Zorginstelling ZorgConnect digitaliseerde hun patiëntcommunicatie met AI. Resultaat: 50% minder telefoontjes, 35% hogere patiënttevredenheid en 200.000 euro jaarlijkse besparing.
De Nederlandse zorgsector staat onder enorme druk. Personeelstekorten, stijgende kosten en steeds hogere verwachtingen van patienten maken het noodzakelijk om slimmer te werken. ZorgConnect, een eerstelijns zorginstelling met 12 huisartsenpraktijken en 180 medewerkers in de regio Utrecht, koos voor digitale transformatie van hun patientcommunicatie. De resultaten overtroffen alle verwachtingen.
Elke werkdag begon voor ZorgConnect met dezelfde chaos: honderden patienten die tegelijk probeerden te bellen voor een afspraak. De cijfers waren alarmerend:
De impact was tweeledig. Patienten waren gefrustreerd over de bereikbaarheid. En het personeel - 24 telefonisten over alle praktijken - was uitgeput door de constante druk van rinkende telefoons en ongeduldige bellers.
Praktijkmanager Femke de Groot beschreef de situatie: "Onze telefonisten beginnen om 8 uur en van dat moment tot 10 uur is het complete waanzin. Patienten worden boos, medewerkers raken gestrest, en ondertussen missen we ook nog afspraakmogelijkheden omdat we de vraag niet aankunnen."
ZorgConnect implementeerde een breed digitaal communicatieplatform dat meerdere kanalen combineerde met AI-ondersteuning.
De kern van de oplossing was een intelligent systeem dat patienten 24/7 toegang gaf tot zorg:
In plaats van te wachten tot patienten bellen, nam ZorgConnect het initiatief:
Voor patienten die bleven bellen, werd het telefoniesysteem slim gemaakt:
Gezien de gevoeligheid van medische gegevens waren privacy en beveiliging topprioriteit:
De uitrol verliep gefaseerd over 4 maanden:
Na 6 maanden volledige operatie toonden de cijfers een fundamentele verbetering:
| Metric | Voor digitalisering | Na digitalisering | Verbetering |
|---|---|---|---|
| Telefoontjes per dag | 1.400 | 700 | 50% minder |
| Gemiddelde wachttijd | 8,5 minuten | 2,1 minuten | 75% korter |
| Niet-bereikt percentage | 22% | 4% | 82% beter |
| Terugbelverzoeken per dag | 180 | 35 | 81% minder |
Technologie implementeren is een ding; patienten ertoe bewegen het te gebruiken is een ander. ZorgConnect investeerde in:
Na 6 maanden gebruikte 68% van de patienten de app actief. Zonder deze campagne zou dat percentage veel lager zijn geweest.
Een bewuste keuze was om het telefoniesysteem te verbeteren, niet af te schaffen. Oudere patienten die niet digitaal vaardig zijn, kunnen nog steeds bellen - maar met veel kortere wachttijden omdat het digitale kanaal het volume reduceert.
De huisartsen en POH-medewerkers werden vanaf dag een betrokken bij het ontwerp van de triagelogica en de e-consultmodule. Hun input was onmisbaar voor een systeem dat klinisch verantwoord is.
De NHG-gebaseerde triage moest continu worden getoetst en bijgesteld. In de eerste maand werden 12% van de urgentie-inschattingen door huisartsen gecorrigeerd. Na 6 maanden was dat percentage gedaald naar 3%.
| Fase | Duur | Focus |
|---|---|---|
| Assessment en ontwerp | 4 weken | Procesanalyse, requirements, privacy-assessment |
| Technische implementatie | 4 weken | Infrastructuur, integraties, beveiliging |
| Pilot (3 praktijken) | 4 weken | AI-triage kalibratie, gebruikerstests |
| Uitrol alle praktijken | 4 weken | Gefaseerde go-live, patientcampagne |
| Totaal | 4 maanden | 165.000 euro investering |
De digitale transformatie van ZorgConnect bewijst dat technologie en zorg uitstekend samengaan - mits je de patient centraal stelt. Door communicatiekanalen te digitaliseren en AI in te zetten voor triage, werd de bereikbaarheid drastisch verbeterd zonder de menselijke maat te verliezen.
50% minder telefoontjes betekent niet minder contact met patienten. Het betekent beter contact: digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet. En dat is precies wat goede zorg verdient.
Wilt u de communicatie in uw zorginstelling verbeteren? Neem contact op met CleverTech voor een vrijblijvende verkenning van de mogelijkheden.
Sarah Chen is Lead AI Architect bij CleverTech met meer dan 10 jaar ervaring in het ontwerpen en implementeren van AI-systemen voor enterprise klanten. Ze is gespecialiseerd in AI-agents, machine learning architecturen en schaalbare AI-oplossingen. Sarah heeft een achtergrond in computerwetenschappen en heeft bij verschillende tech-bedrijven gewerkt voordat ze bij CleverTech kwam. Ze schrijft regelmatig over AI-transformatie en de praktische toepassing van AI-agents in bedrijfsomgevingen.
Meer over Case Studies
Nederlandse webshop ModeHuis Online implementeerde een AI-chatbot voor klantenservice. Resultaat: 40% snellere responstijd, 25% minder supporttickets en een NPS-stijging van 18 punten.
Logistiek bedrijf TransPort Plus automatiseerde hun orderverwerking met AI. Resultaat: 60% minder handmatig werk, 5x snellere orderverwerking en een foutreductie van 85%.
Financieel dienstverlener VermogensWacht implementeerde AI voor AML/KYC compliance. Resultaat: 70% snellere screening, 80% minder false positives en 50% lagere compliance-kosten.
Artikelen die dezelfde themas behandelen
Praktijkvoorbeelden die aansluiten bij dit onderwerp
Benieuwd wat AI voor jouw bedrijf kan betekenen?
Start je gratis AI-scanOntvang wekelijks praktische AI-inzichten direct in je inbox. Geen spam, alleen waardevolle content.
Ontvang GRATIS bij aanmelding: AI Implementatie Checklist voor MKB
In een kort gesprek bespreken we jouw situatie en laten we zien welke processen het meeste opleveren als je ze automatiseert. Geen verplichtingen.
Al 40+ bedrijven besparen tijd en kosten met onze oplossingen.
