Stop met betalen voor licenties die niemand gebruikt. Wij analyseren uw Microsoft 365-omgeving en stellen de optimale planmix samen — met directe kostenbesparing.
De meeste MKB-bedrijven betalen te veel voor hun Microsoft 365-licenties. Niet omdat Microsoft te duur is, maar omdat de licentiestructuur complex is en bedrijven zelden de tijd nemen om hun abonnementen kritisch door te lichten. Het resultaat: medewerkers met Business Premium-licenties die alleen Outlook en Teams gebruiken, ongebruikte licenties van ex-medewerkers die maandenlang doorlopen, en add-ons die ooit zijn aangeschaft voor een project dat allang is afgerond.
Bij een gemiddeld MKB met 50 tot 200 medewerkers zien we standaard 20 tot 30 procent besparingspotentieel op de Microsoft 365-licentiekosten. Dat klinkt misschien bescheiden, maar bij een maandfactuur van 3.000 tot 10.000 euro praat je al snel over 600 tot 3.000 euro per maand — ofwel 7.200 tot 36.000 euro per jaar. Geld dat je beter kunt investeren in functionaliteit die je organisatie daadwerkelijk verder brengt.
Het probleem begint vaak bij de initiële uitrol. Een IT-leverancier adviseert één plantype voor het hele bedrijf — eenvoudig te beheren, maar zelden kostenoptimaal. De receptionist heeft geen behoefte aan dezelfde licentie als de financieel directeur. De buitendienstmedewerker die alleen mobiel e-mail checkt heeft andere behoeften dan de marketeer die dagelijks in SharePoint, Power BI en Copilot werkt. Toch betalen ze allemaal hetzelfde bedrag per maand.
Microsoft 365 licentieoptimalisatie begint met een grondige inventarisatie. Wij koppelen aan uw Microsoft 365-tenant en analyseren het daadwerkelijke gebruik per medewerker: welke apps worden geopend, hoe vaak wordt OneDrive gebruikt, wie logt in op Power BI, wie heeft ooit SharePoint bezocht? Op basis van deze gebruiksdata stellen we een optimaal licentieplan samen dat past bij het werkprofiel van elke medewerker of afdeling.
Daarbij kijken we verder dan alleen de E- en Business-plannen. Microsoft biedt F-licenties voor frontline workers, Exchange Online-only plannen voor medewerkers die uitsluitend e-mail nodig hebben, en Teams Essentials voor organisaties die vooral communiceren. Door de juiste mix van plannen te combineren, betaalt elke medewerker alleen voor wat hij of zij daadwerkelijk gebruikt — zonder in te leveren op de functionaliteit die nodig is.
Het optimalisatietraject levert niet alleen directe kostenbesparing op. Door het licentiemodel te structureren, krijgt u ook grip op toekomstige kosten. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch het juiste plantype, vertrekkende medewerkers worden tijdig afgemeld, en bij groei weet u precies wat de impact is op uw licentiebudget. Zo voorkomt u dat de kosten ongemerkt weer oplopen.
Concrete onderdelen en wat u kunt verwachten
De eerste stap in elke licentieoptimalisatie is een diepgaande audit van uw Microsoft 365-omgeving. Wij analyseren de gebruiksgegevens van de afgelopen 90 tot 180 dagen: welke medewerkers gebruiken welke applicaties, hoe intensief is het gebruik, en welke licentiefeatures worden nooit aangeraakt? De resultaten zijn vaak verrassend. Bij een typisch MKB-bedrijf met 100 medewerkers vinden we gemiddeld 8 tot 15 licenties die actief zijn maar niet meer worden gebruikt — vaak van medewerkers die maanden geleden zijn vertrokken. Daarnaast zien we dat 30 tot 40 procent van de medewerkers met een Business Premium- of E3-licentie in de praktijk alleen Outlook, Teams en OneDrive gebruikt. Deze medewerkers kunnen probleemloos overstappen naar een goedkoper plan zonder iets te merken in hun dagelijks werk. De audit levert een helder rapport op met per medewerker of afdeling het huidige plan, het daadwerkelijke gebruik en het geadviseerde plan. Inclusief de verwachte maandelijkse en jaarlijkse besparing.
Microsoft biedt meer dan 20 verschillende licentieplannen voor zakelijk gebruik. Van de compacte Business Basic (vanaf 6 euro per gebruiker per maand) tot de uitgebreide E5-suite (rond de 57 euro per gebruiker). Daartussenin liggen tientallen combinaties die de meeste IT-beheerders niet volledig overzien. Rightsizing betekent dat elke medewerker het plan krijgt dat precies aansluit bij zijn of haar werkprofiel. Frontline-medewerkers in de productie of receptie draaien op een F-plan. Kantoormedewerkers die voornamelijk communiceren krijgen Business Basic of Business Standard. Kenniswerkers die intensief samenwerken in SharePoint en Power Platform krijgen Business Premium of E3. En alleen de medewerkers die daadwerkelijk geavanceerde functies nodig hebben — zoals eDiscovery, Information Protection of geavanceerde compliance-features — krijgen een E5-licentie. Het migratieproces voeren we gefaseerd uit, afdeling voor afdeling, zodat eventuele problemen direct zichtbaar zijn en er geen verstoring optreedt in de dagelijkse werkzaamheden.
Naast de basislicenties betalen veel bedrijven voor add-ons die ooit zijn aangeschaft en nooit zijn opgezegd. Denk aan extra Exchange-opslagruimte, Microsoft Defender for Endpoint-licenties die dubbelop lopen met een bestaande securityoplossing, of Power BI Pro-licenties voor medewerkers die al maanden geen rapport hebben geopend. Wij brengen alle actieve add-ons en aanvullende abonnementen in kaart en toetsen ze aan het daadwerkelijke gebruik. Regelmatig vinden we ook licenties van derde partijen die overlappen met functionaliteit die al in het Microsoft 365-abonnement is inbegrepen. Een veelvoorkomend voorbeeld: bedrijven die apart betalen voor een cloud-backupoplossing terwijl OneDrive en SharePoint al versiegeschiedenis en retentiebeleid bieden. Door deze overlap te elimineren en add-ons te consolideren, realiseren we bovenop de planoptimalisatie vaak nog eens 5 tot 10 procent extra besparing.
Eenmalig optimaliseren is waardevol, maar zonder structureel beheer lopen de kosten binnen een jaar weer op. Daarom richten we een licentiemanagementproces in dat past bij uw organisatie. Dit omvat automatische workflows voor het toewijzen van het juiste plan bij nieuwe medewerkers, periodieke reviews van het licentiegebruik (kwartaal of halfjaar) en alerts wanneer het aantal ongebruikte licenties een drempelwaarde overschrijdt. Voor bedrijven met een Microsoft Enterprise Agreement of CSP-contract onderhandelen we ook over de contractvoorwaarden. De jaarlijkse verlengingsgesprekken zijn het ideale moment om volumes aan te passen, overbodig geworden licenties te schrappen en nieuwe functionaliteit toe te voegen tegen optimale tarieven. Wij begeleiden dit proces zodat u niet afhankelijk bent van het advies van uw Microsoft-reseller — die uiteraard belang heeft bij een zo hoog mogelijk licentievolume.
Concrete voorbeelden van hoe bedrijven microsoft 365 licentieoptimalisatie inzetten
Antwoorden op veelgestelde vragen over microsoft 365 licentieoptimalisatie
Vraag niet beantwoord?
Neem contact met ons op - ga naar de contactpaginaHoe bevalt Microsoft 365 Copilot in de praktijk? We delen ervaringen van Nederlandse MKB-bedrijven: wat werkt goed, waar schiet het tekort, en is de investering het waard?
Microsoft Copilot en ChatGPT Plus zijn de twee populairste betaalde AI-assistenten. Maar welke biedt de beste waarde voor jouw geld? We vergelijken prijzen, features en praktische toepassingen.
Bereken de ROI van AI voor jouw bedrijf. Concrete formules, benchmarks en rekenvoorbeelden voor het MKB. Van investering tot terugverdientijd.
Ontdek andere aspecten van onze microsoft 365 & copilot dienst
Haal het maximale uit Microsoft 365 Copilot met een gestructureerde uitrol. Readiness-check, training op maat en meetbare productiviteitswinst voor je hele organisatie.
Meer infoVan Google Workspace, on-premise Exchange of een andere omgeving naar Microsoft 365 — zonder dataverlies, zonder downtime en met volledige ontzorging.
Meer infoBel, ontvang en beheer al je zakelijke telefonie vanuit Microsoft Teams. Nummerbehoud, auto-attendant en wachtrijen — zonder dure PBX-hardware.
Meer infoOntdek hoe microsoft 365 licentieoptimalisatie uw bedrijf kan versterken. Geen verplichtingen.
