Claude Team of ChatGPT Business voor je medewerkers: welke kies je onder de AVG, en wanneer Copilot (2026)?

Een MKB-bedrijf dat in Microsoft 365 werkt, heeft al een AI-chat voor het hele team die onder de verwerkersovereenkomst van Microsoft valt, op gedocumenteerde uitzonderingen zoals webzoeken naar Bing na. Microsoft Copilot Chat zit zonder extra licentiekosten in een geschikt Microsoft 365-abonnement (Microsoft Learn, 2026).

De echte vraag is dus niet welke AI je team krijgt. Het is wat Claude Team of ChatGPT Business dáárbovenop toevoegt, en voor wie.

Intussen werken veel collega's al met AI, alleen niet altijd op een account van de zaak. In Alert Online 2026 zegt 49% van de werknemers soms, vaak of altijd een privé-AI-account voor werk te gebruiken, en weet 39% welke AI-tools op het werk zijn toegestaan (Alert Online 2026, onderzoeksrapport).

Daar zit het grootste AVG-risico: in het privé-account, meer dan in de keuze tussen Claude en ChatGPT. Welk model beter schrijft of rekent, staat op Claude vs ChatGPT zakelijk; hier gaat het om contracten, beheer en wie welk account krijgt.

Alle andere vragen over modellen, abonnementen en limieten staan in de kennisbank AI-modellen vergelijken.

Waarom privé-accounts het eerste zijn wat je regelt#

Een privé-abonnement is voor werk met persoonsgegevens de verkeerde contractvorm, wat het ook kost. Bij Claude Free, Pro en Max geldt de verwerkersovereenkomst van Anthropic niet, en in de consumentenvoorwaarden beloof je de dienst niet zakelijk te gebruiken (Anthropic Consumer Terms, versie 8 oktober 2025; Anthropic Help Center, 2026; voor Max: Claude Code-documentatie, 2026).

Bij ChatGPT Free, Go, Plus en Pro staat training aan tot de gebruiker die zelf uitzet (OpenAI-prijspagina, 2026). Een verwerkersovereenkomst biedt OpenAI aan voor Business, Enterprise en de API (OpenAI, Enterprise privacy, 2026).

De Autoriteit Persoonsgegevens schreef in augustus 2024 dat invoer van persoonsgegevens in een AI-chatbot tegen de afspraken met de werkgever in een datalek is (AP, 6 augustus 2024). Hoort het gebruik wel bij het beleid, dan is het volgens de AP "geen datalek, maar vaak niet wettelijk toegestaan".

Ook Copilot beschermt alleen wie met het werkaccount inlogt: Enterprise Data Protection geldt bij aanmelden met een Microsoft Entra-account (Microsoft Learn, 2026). Microsoft noemt zelf de Copilot-app, Edge, Outlook, Teams en de Office-apps als plekken waar een persoonlijk Microsoft-account kan inloggen.

Wat de beheerder per abonnement tegen privé-accounts kan doen#

• ChatGPT Business: een beheerder kan niet afdwingen dat een medewerker zijn persoonlijke werkruimte samenvoegt of verwijdert (OpenAI Help Center, 2026).
• Claude Team: het domein verifiëren en nieuwe organisaties op dat domein blokkeren; bestaande accounts claimen kan alleen op Enterprise (Anthropic Help Center, 2026).
• Microsoft 365: Microsoft adviseert tenant restrictions v2 om aanmelden met persoonlijke accounts te beheren (Microsoft Learn, 2026).

Geen van die drie sluit privé-gebruik helemaal af. Het werkt alleen met beleid, uitleg en een zakelijk alternatief dat goed genoeg is; hoe je dat beleid opzet, staat in AI-beleid opstellen voor je medewerkers.

De beslisregel: zo adviseren wij#

Dit is ons advies, geen wettelijke verplichting. Het rust op de contracten en beheeropties zoals de leveranciers ze op 9 oktober 2026 documenteren.

1. Privé-accounts eruit. Zakelijke gegevens gaan niet in een privé-abonnement (ChatGPT Free, Plus of Pro; Claude Free, Pro of Max); het bedrijf betaalt het abonnement en de beheerder richt het in.
2. Werk je in Microsoft 365, zet dan Copilot Chat open voor iedereen, via het werkaccount en met vijf bewust gezette beheerinstellingen: webzoeken, twee Anthropic-instellingen, flex routing en Memory. Zonder Microsoft 365 geldt stap 3 voor iedereen die AI voor werk gebruikt.
3. Geef alleen de groep die meer nodig heeft (lange documenten, analyses, schrijfwerk, code) een werkruimte-abonnement: standaard Claude Team. Kies anders als een van deze punten geldt:
   • opslagresidentie is een harde eis en OpenAI biedt bij jouw checkout een Europese regio aan → ChatGPT Business;
   • je team werkt al in ChatGPT en je wilt die mensen uit hun privé-accounts halen → ChatGPT Business;
   • je hebt meer dan 150 seats nodig → ChatGPT Business (tot 200) of een Enterprise-plan;
   • ook de verwerking moet in de EU → geen van beide self-serve plannen; kijk naar ChatGPT Enterprise of een eigen route via AWS Bedrock of Google Cloud (de routes binnen de EER).
   • Prijs is géén criterium: exclusief btw ligt het verschil onder de €1 per seat per maand.
4. Betaalde Copilot pas als de SharePoint-rechten op orde zijn. En als het werk vooral in mail, Teams en interne documenten zit; begin met een kleine groep.
5. Neem niet Claude Team én ChatGPT Business voor dezelfde groep. Dan heb je twee verwerkers, twee keer beheer en twee regels in je verwerkingsregister.

Waarom stap 3 op beheer rust en niet op prijs, zie je in de tabel hieronder.

Claude Team en ChatGPT Business naast elkaar: wat de beheerder regelt en wat open blijft#

Onze beheertabel voor de uitrol onder medewerkers, stand 9 oktober 2026. Copilot staat erbij, omdat het in onze beslisregel de basis is.

Deze tabel is onze samenvatting van de documentatie van de leveranciers op 9 oktober 2026. Controleer in je eigen tenant of werkruimte wat er bij jou aanstaat.

Bronnen bij de tabel: Claude-prijspagina, Anthropic Help Center, OpenAI Help Center, ChatGPT-prijspagina NL, Microsoft Learn en de Copilot-prijspagina van Microsoft, alle gelezen op 9 oktober 2026.

De grootste verschillen zitten in de standaardinstellingen en de dataopslag, niet in de verwerkersovereenkomst. Die hebben Claude Team en ChatGPT Business allebei, met een Ierse contractpartij en standaardcontractbepalingen (SCC's) voor doorgifte buiten de EER (Anthropic Commercial Terms, 2026; OpenAI DPA, geldig vanaf 1 januari 2026).

Waarom Claude Team onze standaardkeuze is, en waar het tekortschiet#

Eerst de grens: Anthropic schrijft over zijn servers "data is stored in the US" en biedt voor Team geen EU-opslag aan (Anthropic Privacy Center, 2026; Anthropic, Regional compliance). Het serverartikel noemt Team niet bij naam, en verkeer kan volgens Anthropic ook via landen in Europa lopen, maar een opslagkeuze heb je niet.

Daar staat tegenover dat de beheerder bij Claude Team beslist over de functies waarlangs data het makkelijkst ongemerkt naar buiten gaat: webzoeken, eigen koppelingen en memory. Dat is de reden voor onze voorkeur, niet de prijs.

✓ Wat voor Claude Team pleit

• Een Owner bepaalt of webzoeken beschikbaar is; daarna zetten leden het per chat aan of uit (Anthropic Help Center, 2026).
• In de huidige memory-functie bepalen Owners of memory er is, en staat hij per lid uit tot het lid hem aanzet (Anthropic Help Center, 2026).
• Eigen connectors (remote MCP) voegen alleen Owners toe (Anthropic Help Center, 2026).
• Een Owner kan de feedbackknop "Rate chats" uitzetten (Anthropic Privacy Center, 2026).
• Geen training op je invoer, tenzij een medewerker feedback geeft of de organisatie er zelf voor kiest (Anthropic Commercial Terms, 2026; Anthropic Privacy Center, 2026).
• De verwerkersovereenkomst zit automatisch in de commerciële voorwaarden (Anthropic Help Center, 2026).
• SSO, JIT-provisioning en domeinverificatie (Anthropic Help Center, 2026).
• €18 per seat per maand bij jaarbetaling, exclusief btw: vrijwel gelijk aan ChatGPT Business (Claude-prijspagina vanuit Nederland, 9 oktober 2026).

✗ Waar Claude Team tekortschiet

• Geen EU-opslag; zie hierboven.
• Geen instelbare bewaartermijn: reken erop dat chats blijven staan tot ze verwijderd worden (Anthropic Privacy Center, 2026).
• Geen auditlog, geen SCIM en geen Compliance API (Claude-prijspagina, 2026).
• Maximaal 150 seats (Anthropic Help Center, 2026).
• Via de website betaal je alleen per kaart, en of de btw wordt verlegd documenteert Anthropic niet (Anthropic Help Center, 2026).
• De Fable-modellen bewaart Anthropic minimaal 30 dagen (Anthropic Help Center, 2026).
• Webzoeken loopt, als je het aanzet, via Brave Search en TurboPuffer in de VS (Anthropic-subverwerkers, 9 oktober 2026).

Verwijder je een chat, dan is die volgens Anthropic binnen 30 dagen uit de back-end, met uitzonderingen: gemarkeerde content tot 2 jaar, veiligheidsscores tot 7 jaar, feedback tot 5 jaar, de Fable-modellen minimaal 30 dagen, een juridische bewaarplicht en Claude Code standaard 30 dagen (Claude Code-documentatie, 2026). Een eigen verwijderafspraak is daarom geen overbodige luxe.

Wie al tussen Claude Team en Enterprise twijfelt, vindt de afweging binnen Anthropic in Claude Pro, Max, Team of Enterprise.

Wanneer ChatGPT Business de betere keuze is#

ChatGPT Business wint op schaal en op een opslagkeuze die Claude Team niet heeft, als OpenAI die bij jouw checkout aanbiedt. Op beheer staat er meer open.

Werkt je team al in ChatGPT, dan is Business ook de kortste weg om die mensen uit hun privé-accounts te halen.

✓ Wat voor ChatGPT Business pleit

• Een opslagregio kiezen bij de checkout; OpenAI rolt dat gefaseerd uit en noemt niet welke regio's er zijn (OpenAI Help Center, 2026).
• Tot 200 betaalde seats voor werkruimtes die op of na 24 augustus 2026 zijn aangemaakt (OpenAI Help Center, 2026).
• SSO met SAML of OpenID Connect, domeinverificatie en MFA (OpenAI Help Center, 2026; ChatGPT-prijspagina NL).
• Met je btw-nummer bij de checkout rekent OpenAI geen btw; fiscaal wordt de btw naar jou verlegd, dus vraag je boekhouder (OpenAI Help Center, 2026; Belastingdienst, diensten uit andere EU-landen).
• €17,36 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, exclusief btw (€21 inclusief btw op de NL-prijspagina) (ChatGPT-prijspagina NL, 9 oktober 2026).
• De beheerder bepaalt welke modellen leden mogen gebruiken (OpenAI Help Center, 2026).
• Geen training op je data, tenzij je daar expliciet mee instemt (OpenAI Services Agreement, 2026).
• Een afgeronde SOC 2 Type 2-audit voor Business (OpenAI, Enterprise privacy, 2026).

✗ Waar ChatGPT Business tekortschiet

• Veel apps staan standaard aan, en je regelt ze alleen werkruimtebreed (OpenAI Help Center, 2026).
• OpenAI documenteert voor Business geen schakelaar om webzoeken uit te zetten (OpenAI Help Center, 2026).
• Gedeelde links zijn niet werkruimtebreed uit te zetten; dat kan alleen op Enterprise (OpenAI Help Center, 2026).
• Leden kunnen collega's uitnodigen zolang er vrije seats zijn (OpenAI Help Center, 2026).
• Chats blijven tot iemand ze verwijdert; over een termijn voor Business spreken OpenAI's bronnen elkaar tegen (OpenAI Help Center, 2026).
• Geen SCIM en geen Compliance API (OpenAI Help Center, 2026; ChatGPT-prijspagina NL).
• Het ISO 27001-vinkje staat voor Business op "Nee"; OpenAI noemt voor Business alleen SOC 2 Type 2 (OpenAI Product Compliance Status, 2026).
• Geen inferentieresidentie, en bij een regio buiten de VS staat tijdelijk een kopie van elke prompt in de VS (OpenAI Help Center, 2026).

Die opslagresidentie geldt alleen voor prompts en antwoorden in rust, niet voor de verwerking. De prijspagina zet volledige dataresidentie voor Business bovendien op "Nee", dus controleer bij je eigen checkout wat er werkelijk wordt aangeboden.

Moet ook de verwerking in de EU gebeuren, dan voldoet geen van beide self-serve plannen. ChatGPT Enterprise biedt voor nieuwe, in aanmerking komende werkruimtes opslag in Europa (EER plus Zwitserland) zonder meerprijs en optioneel inferentieresidentie, met uitzonderingen zoals apps, webzoeken en CPU-verwerking (OpenAI Help Center, 2026).

Voor Claude wijst Anthropic voor verwerking in Europa naar AWS Bedrock en Google Cloud (Anthropic, Regional compliance); dan heb je wel een eigen front-end nodig. Hoe zo'n route er in de praktijk uitziet, lees je in AI met je bedrijfsdata binnen de EER.

De keuze tussen Plus, Business en Enterprise binnen OpenAI staat in ChatGPT Plus, Business of Enterprise. Hoe je ChatGPT in een MKB-team inzet, staat in ChatGPT zakelijk inzetten.

Copilot Chat: de AI-chat die je al hebt#

Microsoft Copilot Chat heette tot kort geleden Microsoft 365 Copilot Chat; aan beveiliging en privacy verandert de nieuwe naam volgens Microsoft niets (Microsoft Learn, 2026). Op de Nederlandse prijspagina's heet de betaalde variant nog Microsoft 365 Copilot Bedrijven.

Copilot Chat heeft geen toegang tot Microsoft Graph. Organisatiedata komt er alleen in via wat de medewerker zelf aanlevert, of via een betaalde agent die per gebruik wordt afgerekend (Microsoft Learn, 2026).

Volgens Microsoft valt zakelijk gebruik onder de Microsoft Products and Services DPA en de Product Terms, met Microsoft als verwerker (Microsoft Learn, Enterprise data protection). Daarbuiten vallen webzoekopdrachten naar Bing, Anthropic-modellen met het label "Data Retention" en Mistral of SpaceXAI als zelfstandige verwerker, en welke controles je hebt, hangt volgens Microsoft af van je abonnement.

Prompts, antwoorden en via Graph opgehaalde data gebruikt Microsoft niet om de onderliggende modellen te trainen (Microsoft Learn, Copilot privacy). Microsoft houdt EU-verkeer van Copilot binnen de EU Data Boundary, met gedocumenteerde uitzonderingen.

De vijf instellingen die je bewust zet (stand 9 oktober 2026)#

1. Webzoeken. Stel je de policy "Allow web search in Copilot" niet in, dan kunnen gebruikers op het web zoeken; voor die zoekopdrachten naar Bing gelden de DPA en de EU Data Boundary niet (Microsoft Learn, 2026).
2. Anthropic-modellen, algemene instelling. Die vallen buiten de EU Data Boundary, en staan ze aan, dan verwerkt Anthropic de data in de VS; voor EU-klanten staat de instelling standaard op "No users" (Microsoft Learn, 2026).
3. Anthropic in Word, Excel en PowerPoint. Een aparte instelling, die in EU-tenants van na 25 maart 2026 aan staat (Microsoft Learn, 2026).
4. Flex routing. In tenants van na 25 maart 2026 aan; dan kan de inferentie bij piekdrukte in de VS, Canada of Australië plaatsvinden (Microsoft Learn, 2026).
5. Copilot Memory. In preview, aan zonder actie, buiten je Purview-retentie; uit te zetten via "Enhanced personalization", niet in te perken (Microsoft Learn, 2026).

Een zesde, optionele instelling is de OpenAI-subverwerker, die sinds 24 juli 2026 aanstaat voor alle in aanmerking komende zakelijke klanten. Die modellen vallen binnen de EU Data Boundary, op een gepseudonimiseerde gebruikers-ID na die OpenAI in de VS bewaart (Microsoft Learn, 2026).

De datastromen per Copilot-variant staan in Microsoft 365 Copilot en de AVG. Of Copilot of ChatGPT beter past bij een bepaald soort werk, lees je in Copilot of ChatGPT zakelijk.

Betaalde Copilot: wanneer wel, en waarom (nog) niet#

Microsoft 365 Copilot Bedrijven kost €18,20 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, exclusief btw, als add-on op een geschikte Microsoft 365-licentie en voor maximaal 300 gebruikers (Copilot-prijspagina van Microsoft, 9 oktober 2026). De actieprijs van €15,60 geldt bij aankoop rechtstreeks bij Microsoft tot en met 31 december 2026, alleen het eerste jaar en met jaarcommitment; via een CSP-partner kan de prijs afwijken, want Microsoft stopte de Copilot-promoties in CSP op 30 september 2026 (Partner Center-aankondigingen, september 2026).

In de bundel met Business Standard betaal je bij jaarbetaling €20,36 per gebruiker per maand, €8,23 meer dan voor Business Standard alleen (€12,13). Dat is de bundelprijs op 9 oktober 2026 (Microsoft 365-abonnementen, 2026).

Wat je ervoor krijgt: Copilot baseert antwoorden op Microsoft Graph, dus op mail, bestanden, vergaderingen, agenda's en Teams. Het gebruikt alleen data waarvoor de gebruiker minstens leesrechten heeft, dus ook alles waar die rechten te ruim staan (Microsoft Learn, 2026).

Daar zit ook het risico. Een map die per ongeluk voor de hele organisatie openstaat, kan Copilot voor iedereen in een antwoord gebruiken.

Microsoft zet "Remediate oversharing" daarom als eerste stap in zijn eigen stappenplan: overmatige en anonieme toegang en organisatiebrede deellinks weghalen (Microsoft Learn, 2026). Het tenantbreed beperken van "Anyone"-links is stap 2.

SharePoint Advanced Management krijg je erbij zodra er minstens één Copilot-licentie is toegewezen (Microsoft Learn, 2026). Restricted SharePoint Search kun je sinds 31 juli 2026 niet meer nieuw aanzetten; het alternatief is Restricted Content Discovery (Microsoft Learn, 2026).

Wat een Business-tenant wel en niet kan#

• DLP op bestanden: Purview-DLP die Copilot weghoudt bij gelabelde bestanden zit niet in de Business-licenties zelf (Purview-servicebeschrijving, 2026).
• Retentie: Microsoft noemt E3 of E5 met Copilot als licentiebasis; check bij een Business-abonnement wat je tenant toestaat (Purview-servicebeschrijving, 2026).
• Memory: valt buiten Purview-retentie, maar kun je wel helemaal uitzetten (Microsoft Learn, 2026).
• Audit (Standard): wel beschikbaar in Business Basic, Standard en Premium, mits Copilot gelicentieerd is en gebruikt wordt (Purview-servicebeschrijving, 2026).

Betaling naar gebruik gaat vanaf 1 december 2026 standaard aan voor nieuwe aankopen van Copilot Bedrijven via CSP, met een standaardlimiet van 4.000 Copilot Credits per gebruiker per maand, die de beheerder kan aanpassen. Nederland doet daar voorlopig niet aan mee (Partner Center-aankondigingen, oktober 2026).

Onze volgorde: eerst rechten opschonen met SharePoint Advanced Management, dan een pilot met een kleine groep, en pas daarna uitbreiden. Licentieprijzen en wat je nodig hebt staan in wat een Copilot-licentie kost; het verschil tussen Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot en Copilot Studio in welke Copilots er zijn.

Wat het kost voor 10 en 25 medewerkers (stand 9 oktober 2026)#

Ons rekenvoorbeeld, per jaar bij jaarbetaling en exclusief btw, op de Nederlandse lijstprijzen van 9 oktober 2026. Stel dat vijf van je collega's dagelijks lange documenten verwerken en de rest genoeg heeft aan Copilot Chat.

Alle bedragen zijn exclusief btw. Anthropic toont prijzen exclusief belasting; of de btw wordt verlegd, staat niet in een bron van Anthropic, dus vraag het je accountant (Anthropic Help Center, 2026).

OpenAI toont op de Nederlandse prijspagina bedragen inclusief btw (€21 per maand bij jaarbetaling, €26 bij maandbetaling, met 21% btw); exclusief btw is dat €17,36 en €21,49 (ChatGPT-prijspagina NL en checkoutconfiguratie, 9 oktober 2026).

Met je btw-nummer bij de checkout rekent OpenAI geen btw en wordt de btw naar jou verlegd (OpenAI Help Center, 2026; Belastingdienst). Microsoft-prijzen zijn exclusief btw.

Bij maandbetaling worden de jaarbedragen voor 10 mensen €2.524,80 (Claude Team, €21,04 per seat), €2.578,80 (ChatGPT Business, €21,49) en €2.620,80 (Copilot Bedrijven als maandabonnement, €21,84). Voor 25 mensen is dat €6.312, €6.447 en €6.552.

Copilot Bedrijven vraagt een geschikte Microsoft 365-basislicentie, bijvoorbeeld Business Standard voor €12,13 per gebruiker per maand; die betaal je al, dus die staat niet in de tabel. Lijstprijzen gelden bij directe aankoop; via een CSP-partner, ook via ons, kan de prijs afwijken.

Op prijs ontlopen Claude Team en ChatGPT Business elkaar nauwelijks; kies op beheer en dataopslag. Dezelfde seatprijzen voor 5, 25 en 100 mensen per aanbieder, zonder Copilot Chat als basis en met alle tiers, staan in AI-abonnementen zakelijk vergelijken.

Instellingen-checklist voor de eerste week, per abonnement#

Onze checklist bevat alleen de schakelaars die de AVG raken, stand 9 oktober 2026. De volledige inrichting van Claude Team, van seats tot facturatie, staat in Claude Team inrichten.

Claude Team#

• Domein verifiëren en "Restrict organization creation" aanzetten.
• SSO met JIT-provisioning instellen.
• Webzoeken uit laten of bewust inschakelen (Organization settings > Capabilities).
• Een besluit nemen over memory, en dat aan leden uitleggen.
• "Rate chats" uitzetten (Organization settings > Data and Privacy).
• Alleen de connectors toevoegen die nodig zijn; Microsoft 365 vraagt eenmalige consent van een Entra Global Administrator.
• Usage credits alleen bewust laten inschakelen (dat doet een Owner), en weten dat Fable minimaal 30 dagen bewaard wordt.
• Een eigen verwijderafspraak voor chats maken, omdat je geen termijn kunt instellen.

Bronnen: Microsoft 365-connector, Fable op je plan en de Anthropic-artikelen hierboven.

ChatGPT Business#

• SSO met SAML of OIDC, domeinverificatie en MFA instellen.
• De apps uitzetten die je niet nodig hebt.
• In je admin-console nagaan of webzoeken uit kan; OpenAI documenteert dat voor Business niet.
• Record uitzetten, tenzij je beleid opnames regelt.
• Bepalen welke modellen leden mogen gebruiken.
• Niet meer seats kopen dan nodig, omdat leden vrije seats met uitnodigingen kunnen vullen.
• "Allow External Domain Invites" uit laten.
• Een beleid voor gedeelde links afspreken.
• Een eigen verwijderafspraak maken: volgens de DPA ben jij verantwoordelijk voor bewaartermijnen en verwijdering.
• Bij een nieuwe werkruimte de opslagregio kiezen, als die wordt aangeboden.

Bronnen: ChatGPT Record, OpenAI DPA en de OpenAI-artikelen hierboven.

Copilot Chat en Copilot Bedrijven#

• Tenant restrictions v2 instellen tegen aanmelden met persoonlijke accounts.
• De policy "Allow web search in Copilot" bewust instellen.
• Beide Anthropic-instellingen controleren: de algemene en die voor Word, Excel en PowerPoint.
• Flex routing uitzetten: Microsoft 365 admin center > Copilot > Settings > View all > "Flex routing during peak load periods" > "Do not allow flex routing".
• De OpenAI-subverwerker bewust laten aanstaan of uitzetten.
• Een besluit nemen over Copilot Memory (via "Enhanced personalization") en medewerkers informeren.
• Bij Copilot Bedrijven: eerst oversharing opschonen met SharePoint Advanced Management.

Wat je los van het abonnement regelt onder de AVG#

Geen abonnement regelt je eigen plichten als verwerkingsverantwoordelijke. Dit komt bij elke keuze terug:

• Verwerkersovereenkomst: een DPA die je online accepteert, voldoet aan de vormeis van artikel 28 AVG, maar je blijft verantwoordelijk voor de inhoud (AP, verwerkersovereenkomst).
• Verwerkingsregister: de uitzondering op de registerplicht onder 250 medewerkers geldt niet bij verwerking die niet incidenteel is, dus dagelijks AI-gebruik met klant- of personeelsgegevens hoort in de regel in je register (AVG, artikel 30).
• Register, wat er aankomt: een verruiming tot 1000 medewerkers (Omnibus IV) heeft een voorlopig akkoord, maar is op 9 oktober 2026 niet aangenomen (Raad van de EU, compromistekst 2026).
• DPIA: het oordeel ligt bij jou, maar de AP zet generatieve AI met persoonsgegevens in haar hulpmiddel uitdrukkelijk neer als geval waarin een DPIA nodig is, en dat geldt al voor een pilot (AP-hulpmiddel Generatieve AI en de AVG, juli 2026).
• Welke gegevens waarin: het AP-hulpmiddel toetst of je vastlegt welke categorieën persoonsgegevens medewerkers mogen invoeren, en waar en hoe lang die worden bewaard.
• Monitoring: wie AI-gebruik per medewerker stelselmatig volgt, kan onder categorie 11 van de verplichte DPIA-lijst van de AP vallen (DPIA-lijst, Staatscourant 2019).
• AI-geletterdheid: sinds 27 juli 2026 vraagt artikel 4 van de AI-verordening maatregelen die AI-geletterdheid ondersteunen, geen gegarandeerd niveau per persoon (Verordening (EU) 2026/1744).
• Ondernemingsraad: vanaf in de regel 50 werkzame personen is een OR verplicht, en een tool waarmee je gebruik per medewerker kunt volgen, kan onder het instemmingsrecht vallen (WOR, artikel 2 en 27).
• Datalekken: een lek met risico meld je zonder onnodige vertraging en zo mogelijk binnen 72 uur bij de AP; dat geldt ook voor persoonsgegevens die een medewerker tegen de afspraken in een privé-account plakte (AVG, artikel 33).

Anthropic en OpenAI staan op 9 oktober 2026 niet op de lijst van het EU-US Data Privacy Framework (DPF-lijst, 2026). Microsoft staat er wel op, maar leunt voor doorgifte vanuit de EER op de SCC's (Microsoft Learn, GDPR).

Hoe je dit in een beleid voor je team vastlegt, staat in AI-beleid opstellen voor je medewerkers. Wat artikel 4 praktisch van je vraagt, lees je in is AI-geletterdheid verplicht.

Ons belang, en hoe wij helpen#

Wij leveren Microsoft 365- en Azure-licenties als indirect reseller via Pax8 en maken daar marge op, dus ook op Copilot. Microsoft heeft daarnaast regelingen die partners belonen voor Copilot-groei en Cowork-gebruik (Partner Center-aankondigingen, oktober 2026); weeg ons advies daarom ook kritisch.

Toch adviseren we eerst de Copilot Chat die je al hebt, en betaalde Copilot pas na het opschonen van je rechten. Claude- en ChatGPT-abonnementen leveren we niet, maar wat we zelf bouwen, bouwen we standaard op Claude: ook dat weeg je mee.

Wil je de keuze en de inrichting samen doorlopen, dan werkt AI-advies met een vaste prijs na offerte, exclusief btw: een AI-workshop vanaf €950 voor een halve dag met tot 15 deelnemers, een AI readiness assessment vanaf €3.500 en een roadmap van €5.000 tot €7.500. Wij helpen je de keuzes, instellingen en afspraken vast te leggen; het juridische oordeel blijft bij jou en je adviseur.

Bouwen we AI-systemen voor je, dan houdt Managed AI die vanaf €500 per maand in de lucht. Dat is beheer van AI-systemen, niet van seats.

Bel 085 016 0118 of stuur een bericht via contact: dan kijken we samen welke groep in jouw bedrijf wat nodig heeft.