Wanneer Kies Je RPA en Wanneer AI? Een Praktische Beslisboom

Introductie: De Keuze Tussen RPA en AI

Steeds meer MKB-bedrijven willen hun processen automatiseren, maar stuiten al snel op een fundamentele vraag: moet je kiezen voor Robotic Process Automation (RPA) of voor Artificial Intelligence (AI)? Het antwoord is minder zwart-wit dan je misschien denkt. Beide technologieën hebben hun eigen sterktes, beperkingen en ideale toepassingsgebieden.

In dit artikel bieden we je een praktische beslisboom die je stap voor stap door het keuzeproces loodst. Geen abstracte theorie, maar concrete criteria en voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van Nederlandse bedrijven.

Wat Is RPA en Wat Is AI?

Voordat we de beslisboom doorlopen, is het belangrijk om het verschil helder te hebben.

RPA: De Digitale Medewerker

RPA is software die menselijke handelingen op een computer exact nabootst. Denk aan:

• Gegevens kopiëren van het ene systeem naar het andere
• Formulieren invullen op basis van vaste regels
• E-mails sorteren en doorsturen volgens vooraf bepaalde criteria
• Facturen verwerken wanneer het formaat altijd hetzelfde is

RPA werkt op basis van if-then regels. Het volgt een vastgelegd script en wijkt daar niet van af. Dat is tegelijk de kracht en de beperking: het is betrouwbaar en voorspelbaar, maar kan niet omgaan met uitzonderingen die niet zijn voorzien.

AI: Het Lerende Systeem

AI-automatisering gaat een stap verder. In plaats van vaste regels, werkt AI met patronen en modellen die het zelf leert herkennen. AI kan:

• Ongestructureerde tekst begrijpen en interpreteren
• Beslissingen nemen op basis van waarschijnlijkheid
• Afbeeldingen, spraak en documenten analyseren
• Zich aanpassen aan nieuwe situaties zonder herprogrammering

AI is flexibeler, maar ook complexer om in te richten en vereist doorgaans meer data en expertise.

De Praktische Beslisboom: 5 Cruciale Vragen

Gebruik deze vijf vragen om te bepalen welke technologie het beste past bij jouw specifieke proces.

Vraag 1: Is het proces regelgebaseerd of vereist het interpretatie?

Kies RPA wanneer:

• Het proces volgt altijd dezelfde stappen
• De regels zijn eenduidig vast te leggen
• Er zijn weinig tot geen uitzonderingen
• Input en output hebben een vast formaat

Kies AI wanneer:

• Het proces vereist interpretatie of beoordeling
• Er zijn veel uitzonderingen en variaties
• De input verschilt per keer (bijv. vrije tekst, afbeeldingen)
• Beslissingen hangen af van context

Praktijkvoorbeeld: Het overzetten van klantgegevens uit een standaard Excel-template naar je CRM is typisch RPA-werk. Het classificeren van binnenkomende klachten op basis van vrije tekst en het toewijzen aan de juiste afdeling is AI-werk.

Vraag 2: Hoe gestructureerd is de data?

Kies RPA wanneer:

• Data staat in vaste velden (spreadsheets, databases, formulieren)
• Documenten hebben een uniform formaat
• Informatie is altijd op dezelfde plek te vinden

Kies AI wanneer:

• Data is ongestructureerd (e-mails, PDF-bestanden, social media berichten)
• Documenten variëren sterk in opmaak
• Informatie moet worden geëxtraheerd uit vrije tekst of afbeeldingen

Praktijkvoorbeeld: Het verwerken van facturen die altijd hetzelfde formaat hebben van dezelfde leverancier? RPA. Facturen van honderden verschillende leveranciers met uiteenlopende indelingen automatisch herkennen en verwerken? Daar heb je AI voor nodig.

Vraag 3: Moet het systeem leren en verbeteren?

Kies RPA wanneer:

• Het proces verandert zelden
• Perfecte nauwkeurigheid bij bekende situaties is vereist
• Je wilt 100% voorspelbaar gedrag

Kies AI wanneer:

• Het proces evolueert regelmatig
• Het systeem moet steeds beter worden op basis van nieuwe data
• Je accepteert een kleine foutmarge in ruil voor flexibiliteit

Praktijkvoorbeeld: Het dagelijks genereren van hetzelfde managementrapport uit je ERP-systeem is een stabiel RPA-proces. Het analyseren van klanttevredenheidsscores en het automatisch signaleren van trends en afwijkingen vraagt om AI die leert van historische data.

Vraag 4: Wat is je budget en tijdlijn?

Kies RPA wanneer:

• Je budget is beperkt (vanaf circa 5.000 - 15.000 euro per proces)
• Je wilt snel resultaat (weken in plaats van maanden)
• Je hebt geen datawetenschappers in huis
• ROI moet binnen 3-6 maanden zichtbaar zijn

Kies AI wanneer:

• Je kunt investeren in een langer traject (vanaf circa 15.000 - 50.000 euro)
• Je hebt voldoende historische data beschikbaar
• De potentiële waardecreatie rechtvaardigt de hogere investering
• Je denkt in strategisch voordeel op langere termijn

Belangrijk: Deze bedragen zijn indicatief voor het MKB. De werkelijke kosten hangen sterk af van de complexiteit van het proces en de bestaande IT-infrastructuur.

Vraag 5: Gaat het om volume of om complexiteit?

Kies RPA wanneer:

• Het probleem is volume: veel repetitieve handelingen die tijd kosten
• Medewerkers voeren dagelijks dezelfde stappen uit
• De waarde zit in tijdsbesparing en foutreductie

Kies AI wanneer:

• Het probleem is complexiteit: beslissingen die expertise vereisen
• Medewerkers besteden tijd aan analyse en beoordeling
• De waarde zit in betere besluitvorming en inzichten

De Hybride Aanpak: Het Beste van Twee Werelden

In de praktijk is de keuze niet altijd of-of. De krachtigste automatiseringsoplossingen combineren RPA en AI. Dit noemen we intelligent automation of hyperautomation.

Hoe werkt een hybride aanpak?

1. AI analyseert en interpreteert ongestructureerde input (bijv. een e-mail van een klant)
2. AI classificeert het verzoek en bepaalt de juiste actie
3. RPA voert de actie uit in de relevante systemen (bijv. een order aanmaken in het ERP)
4. AI bewaakt de resultaten en signaleert afwijkingen

Concrete voorbeelden per branche

Financiële dienstverlening:

• AI leest en interpreteert hypotheekaanvragen (ongestructureerde documenten)
• RPA haalt de benodigde gegevens op uit BKR, Kadaster en interne systemen
• AI beoordeelt het risicoprofiel
• RPA genereert de offerte en stuurt deze naar de klant

Logistiek en transport:

• AI voorspelt leveringsvolumes op basis van historische data en seizoenspatronen
• RPA plant routes en boekt transporten in het TMS
• AI optimaliseert continu de planning op basis van real-time verkeersinformatie
• RPA communiceert wijzigingen automatisch naar klanten en chauffeurs

Gezondheidszorg:

• AI analyseert verwijsbrieven en medische correspondentie
• RPA registreert patiëntgegevens in het EPD
• AI prioriteert afspraken op basis van urgentie
• RPA verstuurt bevestigingen en herinneringen

Kosten-Batenanalyse: RPA vs AI vs Hybride

Factor	RPA	AI	Hybride
Initiële investering	Laag (5K-15K)	Middel-Hoog (15K-50K)	Hoog (25K-75K)
Implementatietijd	2-6 weken	2-6 maanden	3-9 maanden
ROI-termijn	3-6 maanden	6-18 maanden	6-12 maanden
Onderhoud	Laag-Middel	Middel	Middel-Hoog
Schaalbaarheid	Beperkt	Hoog	Zeer hoog
Flexibiliteit	Laag	Hoog	Zeer hoog

Stappenplan: Van Beslisboom naar Implementatie

Heb je de beslisboom doorlopen en weet je welke richting past? Volg dan dit stappenplan:

Stap 1: Inventariseer je processen

Maak een lijst van alle processen die je wilt automatiseren. Scoor elk proces op:

• Volume (hoe vaak wordt het uitgevoerd?)
• Complexiteit (hoeveel variatie en uitzonderingen?)
• Databeschikbaarheid (is de data gestructureerd en toegankelijk?)
• Business impact (wat levert automatisering op?)

Stap 2: Prioriteer met de Quick Win Matrix

Plot je processen in een matrix met twee assen:

• X-as: Implementatie-inspanning (laag naar hoog)
• Y-as: Business impact (laag naar hoog)

Begin met processen in het kwadrant hoge impact, lage inspanning — dat zijn je quick wins.

Stap 3: Start met een pilot

Kies een proces voor een pilotproject. Meet de huidige situatie (doorlooptijd, foutpercentage, kosten) zodat je na implementatie het resultaat kunt aantonen.

Stap 4: Evalueer en schaal op

Na een succesvolle pilot heb je bewezen waarde en interne buy-in. Gebruik deze momentum om het volgende proces aan te pakken.

Veelgemaakte Fouten bij de Keuze

Fout 1: AI inzetten waar RPA volstaat. Als je proces volledig regelgebaseerd is, is AI overkill. Je betaalt meer, wacht langer en introduceert onnodige complexiteit.

Fout 2: RPA forceren op ongestructureerde processen. Als je RPA-robot breekt bij elke kleine variatie in een document, had je beter voor AI kunnen kiezen. De onderhoudskosten van een slecht passende RPA-oplossing kunnen hoger uitvallen dan een AI-investering.

Fout 3: De menselijke factor vergeten. Zowel RPA als AI vereisen verandermanagement. Betrek medewerkers vroeg in het traject en communiceer helder over de doelen.

Fout 4: Geen meetbare doelen stellen. Zonder baseline en KPI's kun je het succes van je automatisering niet aantonen. Definieer vooraf wat je wilt bereiken.

Conclusie: De Juiste Technologie voor het Juiste Proces

De keuze tussen RPA en AI is geen geloofsovertuiging — het is een pragmatische afweging op basis van je specifieke proces, data, budget en doelen. Gebruik de beslisboom in dit artikel als leidraad en wees niet bang om klein te beginnen.

De meest succesvolle bedrijven beginnen met RPA voor de duidelijke, regelgebaseerde processen en bouwen geleidelijk AI-capaciteiten op naarmate ze meer ervaring en data verzamelen. Die evolutionaire aanpak minimaliseert risico en maximaliseert leervermogen.

Wil je weten welke automatiseringsaanpak het beste past bij jouw bedrijf? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek waarin we samen jouw processen doorlopen met de beslisboom.