Microsoft 365 Copilot en de AVG: waar staat je data en wat regelt de EU Data Boundary?

Onderaan de pagina over enterprise data protection staan twee voetnoten die meer zeggen over je AVG-positie dan de hele pagina erboven. Voetnoot drie: "The EU Data Boundary doesn't apply to web search queries", en direct daarna: "Anthropic models are currently excluded from the EU Data Boundary".

Die twee zinnen zijn de reden dat "Copilot blijft in de EU" een half antwoord is. Het klopt voor de kern van het product en het klopt niet voor twee routes die je medewerkers dagelijks raken.

Deze pagina zet per Copilot-variant op een rij wat Microsoft en GitHub letterlijk toezeggen over verwerkingslocatie, opslag, bewaren, training en contract, alles nagelezen op 18 september 2026.

De plan-voor-plan-vergelijking van Claude, ChatGPT en Gemini laten we hier bewust weg; daarvoor is de AVG-tabel per aanbieder de plek. De vraag of Copilot of ChatGPT beter bij je werk past, staat op Copilot of ChatGPT zakelijk.

En vooraf dezelfde kanttekening als bij onze andere AVG-pagina's: wij bouwen software en richten AI in, wij zijn geen juristen. Wat volgt is wat de documentatie zegt; je functionaris gegevensbescherming beoordeelt of dat voor jouw verwerking volstaat.

Wat de EU Data Boundary belooft, en in welke woorden#

Microsoft omschrijft de EU Data Boundary als een geografische grens waarbinnen het zich verplicht om Customer Data en persoonsgegevens voor zijn enterprise-clouddiensten op te slaan én te verwerken. Die diensten zijn Azure, Dynamics 365, Power Platform en Microsoft 365.

De grens omvat de EU-landen plus de EFTA-landen Liechtenstein, IJsland, Noorwegen en Zwitserland. De datacenters die meedoen staan onder meer in Nederland, Ierland, Duitsland, Frankrijk en Zweden.

Let op de reikwijdte van het woord "verwerken". De belofte gaat over Customer Data en gepseudonimiseerde persoonsgegevens in systeemlogs; Microsoft schrijft zelf dat er "limited circumstances" blijven waarin data de grens verlaat, en documenteert die per dienst.

Voor Microsoft 365 geldt een simpele instapregel: tenants met een aanmeldland in de EU of EFTA vallen binnen de grens. Heb je Multi-Geo gekocht, dan val je er juist buiten, ook al staat je tenant op Nederland.

Twee dingen belooft de EU Data Boundary niet. Ze zegt niets over wie toegang kan afdwingen (het CLOUD Act-vraagstuk, dat we los behandelen op AI-modellen met EU-hosting), en ze zegt niets over of jouw verwerking rechtmatig is.

De routetabel: vier Copilots, vier dataroutes#

Alles wat volgt hangt aan deze ene tabel. Elke cel is terug te voeren op een document van Microsoft of GitHub; de bronregels staan eronder en in de bronnenlijst.

Bronnen per rij: de pagina over data, privacy en beveiliging van Microsoft Copilot, de pagina over enterprise data protection, de datalocaties van Copilot Studio en de FAQ van het GitHub Copilot Trust Center. De rest van deze pagina loopt de rijen langs.

Copilot Chat: gratis, onder de DPA, maar niet bij het webzoeken#

De gratis Copilot Chat in je Microsoft 365-tenant valt volgens Microsoft onder dezelfde voorwaarden als je mail in Exchange en je bestanden in SharePoint. Letterlijk: prompts en antwoorden worden "protected by the same contractual terms and commitments" als die andere content, met Microsoft als verwerker.

Dat is sterker dan wat de meeste gratis AI-tools bieden. Voor de gratis versies van ChatGPT en Claude bestaat helemaal geen verwerkersovereenkomst, zoals je leest op de DPA van ChatGPT per abonnement en de DPA van Claude per plan.

De uitzondering zit in het webzoeken. Copilot Chat haalt actuele informatie via de Bing-zoekdienst, en die dienst "operates separately from Microsoft 365 and has different data-handling practices".

Voor die zoekopdrachten is Microsoft geen verwerker maar zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, onder de Microsoft Services Agreement en de privacyverklaring. De pagina over webzoeken in Copilot zegt het onomwonden: de DPA "doesn't apply to the use of generated web search queries".

Wat er dan precies naar Bing gaat, is beperkt. Copilot maakt van je prompt een zoekopdracht van enkele woorden, verwijdert gebruikers- en tenant-identificatie, en gebruikt de zoekopdrachten niet voor training of advertenties.

Toch kan die zoekopdracht inhoud verraden. Microsoft geeft zelf het voorbeeld van een intern strategiedocument waaruit Copilot het thema "clean energy policy" destilleert en als zoekterm naar Bing stuurt.

Microsoft 365 Copilot: de Graph-route en de residency-toezegging#

De betaalde licentie voegt Microsoft Graph toe als bron: je mail, agenda, chats en bestanden, binnen de rechten die de gebruiker al heeft. Wat die licentie kost en welke bundel je nodig hebt, staat op de Copilot-licentiekosten; deze pagina gaat alleen over waar de data heen gaat.

Microsoft schrijft over EU-gebruikers dat "EU traffic stays within the EU Data Boundary"; alleen verkeer van buiten de EU mag voor de modelverwerking naar andere regio's. Sinds 1 maart 2024 is Copilot een gedekte workload in de dataresidency-toezeggingen van de Product Terms.

Het onderliggende model draait op Azure OpenAI. Microsoft meldt dat de misbruikmonitoring met menselijke beoordeling die in Azure OpenAI bestaat, voor de Copilot-diensten is uitgezet.

Een nuance voor Nederlandse tenants zit in Cowork, de nieuwere werkruimte-functie van Copilot. De residency-pagina voor Copilot noemt voor de opslag van Cowork-interacties een lijst landen waar Nederland niet op staat; voor een Nederlandse tenant geldt dan de EU Data Boundary, niet een toezegging per land.

Voor wie Azure OpenAI rechtstreeks overweegt in plaats van Copilot: de Data Zone-deployments en hun prijzen staan op wat Azure OpenAI kost. De vergelijking met Claude via Bedrock en Vertex volgt in een aparte pagina over de drie cloudroutes.

Copilot Studio: de regio kies je zelf, de generatieve functies niet altijd#

Copilot Studio-agents leven in een Power Platform-omgeving, en die omgeving heeft een Azure-geografie. De geografie Europa bestaat uit de regio's West Europe (Nederland) en North Europe (Ierland); staat je land niet in de tabel, dan is de opslag in de Verenigde Staten.

Microsoft zegt toe dat klantdata binnen de gekozen geografie blijft, en somt daarna de uitzonderingen op. Ondersteuning en juridische verplichtingen, wereldwijde diensten zoals Entra ID en het beheercentrum, en externe kanalen zoals een hand-off naar een medewerker of een publicatie in Teams of Facebook.

De belangrijkste uitzondering staat op een aparte pagina. Het gebruik van generatieve AI-functies "from regions outside the United States results in data movement across regional boundaries", een beheerder moet dat aanzetten, en verplaatste data komt niet terug als je de toestemming later intrekt.

Wat je in je DPIA dus opschrijft: welke generatieve functies je agent gebruikt en of je beheerder die toestemming heeft gegeven. De gesprekslogboeken zelf belanden in Microsoft 365, in dezelfde regio als de Exchange-mailbox van degene die met de agent praat.

Wat een agent in Copilot Studio kost, inclusief de credits die je vooraf niet kunt voorspellen, staat op de kosten van Copilot Studio.

GitHub Copilot: verwerker via GitHub, geen EU-toezegging#

GitHub Copilot is de buitenstaander in deze tabel: een ander contract, een andere verwerker en geen EU Data Boundary. GitHub omschrijft zichzelf voor Business en Enterprise als "primarily as a data processor", onder de eigen GitHub Data Protection Agreement.

De verwerking loopt naar "GitHub's Azure tenant or another model provider". Een algemene EU-toezegging voor Copilot Business en Enterprise ontbreekt: op GitHub.com "data may be processed anywhere in the world", en alleen GitHub Enterprise Cloud met data residency houdt de data van de agent in de regio.

De bewaartermijnen zijn juist gunstig. Invoer en uitvoer via de IDE, de chat en de CLI worden standaard niet bewaard; gebruiksdata blijft twee jaar en feedbackdata zolang nodig.

Op training is GitHub stellig: "GitHub does not use Copilot Business or Enterprise customer data to train AI models". Voor de individuele abonnementen Free, Pro en Pro+ mag GitHub wél trainen op prompts en suggesties, tenzij de gebruiker dat uitzet in de instellingen.

Eén kleine letter verdient aandacht bij een team dat Claude in GitHub Copilot kiest. Bij Claude Fable 5 bewaart Anthropic in- en uitvoer om veiligheidsclassifiers te draaien, volgens de voetnoot onder het trainingsantwoord.

Voor de keuze tussen GitHub Copilot, Cursor en Claude Code als ontwikkeltool verwijzen we naar welke AI-codetool voor je ontwikkelteam. Hier ging het alleen om de data.

Het model achter Copilot: OpenAI standaard, Claude alleen als je het aanzet#

Sinds Microsoft Anthropic als subverwerker heeft aangesloten, kan een Copilot-antwoord ook van een Claude-model komen. De pagina over Anthropic-modellen in Microsoft Online Services regelt hoe dat contractueel zit.

Voor de meeste commerciële tenants staan die modellen standaard aan. Voor tenants in de EU, EFTA en het Verenigd Koninkrijk staat de instelling op "No users", omdat de Anthropic-modellen "currently excluded from the EU Data Boundary" zijn.

Een AI Administrator of Global Administrator kan ze aanzetten via Copilot, Settings, AI providers operating as Microsoft subprocessors. Sinds 3 april 2026 is er ook een aparte instelling om Anthropic als standaardmodel te kiezen voor Copilot in de Microsoft 365-apps.

Zet je ze aan, dan blijven de Product Terms en de Microsoft DPA gelden, tenzij een model het label "Anthropic models with Data Retention" draagt. Sommige nieuwe Anthropic-modellen komen onder de eigen commerciële voorwaarden en DPA van Anthropic, met een aparte opt-in.

Voor een EU-tenant is de praktische regel dus: standaard blijf je binnen de grens, en elke uitbreiding van de modelkeuze is een bewuste beheerdersactie die je in je register en DPIA vastlegt. Wij zijn Claude-first en vinden Claude voor veel taken het betere model, maar in een Copilot-tenant is dat een keuze mét gevolgen voor je residency.

Beheerdersknoppen die er wél toe doen#

Copilot verandert niets aan wie welk bestand mag zien, maar maakt overdeling ineens zichtbaar. Een gedeelde map die drie jaar geleden voor "iedereen" openstond, komt nu als antwoord terug in een chat.

Drie knoppen helpen daarbij, elk met een eigen beperking:

• Webzoeken uitzetten: een beheerdersinstelling voor Copilot en Copilot Chat, plus een schakelaar per gebruiker; uitzetten sluit de Bing-uitzondering af.
• Restricted SharePoint Search: een allowlist van sites die in Copilot mogen verschijnen, maar de functie wordt uitgefaseerd; sinds 31 juli 2026 is nieuw inschakelen geblokkeerd en Microsoft wijst naar Restricted Content Discovery (RCD) als opvolger.
• Sensitivity labels en DLP: Copilot respecteert de gebruiksrechten van versleutelde bestanden, en een DLP-beleid kan Copilot verbieden gelabelde bestanden te gebruiken of gevoelige prompts naar het web te sturen.

De pagina over Restricted SharePoint Search opent met de mededeling dat de functie "is retiring" en noemde het al eerder "a short-term solution" zonder garantie: een recent bezochte of via Teams gedeelde site verschijnt tóch. Heb je hem nog aan, dan is de route naar Restricted Content Discovery en het opruimen van rechten met SharePoint Advanced Management.

Met Purview DLP voor Copilot kun je vier dingen blokkeren: webzoeken bij gevoelige prompts, prompts met gevoelige informatietypen, bestanden en mails met een sensitivity label, en (in preview) mail van externe domeinen als bron.

Bewaren, wissen en eDiscovery#

Elke interactie met Copilot wordt opgeslagen als activiteitengeschiedenis: de prompt, het antwoord en de citaties naar de gebruikte bronnen. Microsoft slaat die op "in alignment with contractual commitments" voor de rest van je Microsoft 365-content.

Beheerders kunnen die geschiedenis doorzoeken met Content search en Purview, en er retentiebeleid op zetten. Gebruikers kunnen hun eigen geschiedenis wissen via het My Account-portaal.

Technisch werkt de retentie voor Copilot via een verborgen map in de Exchange-mailbox van de gebruiker die de AI-app draait. Een timerjob van Exchange beoordeelt die items periodiek, meestal binnen 1 tot 7 dagen, en verplaatst verlopen items naar SubstrateHolds.

Sinds kort staan de retentielocaties voor Copilot los van Teams-chats, en Copilot Studio heeft een eigen locatie. Ook de webzoekopdrachten zijn logbaar: beheerders kunnen de exacte Bing-zoektermen naast de prompt terugvinden in het auditlog en in Data Security Posture Management for AI.

Voor je verwerkingsregister betekent dit dat je een bewaartermijn moet kiezen. Zonder retentiebeleid blijft de geschiedenis staan tot een gebruiker hem wist.

Subverwerkers: wie er nog meer aan je data zit#

Voor Copilot Chat en Microsoft 365 Copilot geldt de subverwerkerslijst van Microsoft op het Service Trust Portal, met Anthropic als nieuwe naam sinds de aansluiting. De Copilot-privacypagina noemt OpenAI en Anthropic als de externe modelaanbieders waarvan een beheerder het gebruik bepaalt.

GitHub publiceert zijn eigen subverwerkerslijst. De modelaanbieders achter GitHub Copilot zijn bestaande subverwerkers van GitHub, en hun voorwaarden "do not flow down to our customers".

Een agent uit de Copilot-store of van een leverancier is géén subverwerker van Microsoft. De EDP-pagina zegt letterlijk dat je bij zulke agents de privacyverklaring en voorwaarden van de agent zelf moet lezen.

De DPA via een reseller: wat verandert er als je via Pax8 koopt#

Hier hoort een openheid van onze kant. CleverTech AI verkoopt Microsoft-licenties als reseller via Pax8, dus wij hebben een commercieel belang bij een Copilot-licentie die je bij ons afneemt.

Aan de verwerkersovereenkomst verandert die route niets. De DPA-pagina van Microsoft zegt dat de verwerkings- en beveiligingsvoorwaarden zijn vastgelegd in de DPA zodra je "subscribe to a Product under the terms of the Product Terms site".

Bij inkoop via een Cloud Solution Provider accepteer je de Microsoft Customer Agreement rechtstreeks met Microsoft, in de versie voor CSP-partners. Microsoft blijft daarmee de verwerker; de reseller factureert, beheert de licenties en is geen partij bij de DPA.

Wat wij wél aan je data kunnen zitten, is een aparte vraag. Beheren wij je tenant, dan sluiten we daarvoor een eigen verwerkersovereenkomst met jou, los van die van Microsoft.

Wat je zelf nog moet doen#

De EU Data Boundary regelt de locatie; de rechtmatigheid van de verwerking blijft jouw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke. Vier dingen komen bij vrijwel elke Copilot-uitrol terug:

• Verwerkingsregister: Copilot als verwerking opnemen, met Microsoft als verwerker en de gekozen modelaanbieders als subverwerkers.
• DPIA: verplicht als je persoonsgegevens grootschalig of gevoelig laat samenvatten, en verstandig zodra Copilot bij hr- of klantdata kan.
• AI-beleid voor medewerkers: wat wel en niet in een prompt mag, en wie het webzoeken en de modelkeuze beheert; een werkwijze staat op AI-beleid opstellen voor je medewerkers.
• AI Act-check: Copilot als assistent is geen hoog-risicosysteem, maar zodra je er een agent mee bouwt voor selectie, beoordeling of kredietbeslissingen kan dat veranderen.

Of de DPIA-plicht in jouw geval geldt, stelt je functionaris gegevensbescherming of jurist vast; wij leveren de feitelijke beschrijving van de verwerking die daarvoor op tafel moet.

De datums van de AI Act zijn na de Digital Omnibus verschoven. Volgens de implementatietijdlijn gelden de transparantieplichten van artikel 50 sinds 2 augustus 2026, gaan de hoog-risicoregels voor bijlage III-systemen in op 2 december 2027 en die voor bijlage I-systemen op 2 augustus 2028.

Wie precies welke training moet opzetten om aan de geletterdheidsplicht en het eigen beleid te voldoen, staat op wat Copilot-training kost. Hoe je bij de andere aanbieders het trainen op je data uitzet, volgt in een aparte pagina over training-opt-outs.

Waar wij staan, en wat een AVG-check op je Copilot-inrichting kost#

Eerlijk is eerlijk: voor een organisatie die al in Microsoft 365 leeft, is het residency-verhaal van Copilot het sterkste dat er in de markt is. Eén tenant, één DPA, EU-verwerking standaard, en de uitzonderingen zijn gedocumenteerd en uitschakelbaar.

Onze eigen voorkeur ligt bij Claude, omdat we voor maatwerk en agents betere resultaten zien. Maar we adviseren geen Claude-abonnement aan een klant die met Copilot in de tenant alles binnen de grens houdt en niets extra's hoeft te contracteren.

Wil je zeker weten dat je inrichting klopt, dan is het AI readiness assessment van €3.500 de vorm: een nulmeting met gap-analyse en kansenlijst, waarin we de instellingen uit deze pagina, je register en de DPIA-vraag meenemen. Losse onderdelen zoals een halve dag workshop beginnen bij €950.

Bel ons op 085 016 0118 of stuur een bericht als je eerst wilt sparren over welke Copilot-variant je überhaupt nodig hebt. De andere vragen uit dit cluster, van kosten tot modelkeuze, vind je in de index over AI-modellen vergelijken.