Een verkeerd ERP-systeem kost je 2 tot 5 jaar aan productiviteit. Deze gids helpt je de juiste keuze te maken met een helder vergelijkingskader en realistisch implementatieplan.
Het kiezen van een ERP-systeem is een van de meest impactvolle beslissingen die een MKB-bedrijf kan nemen. Het raakt elke afdeling, elk proces en elke medewerker. En toch wordt deze beslissing vaak te snel genomen, op basis van een vlotte salesdemo of de aanbeveling van een collega-ondernemer.
De gevolgen van een verkeerde keuze zijn groot: gefrustreerde medewerkers, processen die niet aansluiten, torenhoge aanpassingskosten en uiteindelijk een systeem dat niemand wil gebruiken. Dit artikel geeft je een gestructureerd kader om de juiste ERP-keuze te maken.
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. In de kern is het een systeem dat al je bedrijfsprocessen in een centrale applicatie bundelt: financien, inkoop, verkoop, voorraadbeheer, projectmanagement en HR.
Wanneer heb je een ERP nodig?
Je herkent de noodzaak aan deze signalen:
Vuistregel: Bedrijven met meer dan 15 medewerkers en een omzet boven de 2 miljoen euro profiteren vrijwel altijd van een goed ERP-systeem.
Type: Cloud-native Prijsindicatie: 30 tot 250 euro per maand, afhankelijk van het pakket Sterkste punt: Marktleider in Nederland, uitstekende boekhoud-integratie
Voordelen:
Nadelen:
Ideaal voor: Dienstverlenende bedrijven, accountancy, consultancy, zakelijke dienstverlening
Type: Cloud-native (eigen datacenter) Prijsindicatie: 80 tot 500 euro per maand Sterkste punt: All-in-one oplossing met sterke HR/payroll module
Voordelen:
Nadelen:
Ideaal voor: Bedrijven van 20 tot 500 medewerkers die een complete Nederlandse oplossing willen
Type: On-premise of cloud Prijsindicatie: 100 tot 400 euro per gebruiker per maand Sterkste punt: Internationaal erkend, zeer schaalbaar
Voordelen:
Nadelen:
Ideaal voor: Productiebedrijven, groothandels, internationaal opererende MKB-bedrijven
Type: Cloud Prijsindicatie: 60 tot 90 euro per gebruiker per maand Sterkste punt: Naadloze integratie met Microsoft 365
Voordelen:
Nadelen:
Ideaal voor: Bedrijven die zwaar leunen op het Microsoft-ecosysteem
Type: Cloud of on-premise Prijsindicatie: 24,90 euro per gebruiker per maand (Standard) Sterkste punt: Open source, zeer flexibel, scherpe prijs
Voordelen:
Nadelen:
Ideaal voor: Techsavvy bedrijven die flexibiliteit en lage kosten prioriteren
Betrek alle afdelingen. Elke afdeling heeft andere behoeften:
Maak een onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. Focus op de 20% functionaliteit die 80% van je dagelijkse werk dekt.
Begin met 5 tot 8 systemen en reduceer naar 3. Criteria voor de shortlist:
Vraag geen standaard salesdemonstatie, maar een demo op basis van jouw processen. Bereid 3 tot 5 scenario's voor die representatief zijn voor je dagelijkse werk.
Voorbeeld-scenario: "Laat zien hoe een verkooporder van ontvangst tot facturatie verloopt, inclusief een deellevering en een creditnota."
De licentiekosten zijn maar het topje van de ijsberg. Reken ook mee:
| Kostenpost | Aandeel in TCO |
|---|---|
| Licenties (3 jaar) | 25-35% |
| Implementatie en configuratie | 30-40% |
| Datamigratie | 5-10% |
| Training | 5-10% |
| Maatwerk | 10-20% |
| Jaarlijks onderhoud en support | 10-15% per jaar |
Vuistregel: De totale kosten over 3 jaar zijn 2 tot 4 keer de licentiekosten.
Vraag de leverancier om 3 referenties van vergelijkbare bedrijven. Stel concrete vragen:
De implementatiepartner is minstens zo belangrijk als het ERP-systeem zelf. Let op:
Leg vast:
| Bedrijfsomvang | Implementatiekosten | Jaarlijkse kosten |
|---|---|---|
| 15-30 medewerkers | 25.000 - 75.000 euro | 10.000 - 30.000 euro |
| 30-75 medewerkers | 50.000 - 150.000 euro | 20.000 - 60.000 euro |
| 75-200 medewerkers | 100.000 - 350.000 euro | 40.000 - 120.000 euro |
ROI verwachting: Gemiddeld 15 tot 25% productiviteitsverbetering na volledige adoptie. De terugverdientijd ligt typisch tussen de 18 en 36 maanden.
1. Het systeem niet testen met echte data. Een demo met voorbeelddata zegt niets. Test altijd met je eigen data en processen.
2. Te veel maatwerk. Elke aanpassing maakt updates duurder en complexer. Pas je processen liever aan het systeem aan dan andersom, tenzij het proces een concurrentievoordeel is.
3. Training onderschatten. Reserveer minimaal 2 volle dagen training per medewerker en plan herhalingssessies in na 1 en 3 maanden.
4. Big bang implementatie. Alles op een dag omzetten is een recept voor chaos. Kies voor een gefaseerde aanpak per module of afdeling.
5. Geen interne projectleider. Zonder iemand die het project intern trekt, wordt het project van de leverancier in plaats van van jouw bedrijf.
Een productiebedrijf in Limburg met 65 medewerkers werkte met een verouderd ERP-systeem dat niet meer ondersteund werd. De zoektocht naar een vervanger duurde 4 maanden en leverde waardevolle lessen op.
De longlist: Exact Online, AFAS, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 en Odoo.
De shortlist: Na een eerste evaluatie op basis van branche-ervaring en budget vielen Exact Online (te beperkt voor productie) en Odoo (onvoldoende Nederlandse productie-ervaring) af. Over bleven AFAS, SAP en Dynamics.
De demo-fase: Alle drie de leveranciers kregen dezelfde 5 scenario's:
De keuze: AFAS won op drie punten: (1) de all-in-one oplossing inclusief HR en salaris elimineerde de noodzaak voor een apart salarispakket, (2) de Nederlandse support was een groot pluspunt, en (3) de total cost of ownership over 5 jaar was 30% lager dan SAP.
De implementatie: Het traject duurde 5 maanden. De eerste 2 maanden gingen op aan configuratie en datamigratie. Maand 3 en 4 waren pilot en training. Maand 5 was de go-live met het oude systeem als fallback.
Geleerde lessen:
Moderne ERP-systemen integreren steeds meer AI-functionaliteit:
Bij het kiezen van een ERP is het verstandig om ook de AI-roadmap van de leverancier te evalueren. Het ERP dat je nu kiest, gebruik je minimaal 5 tot 10 jaar. In die periode wordt AI een standaard onderdeel van bedrijfssoftware.
Waar je op moet letten:
Een ERP-systeem kiezen is een investering in de toekomst van je bedrijf. Neem de tijd voor het selectieproces, betrek alle afdelingen, en laat je niet verleiden door vlotte verkooppraatjes. Een goede keuze levert jarenlang voordeel op. Een verkeerde keuze kost je jaren.
Hulp nodig bij het kiezen van het juiste ERP-systeem? CleverTech begeleidt MKB-bedrijven bij het hele selectie- en implementatietraject, onafhankelijk van leveranciers.
Tom Hendriks is Business Consultant bij CleverTech, gespecialiseerd in ROI-analyse en business case ontwikkeling voor AI en automatiseringsprojecten. Met een achtergrond in bedrijfskunde en financial management, helpt Tom MKB-bedrijven om de zakelijke waarde van technologie-investeringen te kwantificeren. Hij is expert in het vertalen van technische mogelijkheden naar concrete bedrijfsresultaten en het bouwen van overtuigende business cases voor digitale transformatie.
Meer over Digitalisering
Veel bedrijven denken dat hun oude systemen eerst vervangen moeten worden voordat AI mogelijk is. Niet waar.
Moderniseer legacy systemen zonder bedrijfsonderbreking. Praktisch stappenplan met 5 strategieen, van rehosting tot volledige vervanging.
Ontdek hoe AI assistenten je team productiever maken. Van slimme notulen en email-assistentie tot documentverwerking: een 4-weken implementatieplan.
Artikelen die dezelfde themas behandelen
Praktijkvoorbeelden die aansluiten bij dit onderwerp
Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan betekenen?
Start je gratis AI-scanOntvang wekelijks praktische AI-inzichten direct in je inbox. Geen spam, alleen waardevolle content.
Ontvang GRATIS bij aanmelding: AI Implementatie Checklist voor MKB
In een kort gesprek bespreken we jouw situatie en laten we zien welke processen het meeste opleveren als je ze automatiseert. Geen verplichtingen.
Al 40+ bedrijven besparen tijd en kosten met onze oplossingen.
