Niet elk proces is geschikt voor automatisering. Wij brengen in kaart welke processen de hoogste ROI opleveren en in welke volgorde je ze het beste aanpakt.
Elk bedrijf heeft processen die schreeuwen om automatisering. Het handmatig overtypen van ordergegevens, het kopiëren van data tussen systemen, het versturen van standaard e-mails, het controleren van facturen tegen inkooporders. Maar de vraag is niet of je moet automatiseren — de vraag is waar je begint. En precies daar gaat het bij veel organisaties mis.
Zonder een systematische inventarisatie van automatiseringskansen begin je bij het verkeerde proces. Je automatiseert het proces dat het luidst klaagt in plaats van het proces met de hoogste impact. Of je investeert in automatisering van een proces dat eigenlijk eerst herontworpen moet worden — want een slecht proces automatiseren levert een snel slecht proces op, niet een goed proces.
Bij CleverTech hanteren we een bewezen methode voor het inventariseren en prioriteren van automatiseringskansen. We combineren process mining (data-analyse van je bestaande systemen), interviews met proceseigenaren en medewerkers, en observatie van daadwerkelijke werkprocessen. Het resultaat is een compleet overzicht van alle automatiseringsmogelijkheden, geprioriteerd op basis van impact, haalbaarheid en kosten.
Onze aanpak is gebaseerd op het principe dat de mensen die het werk doen, het beste weten waar de pijnpunten zitten. Daarom betrekken we niet alleen management en IT, maar juist de medewerkers op de werkvloer. Zij weten welke handelingen ze dagelijks tien keer herhalen, welke uitzonderingen het systeem niet aankan, en waar ze workarounds hebben bedacht omdat de software niet doet wat ze nodig hebben.
Het eindresultaat is een automatiseringsroadmap met quick wins (binnen vier weken te realiseren), medium-termijn projecten (twee tot zes maanden), en strategische initiatieven (zes tot twaalf maanden). Per kans berekenen we de verwachte besparing in uren en euro's, de implementatiekosten, en de terugverdientijd. Zo kun je als management een datagedreven beslissing nemen over waar je je automatiseringsbudget het effectiefst inzet. Die onderbouwing is essentieel: niet alleen om intern budget vrij te maken, maar ook om na implementatie het daadwerkelijke rendement te meten tegen de voorspelling.
Concrete onderdelen en wat u kunt verwachten
Process mining is een techniek die op basis van logdata uit je bestaande systemen reconstrueert hoe processen daadwerkelijk verlopen — niet hoe ze op papier beschreven staan, maar hoe ze in de praktijk worden uitgevoerd. Het verschil is vaak verrassend groot. Procesbeschrijvingen beschrijven het ideale pad; process mining laat zien hoeveel uitzonderingen, omwegen en herhalingen er in werkelijkheid zijn. We analyseren logdata uit je ERP, CRM, ticketsysteem, e-mailserver en andere operationele systemen. Daaruit reconstrueren we procesflows met doorlooptijden, wachttijden, handmatige stappen en systeemwisselingen. Visueel resulteert dit in een proceskaart die precies laat zien waar bottlenecks zitten, waar data handmatig wordt overgetypt, en waar processen onnodig lang duren. De kracht van process mining zit in de objectiviteit. Het zijn geen meningen of schattingen, maar feiten gebaseerd op data. Als uit de analyse blijkt dat 35% van alle inkoopfacturen minimaal een keer wordt teruggestuurd vanwege fouten, dan is dat een hard gegeven dat de urgentie van automatisering onderbouwt. We gebruiken de process mining-resultaten als input voor het identificeren van automatiseringskansen. Processen met veel handmatige stappen, hoge volumes, hoge foutpercentages of lange doorlooptijden zijn de meest voor de hand liggende kandidaten. Maar we kijken ook naar minder voor de hand liggende kansen: processen die weliswaar klein zijn maar zeer frequent voorkomen, of processen die niet tijdkritisch lijken maar wel bottlenecks creëren voor andere afdelingen.
Data vertelt je wat er gebeurt, maar niet waarom. Daarom vullen we process mining altijd aan met interviews en werkvloerobservatie. We spreken met medewerkers op alle niveaus: van de administratief medewerker die dagelijks facturen verwerkt tot de operationeel manager die de KPI's bewaakt. Elke rol heeft een ander perspectief op het proces en ziet andere kansen. De interviews volgen een gestructureerd format. We vragen niet "wat zou je willen automatiseren?" — want dat levert wensdenken op. We vragen: "loop me door je werkdag heen. Wat doe je als eerste? Welke systemen open je? Welke handelingen herhaal je het vaakst? Waar ben je de meeste tijd kwijt? Wat vind je het meest frustrerend?" Door deze concrete vragen te stellen, komen we tot inzichten die bij abstracte vragen verborgen blijven. Werkvloerobservatie voegt een extra laag toe. Door letterlijk mee te kijken met medewerkers terwijl ze hun werk doen, ontdekken we handelingen die zo ingebakken zijn dat mensen ze niet meer bewust registreren. Het switchten tussen zes tabbladen om een order in te voeren. Het handmatig kopiëren van een klantnummer uit een e-mail naar het CRM. Het printen van een PDF om er een handtekening op te zetten, om het vervolgens weer in te scannen. Het combineren van data-analyse, interviews en observatie levert een compleet beeld op dat geen van de drie methoden alleen kan bieden. Data toont de patronen, interviews verklaren de patronen, en observatie onthult de patronen die niemand meer opmerkt.
Niet alle automatiseringskansen zijn gelijk. Sommige leveren veel op maar zijn complex om te implementeren. Andere zijn eenvoudig te realiseren maar hebben een bescheiden impact. De kunst is om de juiste volgorde te bepalen — en dat doen we met een prioriteringsmatrix die elke kans scoort op twee assen: verwachte impact en implementatie-complexiteit. Impact meten we in euro's: hoeveel uren bespaart de automatisering per maand, vermenigvuldigd met het uurtarief, plus de waarde van foutreductie en doorlooptijdverkorting. Complexiteit schatten we in op basis van technische haalbaarheid (zijn er API's beschikbaar?), organisatorische haalbaarheid (hoeveel afdelingen zijn betrokken?) en datakwaliteit (is de input gestructureerd genoeg voor automatisering?). Het resultaat is een vierkwadrantenmodel. Rechtsboven zitten de quick wins: hoge impact, lage complexiteit. Daar begin je. Linksboven zitten de strategische projecten: hoge impact, hoge complexiteit. Die plan je voor de middellange termijn met voldoende voorbereiding. Rechtsonder zitten de low-hanging fruit: lage impact, lage complexiteit. Die pak je mee als er capaciteit over is. Linksonder zitten de nice-to-haves: lage impact, hoge complexiteit. Die parkeer je bewust. De automatiseringsroadmap vertaalt deze prioritering naar een tijdlijn. Per kwartaal definiëren we welke automatiseringen worden opgepakt, welke resources daarvoor nodig zijn, en welke besparingen ze opleveren. De roadmap is een levend document dat je elk kwartaal bijstelt op basis van behaalde resultaten en nieuwe inzichten. Zo houd je het momentum en de focus in je automatiseringsprogramma.
Concrete voorbeelden van hoe bedrijven automatiseringskansen inventarisatie: ontdek waar de winst zit inzetten
Antwoorden op veelgestelde vragen over automatiseringskansen inventarisatie: ontdek waar de winst zit
Vraag niet beantwoord?
Neem contact met ons op - ga naar de contactpaginaNiet elk proces is geschikt voor AI. Leer hoe je systematisch analyseert waar AI het meeste oplevert en hoe je prioriteiten stelt met ons framework.
Leer hoe je workflow automatisering opzet voor je MKB. Het 3R-framework, toolkeuze, implementatieplan en veelgemaakte fouten om te vermijden.
Is automatisering rendabel voor jouw bedrijf? Hier is een eerlijke berekening met echte cijfers.
Ontdek andere aspecten van onze procesoptimalisatie dienst
Geen aannames meer, maar harde data. Process mining analyseert je digitale voetafdruk en laat zien waar tijd, geld en kwaliteit verloren gaan in je bedrijfsprocessen.
Meer infoStop met gissen welk proces als eerste aandacht nodig heeft. Kwantificeer je bottlenecks in euro's en prioriteer verbeteringen op basis van rendement.
Meer infoGoedkeuringsprocessen die weken duren, formulieren die zoekraken, documenten die op bureaus blijven liggen. Digitale workflows lossen dit structureel op.
Meer infoGeen eenmalig verbeterproject, maar een blijvende cultuur van dagelijkse verbetering. Met de PDCA-cyclus, verbeterbordsessies en Kaizen-events bouw je aan structurele procesverbetering.
Meer infoAutomatisering van een slecht proces levert een snel slecht proces op. Wij herontwerpen je processen eerst, zodat automatisering maximaal rendeert.
Meer infoZonder meten geen verbeteren. Wij richten KPI-monitoring in die je precies laat zien hoe je processen presteren en waar de verbeterkansen liggen.
Meer infoOntdek hoe automatiseringskansen inventarisatie: ontdek waar de winst zit uw bedrijf kan versterken. Geen verplichtingen.
