Bespaar weken werk met professionele templates voor risicobeoordeling, conformiteitsverklaring en technische documentatie — afgestemd op de EU AI Act vereisten.
De EU AI Act stelt concrete documentatie-eisen aan bedrijven die AI-systemen ontwikkelen, importeren of inzetten. Voor veel MKB-bedrijven voelt die verplichting als een onoverkomelijke berg papierwerk. Welke documenten heb je precies nodig? Wat moet erin staan? En hoe bewijs je dat jouw AI-toepassing voldoet aan de regels? Zonder duidelijke handvatten verliest je team weken aan het uitzoeken van de vereisten — tijd die je liever besteedt aan je kernactiviteiten.
Onze AI Act documentatie templates pakken dit probleem bij de wortel aan. We hebben alle verplichte en aanbevolen documentatievereisten uit de AI Act vertaald naar praktische, invulbare templates die direct aansluiten op de Nederlandse bedrijfspraktijk. Geen juridisch jargon, geen abstracte kaders, maar concrete documenten die je stap voor stap invult voor jouw specifieke AI-toepassingen.
De kern van de templateset is de risicobeoordeling. De AI Act werkt met een risicogebaseerde aanpak: afhankelijk van het risiconiveau van je AI-systeem gelden strengere of minder strenge eisen. Onze risicobeoordeling-template begeleidt je door het classificatieproces. Je beantwoordt gerichte vragen over je AI-toepassing — welke data gebruik je, welke beslissingen worden beïnvloed, wie zijn de betrokkenen — en het template bepaalt automatisch de risicoclassificatie met bijbehorende verplichtingen.
Naast de risicobeoordeling bevat de set conformiteitsverklaringen, templates voor technische documentatie, een register van AI-systemen en een impactanalyse voor fundamentele rechten. Elk document is voorzien van toelichting en voorbeeldteksten zodat je precies weet wat er verwacht wordt. De templates zijn beschikbaar in bewerkbare formaten en worden regelmatig bijgewerkt wanneer de Europese Commissie nieuwe richtsnoeren publiceert.
Voor bedrijven die meerdere AI-toepassingen inzetten — van een chatbot op de website tot een voorspellend model voor voorraadbeheer — bieden de templates een gestandaardiseerde aanpak. Eén keer het proces doorlopen en vervolgens herhalen voor elke toepassing. Dat scheelt niet alleen tijd, maar zorgt ook voor consistentie in je compliance-documentatie, iets waar toezichthouders positief naar kijken.
Concrete onderdelen en wat u kunt verwachten
De risicobeoordeling is het fundament van AI Act compliance. De EU AI Act hanteert vier risiconiveaus: onaanvaardbaar risico (verboden), hoog risico (strenge eisen), beperkt risico (transparantieverplichtingen) en minimaal risico (geen extra verplichtingen). Het juist classificeren van je AI-systeem bepaalt welke verplichtingen op jou van toepassing zijn. Ons risicobeoordeling-template leidt je door een gestructureerd proces van 25 gerichte vragen. Je brengt in kaart welk type AI-technologie je gebruikt, welke data het systeem verwerkt, welke beslissingen het beïnvloedt en welke doelgroep ermee in aanraking komt. Op basis van je antwoorden volgt een onderbouwde classificatie inclusief een overzicht van de specifieke maatregelen die je moet nemen. Bij hoog-risico systemen omvat dat onder meer kwaliteitsmanagementsystemen, data governance, technische documentatie, logging en menselijk toezicht.
Voor hoog-risico AI-systemen eist de AI Act uitgebreide technische documentatie. Ons template voor technische documentatie dekt alle verplichte onderdelen af: een algemene beschrijving van het systeem, de ontwikkelmethodologie, het databeleid, de prestatie-indicatoren, de robuustheidstests en de cybersecuritymaatregelen. Elk onderdeel bevat voorbeeldteksten en richtlijnen voor de vereiste diepgang. Daarnaast registreer je al je AI-systemen in een centraal register — een verplichting voor zowel aanbieders als gebruikers van hoog-risico systemen. Ons registertemplate biedt een gestandaardiseerd format waarin je per systeem de essentiële gegevens vastlegt: doel, risiconiveau, verantwoordelijke, datum van ingebruikname en status van conformiteitsbeoordeling. Dit register vormt de basis voor interne audits en eventuele toezichthoudersinspecties.
Aanbieders van hoog-risico AI-systemen moeten een conformiteitsverklaring opstellen en hun systeem voorzien van CE-markering voordat het op de markt mag. Ons template voor de conformiteitsverklaring volgt het exacte format dat de AI Act voorschrijft, inclusief alle verplichte elementen: identificatie van het systeem, verwijzing naar de toegepaste normen, de geharmoniseerde standaarden en de resultaten van de conformiteitsbeoordeling. Het template bevat stapsgewijze instructies voor het conformiteitsbeoordelingsproces. Voor de meeste AI-systemen kun je gebruikmaken van interne controle op basis van bijlage VI van de AI Act. Ons template begeleidt je door elke stap: van het opzetten van het kwaliteitsmanagementsysteem tot het documenteren van de testresultaten en het ondertekenen van de verklaring. Zo weet je zeker dat je geen stap overslaat.
Gebruikers van hoog-risico AI-systemen in bepaalde sectoren zijn verplicht een beoordeling uit te voeren van de impact op fundamentele rechten. Dit gaat verder dan een standaard DPIA (data protection impact assessment) en richt zich specifiek op grondrechten als non-discriminatie, privacy, vrijheid van meningsuiting en het recht op een effectief rechtsmiddel. Ons impactanalyse-template is gestructureerd rond de specifieke grondrechten die de AI Act benoemt. Per recht beoordeel je of en hoe je AI-systeem dit recht kan raken, welke mitigerende maatregelen je hebt genomen en welk restrisico overblijft. Het template sluit aan op de bestaande DPIA-methodologie zodat je werk kunt hergebruiken en geen dubbel werk doet. De uitkomsten documenteer je in een format dat geschikt is voor zowel interne governance als toezichthouders.
Concrete voorbeelden van hoe bedrijven ai act documentatie templates inzetten
Antwoorden op veelgestelde vragen over ai act documentatie templates
Vraag niet beantwoord?
Neem contact met ons op - ga naar de contactpaginaDe EU AI Act deadline nadert. Ontdek wat Nederlandse bedrijven nu moeten doen: risicoclassificatie, documentatie-eisen en een praktische compliance checklist.
Elk bedrijf dat AI gebruikt heeft een AI-beleid nodig. Deze praktische gids met template helpt je om in 5 stappen een compleet AI-beleid op te stellen.
Sinds februari 2025 is AI-geletterdheid wettelijk verplicht. Ontdek wat dit betekent voor jouw bedrijf en hoe je snel en praktisch voldoet aan Artikel 4.
Ontdek andere aspecten van onze ai compliance dienst
Augustus 2026 is de deadline. Ons readiness assessment laat zien waar je staat en wat je moet doen om compliant te zijn.
Meer infoSinds februari 2025 moeten alle medewerkers die met AI werken aantoonbaar AI-geletterd zijn. Onze training maakt je compliant in een dag.
Meer infoKrijg grip op AI-gebruik in je organisatie met een helder beleid, duidelijke verantwoordelijkheden en een governance structuur die audit-ready is voor de AI Act.
Meer infoAI-regelgeving staat niet stil. Onze Compliance-as-a-Service houdt je beleid actueel, monitort je AI-systemen en bereidt je voor op audits — tegen een voorspelbare vaste prijs.
Meer infoGeen dikke rapporten die in de la verdwijnen, maar hands-on begeleiding die jouw organisatie stap voor stap naar AI Act compliance brengt — pragmatisch, meetbaar en haalbaar.
Meer infoNIS2 en ISO 27001 delen meer dan 70% van hun eisen. Wij helpen je beide frameworks gecombineerd te implementeren — efficiënter, goedkoper en zonder dubbel werk.
Meer infoOntdek hoe ai act documentatie templates uw bedrijf kan versterken. Geen verplichtingen.
