Veel bedrijven denken dat hun oude systemen eerst vervangen moeten worden voordat AI mogelijk is. Niet waar.
Het grootste misverstand over AI-implementatie: "We moeten eerst ons hele systeem moderniseren." Dit houdt bedrijven maandenlang tegen terwijl concurrenten al automatiseren met hun "oude" software.
In werkelijkheid is dit zelden nodig. In 80% van de gevallen kun je AI-functionaliteit toevoegen aan bestaande systemen via API-koppelingen, middleware of RPA, zonder je legacy software te vervangen. In dit artikel leggen we uit hoe je je systemen AI-ready maakt zonder alles opnieuw te bouwen.
Voordat je begint met AI-implementatie, is het belangrijk om te begrijpen waar je staat. Niet alle legacy systemen zijn gelijk, en de route naar AI-integratie hangt af van je specifieke situatie.
Beantwoord de volgende vragen om je uitgangspositie te bepalen:
Data-toegankelijkheid:
Data-kwaliteit:
Proces-documentatie:
Technische infrastructuur:
Hoge readiness (10+ ja-antwoorden): Je kunt snel starten met AI-integratie. Focus op quick wins.
Gemiddelde readiness (5-9 ja-antwoorden): Bereid een gefaseerde aanpak voor. Begin met data-extractie voordat je automatiseert.
Lage readiness (<5 ja-antwoorden): Investeer eerst in basis-infrastructuur. Overweeg een middleware-laag als tussenoplossing.
De eerste en belangrijkste stap is een mindset-shift: focus op het werkproces, niet op de software.
Waarom dit belangrijk is:
Veel bedrijven maken de fout om te denken in systemen: "Ons ERP is 15 jaar oud, dat moet eerst vervangen." Maar AI automatiseert processen, geen systemen. De leeftijd van je software is vaak irrelevant.
Hoe je dit doet:
Selecteer een proces: Kies een specifiek, afgebakend proces. Bijvoorbeeld: "Inkoopfacturen verwerken" of "Klantorders invoeren."
Map het proces: Documenteer elke stap, van input tot output:
Identificeer AI-kansen: Welke stappen zijn repetitief, tijdrovend of foutgevoelig? Dit zijn kandidaten voor AI.
Praktijkvoorbeeld:
Een productiebedrijf wilde "hun oude ERP moderniseren." Na analyse bleek dat het echte probleem lag bij het invoeren van productieorders - een proces van 20 minuten per order. De oplossing was niet een nieuw ERP, maar een AI-laag die orders automatisch invoerde vanuit emails. Het ERP bleef ongewijzigd.
De middleware layer is het hart van de oplossing. Dit is een tussenlaag die je legacy systeem verbindt met moderne AI-functionaliteit, zonder het oude systeem aan te passen.
Wat is middleware?
Middleware is software die tussen systemen zit en communicatie mogelijk maakt. In de context van AI-integratie:
Architectuur-opties:
Optie A: API-gebaseerde middleware Als je legacy systeem een API heeft (zelfs een oude SOAP-API), kun je een moderne middleware bouwen die:
Optie B: Database-integratie Geen API? Vaak kun je direct uit de database lezen:
Optie C: File-based integratie Voor de meest legacy systemen:
Optie D: RPA-bridge Als niets anders werkt, kan RPA (Robotic Process Automation) de brug slaan:
Dit is de veiligste en snelste manier om te beginnen: AI die data leest maar niets verandert in je legacy systeem.
Waarom read-only eerst?
Praktische voorbeelden:
Factuurverwerking (read-only):
De medewerker bespaart tijd (geen handmatig overtypen), maar het oude systeem wordt niet geraakt. Als de AI een fout maakt, is er geen schade.
Order-intake (read-only):
Rapportage-assistentie (read-only):
Na succesvolle read-only implementatie kun je stapsgewijs write-access toevoegen. Doe dit alleen wanneer:
Write-access implementatie-principes:
Principle 1: Start met low-impact writes Begin niet met kritieke data. Start met:
Principle 2: Implementeer approval workflows AI stelt voor, mens keurt goed:
Principle 3: Definieer confidence thresholds Alleen hoog-confidence acties automatisch uitvoeren:
95% confidence: automatisch uitvoeren
Principle 4: Implementeer rollback Zorg dat elke write ongedaan gemaakt kan worden:
Veel bedrijven bereiken hun doelen al in stap 3 of 4. Volledige automatisering is alleen zinvol wanneer:
Wanneer NIET volledig automatiseren:
Wanneer: Je legacy systeem heeft een API (REST, SOAP, of proprietary)
Voordelen:
Nadelen:
Tips:
Wanneer: Je wilt meerdere systemen verbinden of complexe transformaties doen
Populaire opties:
Voordelen:
Nadelen:
Wanneer: Geen API, geen database-toegang, alleen een gebruikersinterface
Voordelen:
Nadelen:
Tips:
Situatie: Een groothandel in bouwmaterialen gebruikte een ERP-systeem uit 2004. Geen API, minimale export-opties. Orderverwerking kostte 25 FTE-uren per dag.
Oplossing:
Resultaat: 70% tijdsbesparing. ERP blijft draaien. Investering terugverdiend in 8 maanden.
Situatie: Een accountantskantoor had duizenden klantdossiers in een 15-jaar oud document management systeem. Zoeken naar informatie kostte gemiddeld 12 minuten per dossier.
Oplossing:
Resultaat: Zoektijd teruggebracht naar 30 seconden. Geen migratie van het DMS nodig.
Situatie: Een metaalverwerkend bedrijf had een maatwerk Manufacturing Execution System. De oorspronkelijke ontwikkelaar bestond niet meer. Productie-rapportage was handmatig en foutgevoelig.
Oplossing:
Resultaat: 40% minder productie-uitval door vroegtijdige detectie. MES-systeem ongewijzigd.
Begin klein. Eén proces, één integratie, bewezen waarde. Dan pas uitbreiden.
Je eerste integratie hoeft niet perfect te zijn. 80% automatisering met 20% handmatige review is vaak beter dan wachten op 100% automatisering.
Betrek je IT-afdeling vroeg. Zij kennen de systemen, de beveiligingsregels, en de valkuilen.
AI is zo goed als je data. Investeer in data-cleaning voordat je automatiseert.
Altijd voorbereid zijn op het terugdraaien van wijzigingen. Test dit vooraf.
Je hoeft je legacy software niet te vervangen om AI te implementeren. Met de juiste aanpak - procesgerichte analyse, middleware-laag, gefaseerde implementatie - kun je AI-functionaliteit toevoegen aan vrijwel elk systeem.
De sleutel is stap voor stap werken: begin met read-only, bewijs de waarde, en breid dan voorzichtig uit. Veel van onze klanten werken jarenlang succesvol met hun legacy software plus AI-middleware, zonder ooit een volledige migratie te doen.
Wil je weten hoe AI-ready jouw systemen zijn? Neem contact op voor een vrijblijvende assessment. Lees ook ons artikel over ROI van procesautomatisering om te bepalen waar de grootste winst zit, en hoe je medewerkers veilig met AI laat werken tijdens de transitie.
Ontvang wekelijks AI-tips en automatiseringsadvies in je inbox.
Martijn de Jong is Integration Specialist bij CleverTech, verantwoordelijk voor het naadloos integreren van AI-oplossingen in bestaande bedrijfssystemen. Met expertise in API-koppelingen, data-integratie en systeemarchitectuur, zorgt Martijn ervoor dat nieuwe AI-tools soepel samenwerken met ERP-systemen, CRM-platforms en andere bedrijfssoftware. Hij heeft een passie voor het oplossen van complexe integratievraagstukken en het optimaliseren van digitale workflows.
Meer over Digitalisering
Moderniseer legacy systemen zonder bedrijfsonderbreking. Praktisch stappenplan met 5 strategieen, van rehosting tot volledige vervanging.
Ontdek hoe AI assistenten je team productiever maken. Van slimme notulen en email-assistentie tot documentverwerking: een 4-weken implementatieplan.
Leer hoe je AI assistenten integreert met je bestaande software stack. Van no-code koppelingen tot API-integraties: een praktisch stappenplan voor het MKB.
Ontvang wekelijks praktische AI-inzichten direct in je inbox. Geen spam, alleen waardevolle content.
In een kort gesprek bespreken we jouw situatie en laten we zien welke processen het meeste opleveren als je ze automatiseert. Geen verplichtingen.
Al 40+ bedrijven besparen tijd en kosten met onze oplossingen.
