Legacy software vervangen, moderniseren of eromheen koppelen: wat kies je als MKB?

Een thuiszorgorganisatie in het Verenigd Koninkrijk bewaarde de planning van elke cliënt als één pipe-gescheiden tekstregel. Op datzelfde platform draaiden ook de roosters, de facturatie en de uitbetaling van verzorgers.

We moderniseerden het platform gefaseerd op de bestaande code, zonder het in één klap te herschrijven. Later liep dezelfde organisatie tegen de grens van het fundament eronder aan, en toen bouwden we ernaast een nieuw platform.

Twee routes bij één organisatie, elk om een andere reden. Hieronder staan alle vier de routes naast elkaar, de zes signalen waarmee wij kiezen, beide cases en onze prijsband per route.

Wat is legacy software, en wanneer wordt het een probleem?#

Legacy software is software waar je bedrijf op draait, maar die niet meer ondersteund, getest, gekoppeld of gedocumenteerd is. Leeftijd alleen maakt software geen legacy: een systeem van tien jaar met tests en een actueel fundament kan prima mee.

De vier kenmerken kosten je elk iets anders:

• Niet ondersteund: besturingssysteem, taal of database krijgt geen securityupdates meer.
• Niet getest: elke wijziging is een gok, dus niemand durft er nog aan.
• Niet gekoppeld: gegevens gaan met de hand van het ene systeem naar het andere.
• Niet gedocumenteerd: de kennis zit bij één persoon of één bureau.

Het wordt een probleem zodra zo'n kenmerk een proces raakt dat je niet kunt stilleggen. Denk aan planning, facturatie, voorraad of salaris.

Dat dit in het MKB vaak speelt, laten meerdere bronnen zien. Het Digital Decade-rapport van de Europese Commissie over Nederland stelt dat Nederlandse MKB-bedrijven steeds vaker met geavanceerde digitale technologie experimenteren, maar dat de integratie in de kernprocessen beperkt blijft (Europese Commissie, 2026).

Een enquête die Markteffect in opdracht van softwareleverancier Exact hield onder 1.719 ondernemers en managers van bedrijven met 2 tot 250 werknemers, geeft een vergelijkbaar beeld. Bij 22% zijn de ERP-processen niet geautomatiseerd en bij 52% gedeeltelijk (Exact MKB Barometer, 2026).

Ook bij AI speelt het mee. Van de microbedrijven (2 tot 9 werkzame personen) die AI overwogen maar niet gebruikten, noemde 32,2% "incompatibiliteit" als reden (CBS, 2026, voorlopige cijfers over 2025).

Het CBS licht dat begrip niet toe. In onze praktijk gaat het meestal over systemen die niet op elkaar aansluiten.

Vier routes naast elkaar#

Dit is onze indeling, met onze vaste prijzen na scoping (stand 12 oktober 2026, exclusief btw). De routes sluiten elkaar niet uit: veel trajecten combineren A en B.

• Onderhoud: voor een nieuwe of overgenomen applicatie als vuistregel 10 tot 20 procent van de bouwsom per jaar, hoger met meer koppelingen; zie 'Wat kost elke route?'.
• Beheer: een draaiende applicatie in beheer kost bij ons €500-€750 per maand.
• Datamigratie: of er data uit je oude systeem mee moet, bepaalt mede de prijs.

Deze tabel is onze indeling; de banden zijn onze vaste prijzen na scoping.

Route C heeft geen eigen prijsband, omdat het pakket de prijs bepaalt. Hoe je een pakket voor de kern afweegt tegen maatwerk ernaast, werkt ERP-pakket of ERP op maat per proces uit.

Moet je toch nieuw bouwen, dan rekent bedrijfssoftware op maat of pakket de businesscase per scenario door. Het bredere kader, van build-or-buy tot contract, staat in onze gids over maatwerk software.

Je software naar de cloud verhuizen staat bewust niet in de tabel. Een cloud migratie verandert waar je software draait, niet wat hij doet.

Zes signalen die de keuze maken#

Zo adviseren wij. Loop de zes signalen langs voor het systeem dat je bedrijf draagt: ✓ betekent start hier, ! check eerst, ✗ harde grens.

De regel: één signaal in de ✗-kolom wijst naar route C of D, en dan bouw je ernaast. Is het fundament end-of-life maar upgradebaar, dan upgrade je het fundament; in alle andere gevallen start je met A of B.

Signaal 1 wordt het vaakst verkeerd gelezen. Geen securityupdates meer betekent niet automatisch herbouwen: met een upgradepad is het fundament upgraden het normale antwoord.

Wat zo'n upgrade daarna vraagt, is een vast ritme. Hoe dat ritme eruitziet, staat in patch management voor het MKB.

Signaal 4 weegt vaak zwaarder dan de code. Software kun je opnieuw schrijven, jaren aan klant-, order- en planningsdata niet.

Signaal 6 kijkt vooruit. Een oud facturatiesysteem dat straks e-facturen moet versturen, of data waar je AI op wilt zetten, vraagt een koppeling of een API-laag; de deadlines staan verderop.

Moderniseren in plaats, scherm voor scherm (case 1)#

Route B in de praktijk: de Britse thuiszorgorganisatie uit de opening draaide haar hele operatie op een PHP/MariaDB-platform. Er werd jarenlang in productie gewijzigd zonder versiebeheer, zonder geautomatiseerde tests en zonder gestructureerde foutmonitoring.

Volgens de case nam CleverTech AI dit platform over en moderniseerde het in plaats: "geen big-bang-herbouw, maar een gefaseerde stabilisatie- en integratieaanpak op de bestaande codebase". Het werk liep langs vier sporen op die bestaande code: een nieuwe planningsmotor, een nieuwe admin, tests en stabiliteit, en integraties.

Een nieuwe admin, pagina voor pagina#

Dit is het strangler-fig-patroon. "In plaats van de back-office in een keer te vervangen, introduceerden we een moderne admin-schil pagina voor pagina naast de bestaande pagina's, met dezelfde bedrijfslogica eronder."

Volgens de case draaien inmiddels 18 gemoderniseerde admin-pagina's naast de bestaande.

De planning uit één tekstregel gehaald#

De planning zat opgeslagen als pipe-gescheiden tekststring. Alle actieve plannen gingen in een eenmalige, idempotente, dry-run-gevalideerde migratie over naar een nieuwe structuur: 184 plannen werden 954 slots.

Als vangnet diende een byte-voor-byte round-trip-controle.

Het ontwerpdoel van het project was de handmatige boekingsinvoer terug te brengen van circa drie dagen per week naar circa een dag. De case noemt dat uitdrukkelijk een gesteld doel, geen na de oplevering gemeten resultaat.

Tests onder een ongeteste codebase#

Binnen het spoor tests en stabiliteit vond een gestructureerde audit 21 defecten, waarvan 2 kritiek. Elk defect kreeg een eigen regressietest, en na drie fix-rondes resteerden 0 kritieke en 0 hoge bevindingen.

Wat een code-audit vooraf oplevert als je software overneemt, staat in software laten onderhouden en overnemen.

Daaromheen kwamen circa 165 testbestanden in een codebase die er geen had: 127 PHP-tests, 23 Playwright-end-to-endtests en een JS-runner. Plus CI/CD met migratie-gates, health checks en rollback.

Ook een echte productieverstoring kwam voorbij. Een ontbrekende time-out op een externe boekhoud-API kon de hele PHP-pool dichtzetten, en de load liep op tot 112.

De oplossing bestond uit time-outs, een database-index (de mobiele API ging naar circa 150 ms) en schaalvergroting van de infrastructuur. Dat is typisch legacy: één ontbrekende instelling die pas onder druk zichtbaar wordt.

Koppelingen achter een eigen laag#

De boekhoudkoppeling kwam achter een provider-laag, en Xero kwam erbij naast de bestaande Sage-integratie.

Voor de koppeling met het zorgdossier Nourish bouwden we een uitgaande sync waarbij het admin-systeem de bron van waarheid is. Nourish heeft geen sandbox, daarom bouwden we een mock-API op geanonimiseerde, productie-vormige data.

In de koppeling, die nog in dry-run staat, ging de matching van vrijwel 0% naar 100% van de cliënten, 100% van de verzorgers en circa 96% van de afspraken van actieve cliënten. Dat lukte via reconciliatie op het werkelijk geleverde zorgpatroon, omdat geboortedata grotendeels leeg waren.

Een terugval-controle voorkomt dat circa 4.800 al gereconcilieerde boekingen opnieuw als duplicaat worden aangemaakt. De koppeling is gebouwd, uitgerold naar dev en productie en in dry-run gevalideerd, maar bewust nog niet live-schrijvend.

Volgens de case wordt ze pas ingeschakeld zodra de organisatie de laatste operationele beslissingen heeft bevestigd. Tot die tijd waken een kill-switch, dubbele goedkeuring, een pilot-allowlist, een dry-run-grootboek en een hash-geketende audit-log.

Doorlooptijd en status#

Volgens de case was dit circa 6 weken intensief engagement, met 927 commits en 125 gemergede pull requests. De case is geanonimiseerd op verzoek; de resultaten zijn technische, code- en documentatie-geverifieerde uitkomsten, geen geprojecteerde business-cijfers.

Zo adviseren wij: stabiliseer vóór je vernieuwt. In deze case liep het werk langs vier sporen; wie zelf aan route B begint, legt eerst tests en foutherstel neer en vernieuwt daarna.

Het volledige verloop staat in de case legacy thuiszorgsoftware gemoderniseerd en gekoppeld.

Wanneer moderniseren niet meer genoeg is (case 2)#

Dezelfde Britse thuiszorgorganisatie liep daarna tegen de grens van dat platform aan. De modernisering in plaats "maakte de dagelijkse operatie weer betrouwbaar en waarneembaar, maar het fundament eronder bleef wat het was".

Dat fundament was op: "Besturingssysteem, PHP-versie en database waren alle drie end-of-life: geen securitypatches meer, en geen upgradepad dat niet feitelijk op herbouw neerkwam."

Een securityaudit leverde twintig bevindingen op, waarvan vier kritiek. Voorbeelden: een leesbaar API-secret, een database op het publieke netwerk, geen firewall, en SSH met wachtwoord- en root-login.

In de gapanalyse voor de cyberverzekering scoorde de oude situatie "op 13 van de 13 verzekeraarseisen een FAIL".

End-of-life zonder upgradepad is precies de ✗ van signaal 1. Met een upgradepad upgrade je het fundament; zonder upgradepad bouw je ernaast.

Vanaf juni 2026 bouwden we daarom een volledig nieuw platform, "afgesplitst van de legacy-monoliet en niet daarop voortgebouwd". In ongeveer zes weken ontstonden circa 1.334 commits.

PostgreSQL Row-Level Security dwingt de tenant-isolatie af, en een verplichte isolatietest blokkeert de release als hij faalt. Dat het "een eigenschap is die de database afdwingt", labelt de case als ontwerpdoel.

De status volgens de case (juli 2026): "dit platform is nog geen system of record. De migratie loopt."

Een drieweg-parity-audit in juli 2026 zette 332 capabilities naast elkaar: 124 gebouwd, 136 gedeeltelijk, 47 ontbrekend, 21 bewust geschrapt en 4 ontworpen maar niet gebouwd. Er stonden nog 14 tot 15 cutover-blockers open.

"De functionele migratie gaat stapsgewijs, met per capability zicht op wat er nog mist." Concrete bedragen zijn volgens de case onderdeel van vertrouwelijke afspraken met de opdrachtgever.

De les uit beide cases samen: je kunt moderniseren tot het fundament op is, en ook een herbouw migreert stap voor stap.

De case is geanonimiseerd op verzoek; de uitkomsten zijn geverifieerde scope-, techniek- en compliancefeiten, geen gemeten business-resultaten.

Lees de volledige case: multi-tenant zorgplatform voor de thuiszorg.

Eromheen koppelen: welk systeem is leidend?#

Route A begint met één vraag: welk systeem is de baas over welk gegeven? Zo adviseren wij: één leidend systeem per gegevenssoort, zoals klant in het CRM, factuur en btw in de boekhouding, voorraad in het ERP.

De eerste case deed hetzelfde bij de koppeling met het zorgdossier. Daar is het admin-systeem de bron van waarheid.

Los daarvan telt het aantal lijnen. Rekenvoorbeeld: zeven systemen die elk met elk praten, geven maximaal 7 × 6 / 2 = 21 punt-tot-puntverbindingen.

Via één aparte integratielaag (middleware) heeft elk van de zeven systemen één aansluiting: 7 in totaal. Niet elk paar heeft een koppeling nodig, dus 21 is het maximum, maar elke lijn is iets dat iemand moet beheren.

Heeft je oude systeem geen bruikbare API, dan bouwen we er een. Dat valt doorgaans in dezelfde band als een koppeling in twee richtingen: €7.500-€15.000.

Werkt een systeem alleen via schermen, zoals een oud branchepakket, dan is RPA-automatisering de route.

Kleine stromen hoeven geen maatwerk. Onder 500 transacties per dag met twee systemen en simpele veldmapping is Make of Zapier goedkoper; waar die grens precies ligt, rekent API-koppelingen en systeemintegratie door.

Zo'n workflow in Make, Zapier of n8n zetten we op vanaf €1.500, plus €20-€100 per maand aan platformkosten. Wat een koppeling per vorm kost en hoe zo'n traject loopt, lees je in API-koppeling laten maken.

Wat kost elke route?#

Onze prijzen, stand 12 oktober 2026, exclusief btw. Het zijn vaste prijzen na scoping of voor de afgesproken scope.

Neem je een vastgelopen bouwproject van een ander bureau over in plaats van opnieuw te bouwen, dan ligt dat bij ons op €15.000-€25.000. Die band geldt alleen voor zo'n vastgelopen project, niet voor legacy in het algemeen.

Drie dingen bewegen de prijs het meest: het aantal koppelingen, het aantal rollen met eigen rechten, en of er data uit je oude systeem mee moet.

Onderhoud: percentage of pakket#

Onderhoud kost als vuistregel 10 tot 20 procent van de bouwsom per jaar, hoger naarmate er meer koppelingen onder hangen.

Rekenvoorbeeld: bij een bedrijfsapplicatie met een bouwsom van €25.000, de onderkant van onze band, is dat €2.500 tot €5.000 per jaar (25.000 × 0,10 en × 0,20).

Ons beheerpakket van €500-€750 per maand (€6.000-€9.000 per jaar) is de prijs voor een draaiende applicatie in beheer. Daarin zitten monitoring, beveiligingspatches, bugfixes en acht uur support per maand.

Reken het percentage nooit op de prijs van een moderniseringsproject. Het hoort bij de bouwsom van een hele applicatie.

Neem je software over die een ander heeft gebouwd, dan begroten we de stabilisatie eenmalig, apart van het maandbedrag. Zo betaal je een inhaalslag niet jarenlang mee in je onderhoud.

Eigendom en garantie#

Code die wij bouwen of aanpassen is van jou; de garantie geldt voor het werk dat wij opleveren. Voor code van een andere maker regel je het auteursrecht apart, en hoe dat gaat staat bij een codebase overdragen.

De totale kosten over meerdere jaren, met uurtarieven en contractvormen, staan in maatwerk software kosten. Hoe wij bouwen en beheren, lees je bij maatwerk software.

Deadlines die meetellen (stand 12 oktober 2026)#

Dit gaat over de laag waarop je software draait, niet over je maatwerkapplicatie zelf. Je software stopt niet met werken, maar het fundament eronder kan wel zonder updates komen te staan.

Windows 10, Office en servers#

Op 14 oktober 2025 eindigde de ondersteuning van onder meer Windows 10 Home, Pro, Enterprise en Education, Office 2016 en 2019, Exchange Server 2016 en 2019 en Dynamics 365 Business Central on-premises (Fixed Policy) (Microsoft Learn, 2025).

Dynamics NAV 2015 stopte al op 14 januari 2025 en Dynamics GP 2015 op 8 april 2025. Daarna komen er volgens Microsoft geen nieuwe securityupdates, geen andere updates en geen ondersteuning meer.

Windows 10-pc's blijven wel werken, zegt Microsoft er zelf bij. De LTSC-releases van Windows 10, veel gebruikt op de werkvloer en in productie, hebben eigen einddata: 2016 LTSB stopt op 13 oktober 2026, Enterprise LTSC 2021 op 12 januari 2027 en Enterprise LTSC 2019 op 9 januari 2029 (Microsoft Learn).

Wat verlenging kost#

Organisaties kunnen Extended Security Updates (ESU) kopen via Volume Licensing: $61 per apparaat voor het eerste jaar, en de prijs verdubbelt elk volgend jaar, tot maximaal drie jaar (Microsoft Learn, 2025).

ESU's zijn cumulatief: wie in jaar twee instapt, betaalt jaar één alsnog. Jaar één begon in november 2025, dus jaar twee begint rond november 2026.

Rekenvoorbeeld op de lijstprijs via Volume Licensing (in dollars, zonder belasting; jaar 2 en 3 afgeleid uit Microsofts "the price doubles every consecutive year"): $61 + $122 + $244 = $427 per pc over drie jaar. Voor 10 pc's is dat $4.270, en wie pas in jaar twee instapt, betaalt $61 + $122 = $183 per pc.

Voor Windows 10 in Windows 365 of Azure Virtual Desktop rekent Microsoft geen extra ESU-kosten. Wie daar al werkt, hoeft de som hierboven dus niet te maken.

De ESU voor consumenten loopt tot en met 12 oktober 2027, maar is niet bedoeld voor commerciële scenario's (Microsoft, geraadpleegd oktober 2026). Voor een bedrijf is dat dus geen route.

E-facturatie#

Het kabinet wil per 1 juli 2030 binnenlandse e-facturatie tussen bedrijven invoeren, en per 1 juli 2031 rapportage (Rijksoverheid, 2026). Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie; ondernemers in de kleineondernemersregeling (omzet tot €20.000 per jaar) zijn uitgezonderd.

"Een pdf die je als bijlage mailt, is geen e-factuur", schrijft de KVK (KVK, 2026). Controleer daarom of je boekhoudprogramma e-facturen kan verzenden en ontvangen, en of het op Peppol is aangesloten of dat straks ondersteunt.

Zit je facturatie in een oud eigen systeem, dan hoort die vraag bij signaal 6. De plicht geldt pas als het wetsvoorstel wordt aangenomen, maar een koppeling bouw je niet in de laatste maand.

Beveiliging#

Een fundament zonder updates is ook een beveiligingsvraag, al is dat geen reden voor paniek. Volgens de Cybersecuritymonitor 2025 had in 2024 4 procent van de bedrijven ten minste één cyberincident door een aanval van buitenaf (CBS, 2026).

Het verschil zit in de maatregelen. In 2025 nam 13% van de bedrijven met 2 tot 10 werknemers tien of meer van de twaalf uitgevraagde maatregelen, tegen 86% van de bedrijven met 250 of meer werknemers.

Van de bedrijven met 2 tot 10 werknemers nam 40% er drie of minder. Data versleutelen doet volgens het CBS 33% van die kleinste bedrijven, tegen 91% van de grote.

Van audit tot beheer: zo loopt ons legacy-traject#

Welke route het ook wordt, het traject loopt bij ons in zes stappen, en alle zes in één hand. Dat bedoelen wij met innovatiepartner: één partij voor de audit, de upgrade, de koppelingen en het beheer, zonder overdracht tussen bureaus.

Tijd en mensen zijn in het MKB vaak de rem. In de MKB Barometer 2026 (in opdracht van Exact) noemt 39% gebrek aan tijd of mensen als uitdaging bij automatiseren, het vaakst genoemde knelpunt; 8% noemt de moeite om de juiste partners te vinden.

1. Scan: code-audit. Wat draait er, en wat is stuk? Je krijgt: de risico's op een rij, met stabilisatie apart begroot. De audit is eenmalig en begroten we na het scoping-gesprek.
2. Adviseer: route kiezen. Koppelen, moderniseren, vervangen of herbouwen, langs de zes signalen hierboven. Je krijgt: een vaste prijs voor de afgesproken scope.
3. Bouw: eerst stabiliseren, dan scherm voor scherm vernieuwen. Tests en foutherstel gaan voor. Je krijgt: oud en nieuw naast elkaar, zodat je team doorwerkt.
4. Integreer: koppelen aan boekhouding, CRM en webshop. Je krijgt: één leidend systeem per gegeven.
5. Automatiseer: AI op schone, gekoppelde data. Pas hier heeft AI iets om op te staan. Je krijgt: AI-taken op je eigen data.
6. Beheer & groei: monitoring, updates, doorontwikkeling. Je krijgt: maandelijks opzegbaar beheer, en wat wij bouwen is van jou.

Bij stap 5 past een eerste meting: de AI-scan laat zien hoe ver je organisatie is met AI. Of je AI als laag erbovenop zet of in je software inbouwt, werkt AI integreren in bestaande software uit.

Draait er al een AI-systeem, ook een dat een andere partij bouwde, dan kan het in Managed AI, vanaf €500 per maand.

Een modernisering die niemand beheert, is over een paar jaar weer legacy. Daarom loopt stap 6 terug naar stap 1: de volgende upgrade begint bij wat het beheer ziet.

Wil je weten welke route bij jouw systeem past? Plan een scoping-gesprek van 30 minuten: vrijblijvend, over haalbaarheid, aanpak en kosten.

Liever eerst even bellen? Bel 085 016 0118 of stuur een bericht, dan kijken we samen welke signalen bij jou op ✗ staan.