Een verhaal over Administratiekantoor regio Utrecht (naam onder NDA). Hoe een concreet probleem in de praktijk werd opgelost — met meetbaar resultaat binnen 5 weken (1 week pilot met 20 facturen, 4 weken volledige uitrol).
Geanonimiseerde case gebaseerd op een echt klantenproject. Resultaten kunnen varieren afhankelijk van specifieke bedrijfssituatie.
Dit administratiekantoor verwerkt dagelijks 50-70 inkomende facturen voor hun klanten. Het team besteedde gemiddeld 2-3 uur aan het scannen, controleren, categoriseren en invoeren van facturen in het boekhoudpakket. Menselijke fouten leidden tot dubbele betalingen en gemiste betalingstermijnen.
We analyseerden het factuurverwerkingsproces en brachten de verschillende factuurformaten en edge cases in kaart. De koppelingen met bestaande boekhoudpakketten werden geidentificeerd.
We implementeerden AI OCR + intelligent document processing. Het systeem leest automatisch facturen (ook handgeschreven) en extraheert alle relevante gegevens.
De oplossing controleert bedragen automatisch tegen inkooporders en boekt alles in het juiste grootboek via de Exact Online koppeling. Alleen afwijkingen gaan naar een mens.
Het finance team werd getraind op exception handling en het valideren van AI-suggesties. Continue feedback verbetert de nauwkeurigheid.
5 weken (1 week pilot met 20 facturen, 4 weken volledige uitrol)
1 AI Specialist, 2 AI Agents (OCR Processing, Data Validation), finance expert voor edge cases
Ik was skeptisch. "AI kan toch niet facturen lezen zoals een mens?" Maar na 1 week pilot waren we overtuigd. De AI maakt minder fouten dan ons team, en werkt 24/7. Onze medewerkers zijn nu adviseurs in plaats van data-invullers.
Deze case ging over ai oplossingen voor financiele dienstverlening. Jouw situatie is anders — maar het ritme van ontdek, pilot, productie is vaak hetzelfde. Begin met een AI-scan of een kort gesprek.
