Van Exact Online naar Shopify, van HubSpot naar ActiveCampaign, van AFAS naar je webshop — wij bouwen de integratie-laag tussen jouw bestaande systemen. Real-time, met retry-logica en monitoring.
De meeste MKB-bedrijven hebben geen softwareprobleem — ze hebben een integratieprobleem. Exact of AFAS voor de boekhouding draait prima. De Shopify of WooCommerce-webshop werkt. HubSpot of Salesforce voor het CRM staat er. ActiveCampaign voor de marketing, Sendcloud voor verzending, Mollie voor betalingen. Elk systeem doet waarvoor het is bedoeld. Maar tussen die systemen bestaan er geen werkende koppelingen, en dus stromen orders, klantdata en facturen handmatig van het ene scherm naar het andere. Medewerkers worden onbedoeld databridges tussen applicaties — een bestaanswijze die per week 15-25 uur aan repetitief werk kost in een organisatie van 5-15 mensen.
Deze sub-page gaat over dat specifieke probleem: IT-systeemintegratie via API-koppelingen. Niet over AI-koppelingen (de sibling-sub-page daarover is opgegaan in onze bredere AI-implementatie-dienst) en niet over het bouwen van een nieuw softwareplatform (daar hebben we workflow-tool-op-maat en saas-platform-ontwikkeling voor). Wel: het verbinden van systemen die al draaien, zodat data automatisch stroomt en medewerkers hun tijd aan klanten kunnen besteden in plaats van aan kopieerwerk.
Bij CleverTech bouwen we API-koppelingen die verder gaan dan "twee endpoints aan elkaar knopen". Systemen gaan soms offline, API-rate-limits worden bereikt tijdens piekuren, dataformaten verschillen per systeem, en bedrijfsprocessen verlopen zelden in een rechte lijn. Elke koppeling die we opleveren heeft retry-logica voor tijdelijke storingen, message-queuing zodat niets verloren gaat, datatransformatie tussen formaten, en monitoring met alerts naar Slack of e-mail. Dat is het verschil tussen een Zapier-flow die silently breekt in week 3, en een koppeling die vijf jaar later nog draait.
De meest gevraagde koppelingen zien we in een paar clusters. Webshop-naar-boekhouding (Shopify/WooCommerce/Lightspeed → Exact/AFAS/Twinfield) is nummer één: orders automatisch als verkoopfacturen, voorraad-synchronisatie, betaling-reconciliatie. CRM-naar-marketing (HubSpot/Salesforce → ActiveCampaign/Mailchimp/Brevo) voor lead-nurturing en gesegmenteerde campagnes. ERP-naar-webshop voor real-time voorraadstanden. Logistieke koppelingen met Sendcloud, PostNL, DHL voor verzendlabels en track-and-trace. En betaalprovider-integraties met Mollie, Buckaroo, Stripe voor automatische aflettering. Voor elk van die clusters hebben we herbruikbare connectoren zodat de implementatie in 2-4 weken live staat.
De keuze tussen Make/Zapier en custom API is een eerlijke: voor simpele koppelingen met laag volume (minder dan 500 transacties per dag, twee systemen in de keten, geen complexe datatransformatie) werkt een iPaaS-platform uitstekend en hoef je geen maatwerk te bouwen. Wij vertellen je dat als dat de juiste keuze is. Bij volumes boven de 500 per dag, meer dan twee systemen in een keten, of ingewikkelde transformatielogica (bijv. klantspecifieke prijzen over drie systemen consistent houden), wordt maatwerk op jaarbasis goedkoper en veel betrouwbaarder. De investering start bij €3.500 voor een eenvoudige unidirectionele koppeling (één systeem naar één systeem, één richting) en loopt op tot €25.000 voor complexe bidirectionele integraties met middleware, ETL-processen en monitoring-dashboard.
Tekenen dat je systemen niet met elkaar praten
Medewerkers besteden 15-25 uur per week aan handmatig data overzetten tussen webshop, CRM, boekhouding en marketingtool — puur kopieerwerk
Elke webshop-order wordt handmatig overgetypt in Exact of AFAS — met de fouten die daarbij horen: verkeerde BTW, dubbele orders, vergeten regels
Voorraadstanden in de webshop kloppen niet met de ERP — klanten bestellen producten die niet meer leverbaar zijn, en servicemedewerkers zitten met de gevolgen
Marketing-campagnes op basis van oude CRM-data: een klant die net heeft opgezegd krijgt een welkomstmail, een maand na aankoop komt een "volg ons"-mailing
Audit-vraag "wanneer is deze factuur afgeletterd?" kost een halve dag zoeken omdat data in vier systemen verspreid zit zonder trace-link
De engineering-keuzes die bepalen of je koppeling 5 jaar meegaat of in week 3 kraakt
Ontvangend systeem offline? Bericht gaat in de queue, automatische retry met exponential backoff, alert als het langer dan 15 minuten duurt. Geen data-verlies, geen "stilletjes mislukt" waar je pas achter komt bij de audit.
De juiste authenticatie per systeem: OAuth2 voor Exact Online, HubSpot, Salesforce (token-refresh automatisch), API-keys voor kleinere platforms, webhooks voor event-driven flows. Geen hardcoded credentials in code die elke paar maanden breken.
Shopify-order-JSON vertalen naar Exact-factuur-XML, HubSpot-contact-velden mappen naar ActiveCampaign-tags, BTW-percentages per land toepassen. Transformatie-logica zit in één centrale plek, niet verspreid over 12 Zapier-steps die niemand meer overziet.
Technisch (draait elke koppeling, zijn er HTTP-fouten?), functioneel (zijn álle orders vandaag doorgekomen als facturen? kloppen de totalen?), business (ongewone volumedalingen, ontbrekende betalingen). Alerts naar Slack of e-mail, geen black-box.
Exact Online staat 10.000 calls per dag toe, Shopify knijpt bij bulk-loads, HubSpot limiteert per seconde. Onze koppelingen respecteren die grenzen automatisch met throttling en backoff — geen 429-errors die batches breken tijdens piekuren.
Drie of meer systemen in een keten (bijv. webshop → middleware → ERP → verzending → terug naar webshop voor track-and-trace)? Dan bouwen we een centrale integratie-laag met transactie-logging, retry-orchestratie en een monitoring-dashboard. Schaalbaar naar 10+ systemen.
Klaar om te kijken wat api koppelingen & systeemintegratie voor jou betekent?
Bespreek je integratievraagstukVier stappen in 2-4 weken voor een standaard koppeling
Inventarisatie (week 1) — welke systemen, welke data-velden, welke richting (één- of tweekant), welk volume, welke edge-cases (refunds, partial shipments, failed payments)?
Ontwerp + vaste prijs (week 1) — data-mapping document, authenticatie-plan, retry- en monitoring-strategie, vaste prijs bevestigd
Bouw + test (week 2-3) — implementatie in een staging-omgeving, tests op happy-path plus edge-cases (netwerkfout, rate-limit, dataformaat-mismatch)
Go-live + 4 weken actieve monitoring (week 3-4 + after) — productie-deployment, alerting actief, eerste 4 weken dagelijks review van logs, daarna maandelijks binnen beheer-overeenkomst
Voor workflow-tools, SaaS-builds of legacy-modernisering
Van SaaS-idee naar de eerste betalende klanten in 12 weken, voor een vaste prijs. Multi-tenant architectuur, subscription billing en API-first design — gebouwd zodat je later kan schalen naar 10.000+ users zonder herontwerp.
Excel loopt vast, SaaS dekt 80% maar mist de cruciale 20% — en je team lost het op met workarounds en post-its. Wij bouwen een intern-facing webapp die precies jouw proces volgt. Vast team, vaste scope, live in 6-10 weken.
Self-service portaal waarmee klanten 24/7 hun orders, facturen en projectstatus inzien — en een management dashboard dat data uit al je systemen samenbrengt. Vanaf €15.000, live in 6-10 weken.
