met een persoonlijk account via copilot.microsoft.com of bing.com/chat geldt dat niet, en Microsoft laat beheerders het inloggen met persoonlijke accounts blokkeren via tenant restrictions v2 (Microsoft Learn). Voor ChatGPT en Claude geldt hetzelfde principe: seats in een Business- of Team-organisatie die een beheerder kan uitdelen en intrekken.

Instellingen vóór de eerste login. Op ChatGPT Business begint de bewaartermijn pas te lopen als een admin een retentieregel zet; op Claude Team zet de Owner de feedbackknop uit met Rate chats; in het OpenAI API-dashboard controleer je dat de trainings-opt-in uit staat. Dat zijn drie vinkjes die in het beleid horen, met de naam van degene die ze zet.

Autorisaties op orde vóór Copilot met Graph. Microsoft 365 Copilot toont alles waar de gebruiker minimaal leesrechten op heeft (Microsoft Learn, privacy); de AP schrijft in haar Copilot-advies dat specifieke autorisaties "nog noodzakelijker" zijn wanneer een AI-systeem toegang heeft tot alle documenten waar de gebruiker bij kan. Een te ruim gedeelde SharePoint-map wordt met Copilot een zoekbare map.

Vergeet Claude Code, Codex en andere codeertools niet. Een ontwikkelaar die ze vanuit een privé-abonnement zoals Claude Pro of Max draait, werkt onder de consumentenvoorwaarden en de bijbehorende trainingsinstelling (Anthropic); met een Team-seat of een API-sleutel van het bedrijf zit diezelfde ontwikkelaar onder het commerciële contract.

Stap 5: train je mensen en leg vast dat je dat deed#

Sinds 2 februari 2025 vraagt artikel 4 van de AI Act van elke organisatie die AI-systemen inzet "measures to ensure, to their best extent, a sufficient level of AI literacy" bij het personeel, afgestemd op kennis, ervaring en de context waarin de systemen worden gebruikt. Het artikel eist geen examen en geen vast niveau per persoon; het eist maatregelen die passen bij de rol.

De AP koppelt dat in haar hulpmiddel expliciet aan het beleid. Stelling 3.2.a vraagt of je medewerkers bewust hebt gemaakt van "het risico op onjuiste en ongewenst gegenereerde antwoorden", stelling 3.3.b of ze "voldoende kennis hebben van het generatieve AI-systeem", en het document verwijst daarbij zelf naar "het begrip AI-geletterdheid uit de AI-verordening".

Voor het beleid betekent dat: een training van een dagdeel per functiegroep, gekoppeld aan de dataklassen uit de tabel, en een presentielijst met datum. Wie een sollicitatiebrief door AI laat samenvatten heeft een andere instructie nodig dan wie een productbeschrijving laat herschrijven.

Welke trainingsvormen er zijn en wat ze kosten, van de gratis Nationale AI-Cursus tot incompany, staat op AI-training voor medewerkers. Of de plicht ook voor jouw bedrijf geldt en hoe je hem minimaal invult, staat op is AI-geletterdheid verplicht; hier volstaat dat de training en het beleid één dossier vormen.

Stap 6: log, evalueer en werk bij#

Een beleid dat je in oktober 2026 schrijft, is in het voorjaar van 2027 verouderd: de plannen, de modellen en de instellingen van de leveranciers veranderen sneller dan een jaarcyclus. Bouw daarom drie vaste momenten in.

Per kwartaal loop je de accountlijst na tegen de facturen en het gebruiksrapport, en controleer je de drie vinkjes uit stap 4. Nieuwe subverwerkers op de lijsten van OpenAI en Anthropic geven je dertig respectievelijk vijftien dagen om bezwaar te maken, dus wijs iemand aan die die lijsten volgt.

Per jaar herzie je de beleidstabel: is er een plan bijgekomen, zijn de EU-opties veranderd, is de DPIA nog actueel. De AP vraagt in stelling 3.4.a om "beleid vastgesteld voor de periodieke evaluatie" en noemt het verwerkingsregister als het instrument daarvoor.

Bij elk incident leg je vast wat er in de prompt stond, op welk plan, en wat er is gedaan. Voor de meldplicht datalekken geldt dat OpenAI een inbreuk "without undue delay" meldt en Anthropic binnen 48 uur, zoals op de DPA-pagina's uitgewerkt; je eigen 72 uur richting de AP lopen daarna.

Welke logging je hebt, hangt aan het plan. ChatGPT Enterprise levert gesprekslogs via de Compliance API, Claude Enterprise via auditlogs en de Compliance API, Microsoft via Purview en de gebruiksrapporten; op ChatGPT Business en Claude Team is de accountlijst plus de retentie-instelling je bewijs.

Prompts van individuele accounts kun je als bedrijf nooit terughalen, wat op zichzelf al een reden is om ze uit te faseren.

Wat de AP zei over Copilot bij een gemeente#

Op 13 juli 2026 publiceerde de Autoriteit Persoonsgegevens haar advies over een voorafgaande raadpleging van de gemeente Haarlemmermeer over Microsoft 365 Copilot. De conclusie: "de voorgenomen verwerking, betreffende de beschreven inzet van Microsoft 365 Copilot, [zou] inbreuk maken op de AVG", tenzij de gemeente aanvullende maatregelen neemt, "bijvoorbeeld om medewerkers voldoende op te leiden".

De AP benadrukt dat het advies uitgaat van de door die gemeente beschreven verwerking en dat andere organisaties hun eigen situatie moeten beoordelen. Het is dus geen verbod op Copilot, en het gaat over een overheidsorganisatie met een andere grondslag dan een handelsbedrijf.

Wat het wel laat zien, is de volgorde die de toezichthouder aanhoudt: eerst een actueel verwerkingsregister, overzicht van documenten en persoonsgegevens, beperkte autorisaties en zicht op de cloudomgeving, en pas daarna het AI-systeem. Dat is dezelfde volgorde als de zes stappen hierboven, en het is de reden dat stap 4 vóór de uitrol staat en niet erna.

Uit hetzelfde advies is het hulpmiddel voortgekomen dat we in stap 3 en 5 citeren; wie een DPIA moet doen voor dataklasse 4, gebruikt dat hulpmiddel als bijlage bij de DPIA, wat de AP zelf als toepassing noemt.

Als je een ondernemingsraad hebt#

Een AI-beleid dat prompts logt of gebruiksrapporten per medewerker bekijkt, raakt de Wet op de ondernemingsraden. Twee onderdelen van artikel 27, lid 1 zijn dan relevant: sub k, over personeelsgegevens, en sub l, over voorzieningen die gedrag of prestaties van medewerkers kunnen volgen; op beide heeft de OR instemmingsrecht.

Leg het beleid dus voor aan de OR voordat je de logging aanzet, en beschrijf in het beleid zelf waarvoor de gebruiksrapporten wél en niet worden gebruikt. Hoe de OR-route zich verhoudt tot de AI Act-deadlines staat op de AI Act-checklist; hier telt alleen dat logging een instemmingsvraag is.

De checklist#

Neem deze lijst over in je eigen documentatie en vink af per onderdeel.

• Lijst van alle AI-accounts met tool, plan, gebruiker en dataklasse.
• Beleidstabel ingevuld in de woorden van het eigen bedrijf.
• Doel per AI-toepassing concreet omschreven.
• Verwerkersovereenkomst per zakelijk plan vastgelegd, met datum van acceptatie.
• Retentieregel, feedbackknop en trainings-opt-in gecontroleerd en genoteerd.
• Inloggen met persoonlijke accounts geblokkeerd of afgebouwd.
• Autorisaties in SharePoint en Teams nagelopen vóór Copilot met Graph.
• Training per functiegroep gegeven, presentielijst bewaard.
• Meldroute voor fouten en datalekken benoemd met naam.
• Verwerkingsregister aangevuld met de AI-verwerkingen.
• DPIA gedaan voor elke toepassing met dataklasse 4.
• OR om instemming gevraagd als er wordt gelogd.
• Kwartaal- en jaarevaluatie ingepland met verantwoordelijke.

Wil je vóór het schrijven weten hoe je ervoor staat? Doe de AI-scan: een paar minuten invullen, een eerste beeld van tooling en risico's terug.

Wat het kost als wij het met je opstellen#

De snelste vorm is de halve dag AI-workshop vanaf €950: je team leert de tools gebruiken op eigen werk, en de deelnemerslijst, het programma en het AI-gebruiksbeleid gaan als documentatie mee. Voor artikel 4 en stelling 3.3.b van de AP is dat in één dagdeel zowel de training als het bewijs.

Wil je de inventarisatie en de accountcheck erbij, dan hoort dat bij het AI readiness assessment (€3.500), waarin de nulmeting, de gap-analyse en een kansenlijst zitten. Het volledige governance-traject inclusief data-audit is het pakket AI Transformatie (€22.500); alle drie tegen een vaste projectprijs.

Wat je niet krijgt, is een juridisch oordeel over grondslag of DPIA-plicht; dat hoort bij je jurist. Wat je wel krijgt, is een beleid dat de verkoopafdeling begrijpt en dat een auditor kan volgen.

Twijfel je of je bestaande Plus- en Pro-accounts morgen al vervangen moeten worden? Bel ons op 085 016 0118, of stuur via het contactformulier door hoeveel mensen met AI werken en wat er in hun prompts gaat; binnen een werkdag hoor je welke rij van de tabel op jullie van toepassing is.

Veelgestelde vragen over een AI-beleid voor medewerkers#

De antwoorden hieronder steunen op de documenten van de leveranciers en de AP met peildatum 18 september 2026; wijzigen die, dan werken we de tabellen bij.